Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

Действительно, ошибку может допустить каждый. Но организаторы мероприятий знают, что порой эти ошибки могут привести к печальным последствиям – неудавшимся ивентам, разрушенной репутации и сломанной карьере. И чтобы этого не произошло, мы собрали для вас ТОП-5 самых распространенных ошибок, которые ни в коем случае нельзя допускать в своей работе.

Что такое организация мероприятий?

Организация мероприятий или ивент-бизнес – это деятельность, которая включает в себя подготовку и проведение событий от А до Я. Человека, который берет на себя ответственность за организацию мероприятия называют ивентором или ивент-менеджером. На нашем рынке труда эта профессия появилась относительно недавно, тем ни менее уже сейчас мы можем наблюдать невероятно быстрые темпы ее развития. В университетах создаются кафедры, выпускающие специалистов по организации массовых мероприятий, открываются школы и курсы ивент-менеджеров и т.д. Таким образом, профессия ивентора не только интересна, но и очень перспективна.

5 распространенных ошибок в организации мероприятий

Неудачно выбранный день

Все знают, что к выбору даты мероприятия нужно отнестись со всей серьезностью. Тем ни менее, это не оберегает от одних и тех же ошибок – организаторы проводят ивент в один день с более крупным и раскрученным событием, или очень близко с мероприятием конкурента. К ошибкам также можно отнести проведение образовательных мероприятий летом, организацию ивента на государственный, религиозный праздник, день скорби и т.д.

Пример

Неудачно выбранная локация

Организатор может допустить эту ошибку по разным причинам – не посмотрев зал заранее, не учтя количество участников события и формат мероприятия, упустив статус ивента и т.д. Приведем один красноречивый пример, который произошел несколько лет назад в Одессе. В октябре 2016 году французская певица Лара Фабиан приехала в Одессу с концертом. Для проведения этого мероприятия был выбран местный Дворец Спорта. Гости отмечают ужасный выбор локации, отсутствие парковки, из-за чего машины оставляли прямо на тротуарах, а на дороге образовались пробки, отсутствие отопления в зале, в результате чего и гости и певица не могли снять куртки, плохое состояние крыши, уборных и многое другое.

Неправильно рассчитанный бюджет

Точно продуманный бюджет – залог успеха мероприятия. И наоборот, если составлять бюджет без включения расходов на форс-мажоры, оплаты труда подрядчиков и т.д., событие может стать не просто провальным, но и убыточным.

Пример фестиваля «Свирж» несколько лет назад:

Непродуманная техническая составляющая

Техническое оснащение, оборудование, интернет и т.д., — то, без чего сложно представить современное мероприятие. Но, перед событием важно проверить, все ли работает должным образом, как техника справляется с нагрузкой, которая будет непосредственно на ивенте и т.д.

Как пример провального, с технической точки зрения, мероприятия, можно привести фестиваль Pokémon Go, организованный в Чикаго в 2017 году. Главной проблемой фестиваля было то, что сеть не выдержала такого большого количества людей, поэтому все остались без мобильной связи. Таким образом, участники просто не могли зайти в игру и ловить покемонов (ради чего они и собрались). Также подвела и система регистрации людей, что привело к огромным очередям на входе. В результате, организаторам пришлось вернуть гостям деньги за их билеты.

Делать все самостоятельно / пустить организацию на самотек

Не зря эти пункты объединены, ведь они являются двумя крайностями, в которые частенько пускаются организаторы. В первом случае, организатор не доверяет своей команде и пытается все взять в свои руки – он отвечает и за локацию, и за техническое сопровождение, и за развлечения, кейтеринг, спикеров и многое другое. В итоге, увеличивается риск, что организатор упустит из своего внимания важные детали ивента.

Вторая крайность – расслабиться и думать, что мероприятие пройдет само собой. Это частая проблема компаний с большим опытом работы, которые «собаку съели на организации». Действуя стандартными методами, они могут потерять бдительность и оказаться не готовы к форс-мажорам и непредвиденным ситуациям.

Пример

Пару дней назад в Москве состоялось выступление Энтони Роббинса – самого популярного на данный момент лайф-коуча. Мероприятие проходило в Олимпийском. На событии присутствовали больше 26 тысяч человек. Такой ажиотаж спровоцировал огромные очереди. Гости комментируют, что на входе работало всего несколько стоек регистрации, и некоторые вынуждены были ждать около 3 часов, чтобы зайти в зал. Такая же очередь была и за электронными переводчиками. Более того, получив технику, многие столкнулись с тем, что переводчики просто не работали. Сам спикер вышел на сцену с опозданием в 4 часа, поэтому были люди, которые, заплатив деньги, ушли домой, так и не дождавшись выступления.

Странным является тот факт, что мероприятие организовывали несколько компаний, которые имеют большой опыт в проведении такого рода событий. Поэтому, сколько бы опыта и знаний не было у вас за плечами, никогда не нужно расслабляться.

Что делать, если что-то пошло не по плану?

Готовя мероприятие, у вас всегда должен быть «план Б». В таком случае, справиться с форс-мажорами будет гораздо проще. Также важно не скрывать от ключевых лиц события, что у вас появились проблемы. Люди оценят, что вы рассказали им правду, и могут помочь выйти из сложившихся обстоятельств.

Стоит обратить внимание на то, что не нужно искать виновных в том или ином промахе, важно сначала решить проблему, а уже потом делать «разбор полетов». В таких экстремальных условиях нужно уметь распределить обязанности между членами команды. Не пытайтесь решить все своими силами, ведь действия должны быть максимально оперативными.

UBI Конференц Холл надеется, что приведенные примеры помогут вам научиться на чужих ошибках, не допуская своих собственных.

Желаем вам только удачных мероприятий, проходящих по плану!

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha