Пресс-релиз: как писать так, чтобы мероприятие посетили

Пресс-релиз – неотъемлемая часть работы организатора мероприятий и специалиста конференц-сервиса. Именно от качества и логики изложения текста, зависит заинтересованность журналистов вашим событием и размещение его в прессе.

В связи с этим, мы осветим тему того, как же написать пресс-релиз так, чтобы привлечь максимум внимания к мероприятию.

НЕМНОГО ТЕОРИИ

Для начала разберемся в определениях. Что такое пресс-релиз? Это сообщение, содержащее рассказ об информационном поводе, который написан для журналистов. Существует несколько видов пресс-релизов:

• Анонс (рассказывает о предстоящем событии);
• Новость (рассказывает о произошедшем событии);
• Информационный пресс-релиз (рассказывает о событии, которое еще не завершилось).

Сегодня мы рассмотрим первый тип пресс-релизов – анонс.

Правила написания грамотного анонса

Начнем с того, что журналист получает до десятка пресс-релизов в день. Многие из них сразу отправляются в корзину. Соответственно, существует вероятность, что журналист не посетит мероприятие, а читатели не узнают о его проведении. Чтобы этого не произошло, нужно изрядно постараться и отшлифовать свой пресс-релиз до идеального вида.

Отвечая на вопрос: «Как написать пресс-релиз?», стоит говорить об объеме текста – он не должен быть большим. Не забывайте, что вы пишите не лонгрид или аналитическую статью, а краткий анонс, целью которого является заинтересовать человека и пригласить его на мероприятие.

Именно для того, чтобы не нагружать журналиста и сделать так, чтобы он дочитал анонс до конца, такие форматы сообщений пишутся по правилу «перевернутой пирамиды» — самую главную информацию нужно разместить вначале, а дополнительные факты – в конце.

Структура пресс-релиза:

1. Заголовок
2. Лид
3. Тело
4. Контакты

Заголовок

Интересный факт. Более 90% людей выбирают статью для прочтения, исходя из ее заголовка.

Это касается и заголовков в пресс-релизе. Что нужно помнить о заголовках?

• Он должен быть! Многие допускают катастрофическую ошибку, начиная анонс или другой вид пресс-релиза непосредственно с самого текста.
• Длина заголовка не должна превышать длины лида. Максимум, что вы можете написать в заголовке – 8 слов.
• Используйте активные глаголы. Это сделает заголовок более персонализированным и интересным.
• Если можете, указывайте в заголовке цифры.

Лид

При написании лида, наилучшим вариантом будет использование известного всем правила «5W (who, what, when, where, why)», то есть: «Кто? Что? Когда? Где? Почему?».

Таким образом, даже если у журналиста не будет достаточно времени, чтобы прочитать ваш анонс до конца, он сразу будет знать необходимую ему информацию.

Тело

В теле анонса вы можете указать детали своего мероприятия. Что это может быть:

• Необходимость аккредитации.
• Список гостей.
• Программа мероприятия.
• Комментарии спикеров и т.д.

Важно:

Не переусердствуйте с телом анонса. Определитесь, что действительно важно донести до журналиста (а потом и до читателей), а что можно упустить. Ведь, как уже было сказано, никто не будет читать огромные тексты.

Советы, которые нужно учесть при написании анонса

• Вычитывайте и удаляйте! Не бойтесь удалить из своего текста все, без чего не поменяется его смысл.
• Проверяйте текст на орфографические ошибки.
• Не используйте термины, которые могут быть непонятны людям.
• Пишите интересно и ориентируйтесь на аудиторию того издания, журналисту которого адресован анонс.

Примеры написания пресс-релиза

Для большего понимания техники написания событийного пресс-релиза, можно воспользоваться нашим шаблоном:

Конечно, это схематический пример, но он дает понимание того, какие блоки должны присутствовать в пресс-релизе, как в рекламе мероприятия.

Что еще нужно знать о пресс-релизах?

1. Продублируйте заголовок релиза в теме электронного сообщения. Если заголовок был написан удачно, он привлечет внимание журналиста и выделит его среди десятков писем, приходящих ему на почту.
2. Отправлять пресс-релизы лучше утром. Тогда у журналистов будет больше времени, чтобы отредактировать ваш текст и разместить его на сайте (или отдать в печать). К тому же, есть большая вероятность, что он отметит ваше событие в своем календаре и посетит его.
3. Позвоните журналисту в тот день, когда вы отправили ему свой релиз. Так вы убедитесь, что сообщение дошло, и он его прочитал.
4. Большинство пресс-релизов прикрепляются к электронному письму, как вложение. Это может уменьшить шансы анонса быть прочитанным. Что же делать? Выделите из релиза самую главную информацию и скопируйте ее непосредственно в тело письма, обозначив, что полная версия находится во вложении.
5. По возможности, обращайтесь к журналисту по имени.

Но, кто расскажет о том, какие пресс-релизы нравятся журналистам, как не сами журналисты? Для этого, мы узнали у нескольких представителей СМИ, какие релизы могут их заинтересовать, а какие – нет.

Сергей:

«Получая на почту письмо, я смотрю на его тему. Иногда люди умудряются придумать тему, которая совершенно не соответствует пресс-релизу. Это сразу же наталкивает на мысли о непрофессионализме компании. В самом релизе, лично для меня, главное – это его краткость. В день у меня может быть миллион задач, которые мне нужно успеть сделать, и чтение релиза – это не то занятие, на которое хочется тратить время. Поэтому, чем короче, тем лучше. Еще я обращаю внимание на форматирование. Это очень удобно, когда автор релиза позаботился и выделил курсивом или жирным самые главные моменты».

Елена:

«Я обращаю внимание на грамотность текста. Когда в первом же предложении я вижу гору ошибок и пропущенных запятых, я понимаю, что на его редактирование уйдет куча времени. А это большой минус, ведь, если честно – проще удалить письмо и забыть о нем, чем сидеть и вычитывать его на ошибки. Это раз. А во-вторых, сразу складывается негативное впечатление о компании, которая не удосужилась перечитать свой же релиз. Соответственно,  никакого желания посещать ее событие точно не возникает».

Светлана

«В пресс-релизе для меня важно понимание того, что меня ждет на анонсируемом событии. Я должна осознавать, насколько интересно будет читателям прочитать об этом. Это касается и приглашенных гостей. Намного лучше знать, какие люди будут присутствовать на мероприятии, чтобы иметь возможность подготовить для них вопросы».

Итог

Релиз – очень важная деталь при рекламировании мероприятия. Отнестись к его написанию стоит максимально серьезно и внимательно, ведь от этого зависит количество журналистов, посетивших событие, и уровень информирования населения о нем.

Comments