Пресс-релиз: как писать так, чтобы мероприятие посетили

Пресс-релиз – неотъемлемая часть работы организатора мероприятий и специалиста конференц-сервиса. Именно от качества и логики изложения текста, зависит заинтересованность журналистов вашим событием и размещение его в прессе.
В связи с этим, мы осветим тему того, как же написать пресс-релиз так, чтобы привлечь максимум внимания к мероприятию.
НЕМНОГО ТЕОРИИ
Для начала разберемся в определениях. Что такое пресс-релиз? Это сообщение, содержащее рассказ об информационном поводе, который написан для журналистов. Существует несколько видов пресс-релизов:
- Анонс (рассказывает о предстоящем событии);
- Новость (рассказывает о произошедшем событии);
- Информационный пресс-релиз (рассказывает о событии, которое еще не завершилось).
Сегодня мы рассмотрим первый тип пресс-релизов – анонс.
Правила написания грамотного анонса
Начнем с того, что журналист получает до десятка пресс-релизов в день. Многие из них сразу отправляются в корзину. Соответственно, существует вероятность, что журналист не посетит мероприятие, а читатели не узнают о его проведении. Чтобы этого не произошло, нужно изрядно постараться и отшлифовать свой пресс-релиз до идеального вида.
Отвечая на вопрос: «Как написать пресс-релиз?», стоит говорить об объеме текста – он не должен быть большим. Не забывайте, что вы пишите не лонгрид или аналитическую статью, а краткий анонс, целью которого является заинтересовать человека и пригласить его на мероприятие.
Именно для того, чтобы не нагружать журналиста и сделать так, чтобы он дочитал анонс до конца, такие форматы сообщений пишутся по правилу «перевернутой пирамиды» — самую главную информацию нужно разместить вначале, а дополнительные факты – в конце.
Структура пресс-релиза:
- Заголовок
- Лид
- Тело
- Контакты
Заголовок
Интересный факт. Более 90% людей выбирают статью для прочтения, исходя из ее заголовка.
Это касается и заголовков в пресс-релизе. Что нужно помнить о заголовках?
- Он должен быть! Многие допускают катастрофическую ошибку, начиная анонс или другой вид пресс-релиза непосредственно с самого текста.
- Длина заголовка не должна превышать длины лида. Максимум, что вы можете написать в заголовке – 8 слов.
- Используйте активные глаголы. Это сделает заголовок более персонализированным и интересным.
- Если можете, указывайте в заголовке цифры.
Лид
При написании лида, наилучшим вариантом будет использование известного всем правила «5W (who, what, when, where, why)», то есть: «Кто? Что? Когда? Где? Почему?».
Таким образом, даже если у журналиста не будет достаточно времени, чтобы прочитать ваш анонс до конца, он сразу будет знать необходимую ему информацию.
Тело
В теле анонса вы можете указать детали своего мероприятия. Что это может быть:
- Необходимость аккредитации.
- Список гостей.
- Программа мероприятия.
- Комментарии спикеров и т.д.
Важно:
Не переусердствуйте с телом анонса. Определитесь, что действительно важно донести до журналиста (а потом и до читателей), а что можно упустить. Ведь, как уже было сказано, никто не будет читать огромные тексты.
Советы, которые нужно учесть при написании анонса
- Вычитывайте и удаляйте! Не бойтесь удалить из своего текста все, без чего не поменяется его смысл.
- Проверяйте текст на орфографические ошибки.
- Не используйте термины, которые могут быть непонятны людям.
- Пишите интересно и ориентируйтесь на аудиторию того издания, журналисту которого адресован анонс.
Примеры написания пресс-релиза
Для большего понимания техники написания событийного пресс-релиза, можно воспользоваться нашим шаблоном:
Приглашаем на открытие новой ультрасовременной event-локации! Сеть конференц залов UBI Конференц Холл открывает новую локацию под названием «Fusion». В честь этого, 12 февраля в 19:00 состоится презентация, с участием представителей лучших ивент-агенств г. Киева, по адресу ул. Дорогожицкая, 8. UBI Конференц Холл – компания, которая предоставляет площадки для проведения деловых мероприятий, а также обучающих и светских событий. В честь открытия новой локации, соберутся представители украинского шоу-бизнеса, руководители ивент-компаний, а также ведущие ивент-менеджеры. Среди приглашенных гостей: (список) Программа мероприятия: — речь руководителя компании UBI Конференц Холл; — конкурсы и призы для всех гостей; — праздничный фуршет; — выступление кавер-группы «Х». (и т.д.) Аккредитация обязательна. __________________ Контактные данные: Телефон: (044) 451-92-74 Е-mail: info@ubi-hall.com.ua Сайт: https://ubi-hall.com.ua/ |
Конечно, это схематический пример, но он дает понимание того, какие блоки должны присутствовать в пресс-релизе, как в рекламе мероприятия.
Что еще нужно знать о пресс-релизах?
- Продублируйте заголовок релиза в теме электронного сообщения. Если заголовок был написан удачно, он привлечет внимание журналиста и выделит его среди десятков писем, приходящих ему на почту.
- Отправлять пресс-релизы лучше утром. Тогда у журналистов будет больше времени, чтобы отредактировать ваш текст и разместить его на сайте (или отдать в печать). К тому же, есть большая вероятность, что он отметит ваше событие в своем календаре и посетит его.
- Позвоните журналисту в тот день, когда вы отправили ему свой релиз. Так вы убедитесь, что сообщение дошло, и он его прочитал.
- Большинство пресс-релизов прикрепляются к электронному письму, как вложение. Это может уменьшить шансы анонса быть прочитанным. Что же делать? Выделите из релиза самую главную информацию и скопируйте ее непосредственно в тело письма, обозначив, что полная версия находится во вложении.
- По возможности, обращайтесь к журналисту по имени.
Но, кто расскажет о том, какие пресс-релизы нравятся журналистам, как не сами журналисты? Для этого, мы узнали у нескольких представителей СМИ, какие релизы могут их заинтересовать, а какие – нет.
Сергей:
«Получая на почту письмо, я смотрю на его тему. Иногда люди умудряются придумать тему, которая совершенно не соответствует пресс-релизу. Это сразу же наталкивает на мысли о непрофессионализме компании. В самом релизе, лично для меня, главное – это его краткость. В день у меня может быть миллион задач, которые мне нужно успеть сделать, и чтение релиза – это не то занятие, на которое хочется тратить время. Поэтому, чем короче, тем лучше. Еще я обращаю внимание на форматирование. Это очень удобно, когда автор релиза позаботился и выделил курсивом или жирным самые главные моменты».
Елена:
«Я обращаю внимание на грамотность текста. Когда в первом же предложении я вижу гору ошибок и пропущенных запятых, я понимаю, что на его редактирование уйдет куча времени. А это большой минус, ведь, если честно – проще удалить письмо и забыть о нем, чем сидеть и вычитывать его на ошибки. Это раз. А во-вторых, сразу складывается негативное впечатление о компании, которая не удосужилась перечитать свой же релиз. Соответственно, никакого желания посещать ее событие точно не возникает».
Светлана
«В пресс-релизе для меня важно понимание того, что меня ждет на анонсируемом событии. Я должна осознавать, насколько интересно будет читателям прочитать об этом. Это касается и приглашенных гостей. Намного лучше знать, какие люди будут присутствовать на мероприятии, чтобы иметь возможность подготовить для них вопросы».
Итог
Релиз – очень важная деталь при рекламировании мероприятия. Отнестись к его написанию стоит максимально серьезно и внимательно, ведь от этого зависит количество журналистов, посетивших событие, и уровень информирования населения о нем.
Comments