Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

Первое, с чем сталкивается человек, приходя на конференцию – это регистрация. Соответственно, формировать впечатления о мероприятии человек начинает именно с входной зоны. И чем длиннее очереди регистрации, чем больше людей, бегающих от стойки к стойке и не знающих, как найти себя в списках, тем сложнее организатором будет реабилитироваться, и оставить у присутствующих положительные эмоции о событии.

Простота

Открывая дверь помещения, в котором проходит ваша конференция, гостю должно быть легко сориентироваться, куда ему нужно идти и что делать. Поэтому логично продумайте, как облегчить участникам регистрацию. Особенно это важно для крупных мероприятий. Побеспокойтесь об указателях, ведущим к стойкам регистрации, а также о консультантах, которые, в случае возникновения вопросов у людей, могли бы оперативно на них ответить.

Пропуск по спискам

Самый распространенный способ регистрации участников мероприятия – отмечать их в заранее подготовленных списках. Он идеально подходит для небольших конференций, но если предполагается присутствие большого числа участников, процесс может затянуться. Чтобы оптимизировать и ускорить регистрацию, можно воспользоваться такими советами:

Алфавитный порядок

Чтобы тратить меньше времени на поиск фамилии гостя, необходимо сформировать списки участников заранее в алфавитном порядке. В случае масштабного мероприятия, такая небольшая манипуляция с алфавитом поможет сэкономить около часа времени.

«Разделяй и властвуй»

Разделите один поток людей на несколько. Таким образом, за одним столом может проходить регистрация участников по фамилиям на букву А-3, за другим – 3-Н и так далее. Также можно разделить людей и по другим характеристикам, например, VIP-гости и пресса, представители одной компании и другой…

Стол вопросов

Среди участников всегда найдутся те, кого по некоторым причинам нет в списке гостей, возможно, кто-то забыл свой билет или потерял его… Выяснение этих вопросов может значительно задержать общую очередь. Поэтому не лишним будет создать некую консультационную стойку, за которой один из организаторов сможет уделить людям больше времени.

Персонал

На зоне входа каждый из персонала должен четко понимать свои обязанности. Перед мероприятием проведите инструктаж, который пояснит каждому сотруднику сферу его ответственности. Расскажите, кто будет регистрировать представителей СМИ, кто – спикеров, а кто – остальных гостей. Не стоит забывать о человеке, который бы направлял участников к гардеробу, а потом помогал им найти их места в зале.

Информация о мероприятии

Большинство вопросов о мероприятии гости задают именно во входной зоне. «В котором часу начало? Как пройти в зал? Где можно выпить кофе? Есть ли здесь гардероб?» — подобных вопросов может быть сотня. Чтобы персонал не замешкался, все сотрудники должны знать максимум информации о событии. Преимуществом будет, если перед началом работы организатор проговорит своим коллегам основные моменты, касающиеся мероприятия – план зала, программа конференции, средняя продолжительность выступлений и т.д.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что главное при регистрации гостей – это логика, слаженность и четкое распределение обязанностей. Именно комбинация этих параметров позволит начать мероприятие спокойно и без суеты, оставив приятные впечатления у присутствующих.

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha