Конференц-зал: место встречи изменить нельзя

В словарях, конференц-зал обозначен как помещение для торжественных собраний, конференций, семинаров. Исходя из потребностей времени, можно добавить, что конференц-зал – это полностью технически укомплектованное помещение для проведения разнообразных мероприятий, встреч, презентаций и т.д.
Для чего нужен конференц-зал?
В зависимости от размеров залов и их технических возможностей, в них можно проводить:
- Семинары;
- Мастер-классы;
- Обучения;
- Презентации;
- Лекции;
- Переговоры;
- Пресс-конференции;
- Конференции
- Симпозиумы
- Брифинги и т.д.
Следует заметить, что с каждым годом клиент становится все более требовательным к выбору места проведения мероприятия. И это правильно! Каждый хочет, заплатив деньги, получить максимум комфорта. Конкуренция конференц-залов продолжает возрастать.
Как же привлечь клиента на свою сторону?
В хорошем конференц-зале должно быть:
- Удобные стулья;
- Проектор;
- Экраны;
- Достаточное количество розеток;
- Плотные шторы или жалюзи;
- Конференц-система;
- Трибуна/сцена;
- Хорошая звукоизоляция;
- Постоянное вентилирование;
- Микрофоны;
- Колонки;
- Микшерный пульт и др.
Наличие всего вышеперечисленного позволяет в полной мере провести как конференцию, так и итоговое собрание, лекции, брифинги и т.д.
Немало важно для конференц-зала – это его правильная планировка. Ведь даже небольшое помещение можно спроектировать таким образом, чтобы, во-первых, там поместилось нужное количество людей, а, во-вторых, была возможность разместить всю необходимую технику, если того требует формат мероприятия.
Как же выбрать конференц-зал?
- Определите точное количество участников события. Не может быть ничего более провального, нежели ситуация, когда кому-то из гостей не хватило места. Поэтому лучше всегда заказывать зал с площадью немного больше, чем необходимо.
- Расположение. Обращайте внимание на местонахождение зала. Важно, чтобы до него было удобно добираться с любой точки города.
- Убедитесь, чтобы в зале присутствовал интернет и вся необходимая для вас техника – экраны, мониторы, флипчарты, проекторы и т.д.
- Возможность дополнительных зон. Например, переговоры или семинар будут длиться продолжительное время, соответственно, стоит побеспокоиться об организации кофе-брейка или небольшого фуршета в конце встречи.
- Комфорт. Для того, чтобы участникам мероприятия было удобно, стоит обратить внимание на кондиционирование, отопление, комфортабельность мебели и др.
Очевидно, выбрав правильный конференц-зал, это уже как минимум 50% успешного проведения мероприятия. Именно комфортный и современный зал способен удовлетворить максимум потребностей клиента!
Comments