Конференц-зал: место встречи изменить нельзя

В словарях, конференц-зал обозначен как помещение для торжественных собраний, конференций, семинаров. Исходя из потребностей времени, можно добавить, что конференц-зал – это полностью технически укомплектованное помещение для проведения разнообразных мероприятий, встреч, презентаций и т.д.

Для чего нужен конференц-зал?

В зависимости от размеров залов и их технических возможностей, в них можно проводить:

• Семинары;
• Мастер-классы;
• Обучения;
• Презентации;
• Лекции;
• Переговоры;
• Пресс-конференции;
• Конференции
• Симпозиумы
• Брифинги и т.д.

Следует заметить, что с каждым годом клиент становится все более требовательным к выбору места проведения мероприятия. И это правильно! Каждый хочет, заплатив деньги, получить максимум комфорта. Конкуренция конференц-залов продолжает возрастать.

Как же привлечь клиента на свою сторону?

В хорошем конференц-зале должно быть:

• Удобные стулья;
• Проектор;
• Экраны;
• Достаточное количество розеток;
• Плотные шторы или жалюзи;
• Конференц-система;
• Трибуна/сцена;
• Хорошая звукоизоляция;
• Постоянное вентилирование;
• Микрофоны;
• Колонки;
• Микшерный пульт и др.

Наличие всего вышеперечисленного позволяет в полной мере провести как конференцию, так и итоговое собрание, лекции, брифинги и т.д.

Немало важно для конференц-зала – это его правильная планировка. Ведь даже небольшое помещение можно спроектировать таким образом, чтобы, во-первых, там поместилось нужное количество людей, а, во-вторых, была возможность разместить всю необходимую технику, если того требует формат мероприятия.

Как же выбрать конференц-зал?

1. Определите точное количество участников события. Не может быть ничего более провального, нежели ситуация, когда кому-то из гостей не хватило места. Поэтому лучше всегда заказывать зал с площадью немного больше, чем необходимо.
2. Расположение. Обращайте внимание на местонахождение зала. Важно, чтобы до него было удобно добираться с любой точки города.
3. Убедитесь, чтобы в зале присутствовал интернет и вся необходимая для вас техника – экраны, мониторы, флипчарты, проекторы и т.д.
4. Возможность дополнительных зон. Например, переговоры или семинар будут длиться продолжительное время, соответственно, стоит побеспокоиться об организации кофе-брейка или небольшого фуршета в конце встречи.
5. Комфорт. Для того, чтобы участникам мероприятия было удобно, стоит обратить внимание на кондиционирование, отопление, комфортабельность мебели и др.

Очевидно, выбрав правильный конференц-зал, это уже как минимум 50% успешного проведения мероприятия. Именно комфортный и современный зал способен удовлетворить максимум потребностей клиента!

Comments