Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

Сейчас мы все чаще используем электронную почту для приглашения гостей на мероприятие. Но есть вероятность того, что вашему потенциальному участнику может приходить до десяти  писем в день и, таким образом, ваше приглашение может остаться непрочитанным.

Поэтому UBI Конференц Холл подготовил несколько советов по созданию письма-приглашения на конференцию. Чтобы письмо было прочитанным и привлекло внимание, нужно понимать, из чего собственно состоит приглашение.

Анатомия пригласительного письма

Все деловые и информационные письма состоят из 5 обязательных и 4 необязательных пунктов:

  1. Тема сообщения (обязательно)
  2. Личное введение
  3. Подготовка
  4. Дата и время встречи (обязательно)
  5. Место проведения (обязательно)
  6. Цель встречи (обязательно)
  7. Повестка дня
  8. Список гостей
  9. Контактная информация (обязательно)

Тема сообщения

Тема должна быть максимально понятной и краткой. Лучше, если она будет отвечать такому шаблону:

Тип мероприятия + дата проведения + название мероприятия

Пример:

  • Конференция 9 февраля: «Деловые мероприятия в Украине»

В случае если точная дата не утверждена, можно использовать такую формулировку:

  • Запланировано на 9 февраля: Конференция «Деловые мероприятия в Украине»

Если событие переносится, тема будет изменяться по такому же принципу, например:

  • Перенесено на 9 февраля: Конференция «Деловые мероприятия в Украине»

Этот метод написания темы сообщения работает, потому что люди сразу узнают главную цель встречи и дату ее проведения, даже не открывая письмо.

При написании темы, многие допускают ошибку, когда используют аббревиатуру. Обращаем внимание, что подобная практика неприемлема для официальных писем.

Личное введение

Если вы отправляете приглашение участникам, с которыми вы имеете дело не в первый раз, не лишним будет добавить несколько вводных предложений в начало письма.

Пример:

  • Здравствуйте, как мы и обещали в прошлый четверг, отправляем вам письмо-приглашение на научную конференцию.

Эта небольшая заметка поможет людям быстрее вспомнить о вас и вашем мероприятии.

Подготовка

Расскажите участникам о предварительной подготовке к конференции. Для примера: собрать информацию, сделать отчет или презентацию.

Если такая предварительная подготовка необходима, укажите это в самом начале письма.

Дата и время встречи

Обязательно укажите полную дату и время события (включая часовой пояс) в текст вашего письма.

Если вы планируете международную конференцию, внимательно изучите стандарты написания дат в странах-участниках мероприятия.

А чтобы ваш гость точно не забыл о встрече, предложите ему воспользоваться вашим напоминанием о ней.

Место проведения

Место встречи может быть как физическим, так и виртуальным. Для онлайн-конференции в письме должна быть указана ссылка на трансляцию. В случае проведения события в конференц-зале, вы должны подробно рассказать, как до него добраться, и есть ли в наличии парковка для автомобилей гостей.

Не забудьте прикрепить карту, объясняющую месторасположение ваших конференц-залов.

Цель встречи

Опишите цель вашей конференции в 1-2 предложениях.

Пример:

  • Целью конференции является сравнение зарубежного и отечественного опыта в проведении деловых мероприятий.

Повестка дня

Если у вашего мероприятия есть повестка дня, которую вы хотите обсудить с участниками, укажите об этом в письме. Определите порядок, в котором вы планируете обсуждать ключевые темы, а также добавьте материалы, которые могут быть полезны для ознакомления перед конференцией.

Обращаем внимание, что лучше не прикреплять отдельные файлы к электронному письму. Это может привести к блокировке электронной почты или ошибке при открытии приглашения. Чтобы не перегружать письмо и не сталкиваться с подобными проблемами, лучше добавлять в текст ссылку на онлайн-хранилище, где каждый сможет просмотреть и загрузить необходимые данные.

Список гостей

Файл с именами людей, которые будут присутствовать на мероприятии, может послужить доказательством значимости вашего события. При этом данный пункт для пригласительного письма является не обязательным.

Контактная информация

В самом конце сообщения, укажите номер телефона, по которому с вами можно связаться. Также можно оставить ссылку на ваш сайт и страницы в социальных сетях.

Образец приглашения на конференцию или семинар

Обобщая все вышесказанное, можно сформировать такой пример письма:

Тема – Конференция 9 февраля: «Деловые мероприятия в Украине»

Здравствуйте, Игорь Валентинович!

Как мы и оговаривали ранее, высылаем Вам приглашение на конференцию «Деловые мероприятия в Украине». Убедитесь, что Вы подготовили доклад и презентацию по теме встречи.

Организационные моменты:

Конференция состоится 9 февраля 2018 года в 15:00 по киевскому времени.

Место проведения – г.Киев, ул. Дорогожицкая, 8 (6-й этаж).

Целью конференции является сравнение опыта зарубежных и отечественных компаний в организации деловых мероприятий.

Ссылка на повестку дня размещена в конце данного письма, но если у Вас возникнут дополнительные вопросы, которые Вы хотели бы обсудить при встрече, напишите нам об этом заранее.

Также хотим сообщить, что мероприятие посетят:

(список гостей)

Пожалуйста, дайте нам знать, будете ли Вы присутствовать на конференции «Деловые мероприятия в Украине», и мы забронируем Вам место.

Контактный номер телефона: ХХХ-ХХ-ХХХ-ХХ.

С уважением, Татьяна

Специалист компании «Х».

Конечно, этот шаблон не является единственно правильным. При составлении приглашения нужно учитывать, кому вы его отправляете – постоянному гостю или новичку. От этого будет зависеть и стиль написания, и общий вид письма.

Поэтому, чтобы приглашение было максимально продуктивным, рекомендуем обращаться за услугами конференц-сервиса. Специалисты помогут не только организовать мероприятие, но и качественно к нему подготовиться.

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha