Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

Первоначальным этапом подготовки к любому мероприятию является расчет бюджета. И именно при решении этого вопроса могут возникать разногласия между организаторами и заказчиками, так как последние стараются сэкономить и сохранить свои деньги.

Поэтому сегодня мы рассмотрим на чем ни в коем случае нельзя экономить при организации мероприятий, а также предложим идеи, как сократить расходы, не влияя на качество события.

3 вещи, на которых не стоит экономить

Можно выделить 3 важных пункта, расходы на которые лучше оставить без изменений. Это место проведения, питание и персонал.

Место проведения

Впечатление о вашем мероприятии складывается еще задолго до его начала. Формируется оно во время того, как гости добираются до нужного места. Легко ли им будет это сделать? Смогут ли они оставить свои автомобили на парковке возле места проведения? От этого зависит настроение, с которым они появятся на вашем событии. И если оно будет плохим, придется приложить немало усилий, чтобы исправить сложившуюся ситуацию.

Не забывайте и о технических возможностях помещения. Например, если вы организовываете деловую конференцию, то зал должен быть оснащен современным оборудованием: конференц-системой, экранами, проекторами и т.д. Не стоит соглашаться на залы с менее профессиональным оснащением, в надежде сократить расходы. Это может сыграть с вами злую шутку в виде поломок, сбоев в работе техники и других непредвиденных ситуаций, которые сведут на нет все ваши старания.

Питание

Не менее важный пункт при организации мероприятия – это питание. От качества продуктов и напитков может зависеть самочувствие и здоровье присутствующих на событии. Поэтому с этим лучше не шутить!

Стоит сказать и о кейтеринговой службе, которая будет заниматься организацией питания. Ведь важно не только качество продукции, но и то, насколько правильно она приготовлена. По нашему субъективному мнению, лучше заказать услуги кейтеринга у компании с отличной репутацией и соответствующими ценами, чем искать поваров, которые берут за работу меньше, но при этом делают ее не всегда профессионально.

Персонал

Почему-то многие не обращают должного внимания на персонал, сокращая его количество до минимума. Такое решение может стать ошибочным и повлиять на общее впечатление присутствующих о мероприятии.

Рассмотрим роль персонала на примере все той же конференции. На подобных событиях персонал встречает участников при входе в зал, помогает найти свободные места, обслуживает во время кофе-брейков, обеспечивает всеми раздаточными материалами и т.д. В таком случае, недостаточное количество персонала может привести к хаосу и неразберихе. Мероприятие окажется на грани провала.

Далее предлагаем вам несколько идей сокращения бюджета мероприятия:

Оформление

Партнерские отношения со специализирующимися компаниями и декораторами позволят оформить место проведения мероприятия максимально красиво, не тратя при этом огромные деньги. Если же вы организовываете крупное событие, можете предложить молодым флористам и декораторам стать вашими спонсорами, получив взамен рекламу их услуг.

Раздаточные материалы

Распечатайте только самое необходимое для гостей мероприятия, всю остальную информацию вы можете отправить им по электронной почте или опубликовать на своем сайте и страницах в социальных сетях.

Добровольцы

Если у вас есть ряд несложных задач, для выполнения которых вы нанимаете сотрудника, можете подумать над идеей принятия в свою команду добровольца. Чаще всего добровольцы – это люди, которым интересна эта работа и возможность приобретения опыта.

Подводя итог, мы желаем, чтобы наши советы и идеи пригодились вам при подготовке к последующим мероприятиям и помогли сделать их максимально успешными!

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha