02 Окт 2014

ЧЕТЫРЕ КИТА ПРОВЕДЕНИЯ БИЗНЕС-КОНФЕРЕНЦИЙ

Организация конференций часто является ключевым моментом для ведения бизнеса: на таких мероприятиях устанавливаются полезные связи, презентуются интересные проекты, и даже порой сгоряча заключаются контракты.

Поэтому подход к организации конференций и презентаций должен быть более чем ответственным. И уж более ответственного момента, чем встреча делегаций и первое знакомство, пожалуй, и не придумаешь.

«Протокол первых секунд»

Встреча делегации, знакомство, представление должностей и регалий. Организаторы мероприятия должны позаботиться о том, чтобы новоприбывшие делегации не переминались с ноги на ногу в гардеробной, а чувствовали себя важными гостями. Если вам доводилось участвовать в конференциях, организованных специальными агентствами, вы наверняка обратили внимание, что гостей встречают хостесс – юноши или девушки, которые первыми приветствуют делегацию, объясняют где что в помещении, куда идти, провожают на нужные места. В идеале, эстафету у них перехватывают уже организаторы или их представители, которые в непринужденной обстановке знакомят гостей между собой, дают им краткую характеристику, чтобы было на чем завязать разговор, делают все для непринужденности.

«Знакомство в бизнес-кругах»

Первое, что необходимо сделать при знакомстве – подать руку для приветствия. Обязательно правую и обязательно всем, и женщинам тоже. Бизнес-леди, кстати, очень обижаются, если им не подают руки, ведь в бизнесе хорошим тоном считается равность всех участников, без гендерного разделения.

При этом называется имя и фамилия визави, если гостей знакомит хозяин мероприятия, он озвучивает еще и должности и регалии. Если же вы знакомитесь самостоятельно, сначала следует произнести имя и фамилию, затем – вручить визитную карту. Получив визитку, недопустимо пренебрежительно бросить ее в карман, обязательно рассмотрите ее, произнесите вслух имя и фамилию.

«Комфорт и непринужденность»

Перед началом конференции организаторы должны убедиться, что все участники расположились на своих местах, у каждого есть необходимая канцелярия и оргтехника, всем хватает воды и т.п. Ничто так не портит впечатление, как ненадлежащее отношение к участникам того или иного бизнес-мероприятия.

В перерыве между частями конференции разумным будет устроить легкий фуршет или обед без спиртных напитков (наличие спиртного может испортить впечатление о доверии, и насторожит серьезных людей, несерьезные же могут воспринять спиртное как некий бонус и «выпасть из колеи» происходящего).

«Возможность выступить»

Конференции проводятся для обмена опытом, контактами, выработки бизнес-стратегий и т.п. Поэтому здесь каждый должен иметь возможность высказать свое мнение, поучаствовать в процессе обсуждения. Организация бизнес-конференций требует внимания к каждому – в зале должен быть человек, эдакий «дирижер» всего процесса, который будет наблюдать за реакцией участников на то или иное обсуждение, предоставлять слово тем, кого не сразу заметил спикер.

У каждого спикера должны мыть материально-технические возможности для презентации своего проекта и своих идей. Хороший организатор не допустит заминок и «зажеванных пластинок».

——

Любую, даже самую великолепную конференцию, может испортить несуразная организация, поэтому к такому ответственному делу необходимо привлекать только самых надежных людей, при возможности, лучшим вариантом будет организовать конференцию при помощи специализированного агентства или профессионально обученных людей.

Comments