Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR
5 советов по организации конференции

Как это ни странно, со сложностями при организации научных или бизнес конференций, форумов могут сталкиваться не только новички, но также и те, кто давно работает в этом бизнесе. Дело в том, что очень часто, повторяя одни и те же действия, человек может перестать обращать внимание на некоторые детали, которые, в свою очередь, являются очень важными.

В этой статье мы раскроем несколько пунктов, которые играют очень важную роль при организации конференции.

ТЕМА

Перед тем как организовать конференцию, вы должны четко понимать цель ее проведения. Когда вы определитесь с целью, скорее всего, она натолкнет вас на ту или иную тему. Важно, чтобы тема была максимально ясна не только для вас, как для организатора, но и для всех возможных участников.  Забегая наперед, можно  сказать, что к этому пункту относятся также темы и планы докладчиков. Не важно, открытая это конференция или мероприятие только по приглашению – вы должны быть в курсе тем докладов участников. К тому же, темы должны отвечать общей направленности конференции. Поэтому лишним не будет уточнить у всех докладчиков, темы выступления и краткие тезисы их речи.

 

ДАТА

Казалось бы, тут все предельно ясно – нужно следить за календарем событий и выбрать максимально свободный день, чтобы ваше мероприятие посетило как можно больше людей. Но, довольно часто, это простое правило остается незамеченным. Внимательно отслеживайте, какие еще события ожидаются в период проведения вашей конференции. Если вы понимаете, что месяц насыщен событиями разнообразной направленности  и масштабов, возможно, лучше будет немного перенести свое мероприятие.

 

Нужно знать

При выборе дня мероприятия лучше избегать даты конференции вашего конкурента. У вас одна целевая аудитория, а поэтому вы можете столкнуться с тем, что, потратив деньги на организацию, вы не получите желаемого результата. Также стоит избегать дат официальных и религиозных праздников, важных общественных событий. При организации конференции также необходимо учитывать сезон отпусков и каникул.

Также лучше не проводить конференцию в понедельник, так как люди еще не вошли в рабочий ритм после выходных и вряд ли захотят посетить ваше событие. Лучше отдать предпочтение среде, четвергу и пятнице.

 

Делегируйте обязанности

Не нужно пытаться взять все в свои руки и со всеми обязанностями справляться самостоятельно. Идеальный вариант в этом случае – это правильное делегирование обязанностей на профессионалов.  Позвольте специализирующейся компании не только забронировать для вас залы для проведения конференций, но также организовать кейтеринг, при необходимости, договориться об услугах переводчика, встретить ваших гостей и организовать их проживание. Таким образом, вы освобождаете себя для более важных задач — коммуникации со спикерами и т.д. Во время самой конференции распределите, кто из ваших сотрудников будет отвечать за ту или иную область мероприятия  — подготовка спикеров, рассадка гостей, встреча участников и др.

К слову о месте проведения. Важно понимать, где провести конференцию. Это должно быть просторное помещение, к которому удобно доехать из любой точки города.

 

Модератор

Не экономьте на модераторе, закажите услуги настоящего профессионала, ведь именно от его умений, во многом, будет зависеть атмосфера мероприятия и следование регламенту.

Во-первых, модератор должен уметь заполнить паузы между выступлениями и в перерывах между докладами. Во-вторых, часто спикеры заговариваются, и вместо 20-минутного выступления могут проговорить значительно дольше, что в свою очередь затормозит всю конференцию. Модератор должен четко следить за регламентом и уметь толерантно напомнить спикеру о том, что его время заканчивается. В-третьих, модератор должен уметь удерживать внимание слушателей и, возможно, даже помогать спикеру во время его выступления, задавать наводящие вопросы и т.д.

Как видно, модератор играет очень важную роль в конференции, и в зависимости от его профессиональных качеств, он может как вытянуть мероприятие, так и напрочь его потопить.

 

Финальная проверка

Не лишним будет за день до мероприятия проверить полную готовность к нему. Убедитесь, что у вас готовы все раздаточные материалы, все спикеры подтвердили свое присутствие и знают, как добраться до места проведения. Проверьте, все ли ваши сотрудники знают, кто за какую область мероприятия в ответе, все ли презентации у вас на руках… Такая финальная проверка не может быть лишний при организации любого формата мероприятия, не только конференции, но и более мелких событий, ведь от того, насколько все слажено пройдет, будут зависеть общие впечатления от всего мероприятия.

Надеемся, что наши советы помогут при организации вашей конференции и уберегут вас от возможных проблем.

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha