Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

В последнее время в ивент-бизнесе начало активно развиваться направление, касающееся организации закрытых мероприятий. Особой популярностью такие события пользуются в бизнес среде, где приватность играет чуть ли не самую важную роль.

Поэтому сегодня мы хотим поговорить о том, на какие нюансы следует обращать внимание при подготовке закрытых мероприятий, чтобы они прошли максимально гладко.

Специфика закрытого мероприятия

Закрытое мероприятие, в отличие от обычного, предполагает наличие неких ограничений для его посещения. Проще говоря, не все желающие смогут попасть на такой ивент, если их нет в списке приглашенных.

Чаще всего закрытые мероприятия организовываются для работников тех или иных компаний. Формат события может быть разным: корпоративные тренинги, семинары, мастер-классы, вечеринки и т.д.

Также организовываются закрытые мероприятия, предназначенные для конкретной целевой аудитории. Например, закрытый бизнес-ланч для директоров компаний, закрытая встреча для топ-менеджеров, мастер-класс для блоггеров, у которых минимум 20 тысяч подписчиков. Таким образом, не каждый сможет посетить подобное мероприятие. Но падают ли при этом показатели посещаемости? Нет! Посещаемость закрытых мероприятий, как правило, на 40% выше, чем посещаемость обычных открытых ивентов.

Почему так происходит? Во-первых, закрытые мероприятия нацелены на конкретную ЦА, которая заинтересована в таком ивенте. Во-вторых, «закрытость» создает ощущение эксклюзивности и высокого качества события, что также влияет на его посещаемость.

Особенности подготовки к закрытому мероприятию

Рассмотрим несколько принципиально важных пунктов, на которые стоит обратить внимание.

Бюджет

Мероприятие начинается с просчета бюджета на его реализацию. Поговорите с заказчиком (в случае с корпоративными закрытыми ивентами), определите цели события, задачи, которые перед ним ставятся, а далее сформируйте бюджет.

Локация

Выбор помещения – это очень важный пункт, к выполнению которого нужно отнестись со всей внимательностью. Особую роль играет закрытая охраняемая территория локации. Это необходимо не только для того, чтобы присутствующим ничего не мешало, но и для исключения возможности, что на событие попадет посторонний человек.

Не менее важно, чтобы локация содержала все необходимые для мероприятия зоны – зона для кейтеринга, парковка, выставочная зона и т.д.

Как пример подходящего места проведения можно привести наш конференц-холл «Business». Он находится на охраняемой загородной территории закрытого типа и в нем есть все необходимое для проведения различных форматов мероприятий, рассчитанных на большое количество гостей.

Содержание мероприятия

В зависимости от формата мероприятия, подумайте, чем вы будете удивлять гостей. Например, если вы организовываете закрытую встречу для топ-менеджеров, особый упор стоит сделать на контенте, который будут давать спикеры, а также на нетворкинге, чтобы гости могли завести полезные знакомства и обменяться опытом. В конце встречи можно организовать небольшой фуршет или коктейль.

Если вам поручено организовать закрытую вечеринку для сотрудников компании по поводу юбилея фирмы или ее выхода на новый рынок, упор стоит сделать именно на развлекательное содержание. Как вариант, можно организовать вручение призов лучшим работникам, пригласить исполнителя для выступления, провести конкурсы и т.д.

Конфиденциальность

Порой клиент, заказывая закрытое мероприятие, просит о том, чтобы у людей было как можно меньше сведений о данном событии. Поэтому вы обязаны предупредить всех присутствующих, чтобы они не выкладывали фото с ивента в Сеть, а персонал не делал снимки мероприятия.

Анонс события

Если у вас нет конкретного запроса на проведение события, а вы решились на его организацию самостоятельно, вам нужно будет правильно его анонсировать и рекламировать. Что важно? Четко указывайте требования к посетителям. Например, одна компания создала лендинг для продвижения своего закрытого бизнес-завтрака, где было указано, кто может получить допуск к событию:

В самом конце лендинга размещена форма с уточняющими вопросами, требующими заполнения:

Таким образом, люди сразу будут понимать, для них ли это мероприятие. Так вы сможете избежать лишних звонков не своей аудитории.

В анонс события также внесите пункт «программа» или тезами расскажите, что такого необычного будет на вашем ивенте и какие гости должны на нем присутствовать. Чем больше эксклюзивности вы предоставите, тем больше людей откликнутся на вашу рекламу.

Обобщая скажем, что проведение закрытого мероприятия требует от организатора внимательной работы с деталями. Методика организации таких ивентов принципиально не отличается от подготовки к обычным событиям. Но именно для таких мероприятий особенно важно выбрать правильную локацию. Вы не можете остановить свой выбор на каком-нибудь кафе или конференц-зале отеля, вам потребуется полноценное, охраняемое место проведения, которое будет гарантировать гостям комфорт.

Экспериментируйте, не бойтесь внедрять креативные идеи, и закрытые мероприятия станут вашей главной фишкой!

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha