Logo

Согласитесь, интересные спикеры – это уже половина успеха конференции. Именно поэтому выбор спикеров и работа с ними на протяжении подготовки и проведения мероприятия – то, на что организатор должен обратить особое внимание.

Где искать спикеров?

Это первый вопрос, который возникает перед организаторами. На самом деле, все не так сложно! Вам нужно лишь углубиться в тему конференции, поискать сайты со схожей тематикой. Там вы можете найти публикации и интервью людей, которые являются экспертами в необходимом вам вопросе. Спикеров вы также можете найти на уже прошедших конференциях, тема которых перекликается с вашей. Кстати, конференции не обязательно должны быть отечественными, зарубежные обучающие и бизнес-мероприятия также помогут вам в поисках.

Еще один способ найти спикера – изучить преподавательский состав отечественных и зарубежных университетов. Преподаватели с удовольствием выступают на конференциях, кроме того, у них есть большой опыт публичных выступлений, а значит, проблем с этим точно не возникнет.

Как начать коммуникацию со спикером

Иногда бывает просто выйти на того или иного спикера, иногда – сложнее. Но в наше время, когда практически у каждого есть электронная почта и аккаунт в соц.сети, задача упрощается. Так как же начать коммуникацию со спикером и выйти с ним на связь?

Напишите письмо на электронную почту компании, где работает человек. Но используя этот метод, помните, что нужно четко прописать имя и фамилию человека, которого вы хотите пригласить в качестве спикера, название вашей конференции и ваши контактные данные, чтобы человек мог с вами связаться.

Попросите адрес электронной почты. Позвоните на телефон компании, где работает нужный вам человек, и попросите адрес его почты. Не забудьте вежливо объяснить причину беспокойства. После этого вы сможете напрямую обратиться к спикеру, экономя время на ожидание ответа, которое может быть при первом варианте.

Найдите его в социальных сетях. В соц.сетях уже можно быть менее официальным, но когда вы начнете с человеком переписку, не расписывайте ему сразу все свое предложение. Спросите, актуально ли будет ему выступление на конференции. Возможно, такие вопросы решает не он, а, например, его менеджер. Тогда он сразу перенаправит вас к нему, а вы сэкономите свое время на объяснение всех нюансов конференции.

Обратитесь к знакомым спикера. Если вы боитесь, что ваше сообщение в соц.сетях так и останется непрочитанным, можете найти друга спикера (а может у вас есть общие знакомые) и попросить его замолвить о вас несколько слов.

Обратитесь к нему напрямую на мероприятии. Если вы знаете, что спикер должен выступать на том или ином мероприятии, придите туда и завяжите с ним разговор, в котором у вас будет шанс рассказать о конференции.

О чем говорить со спикером?

Когда вы уже завязали первый контакт с предполагаемым спикером, пригласите его на встречу. Личный разговор никогда не помешает, особенно, если дело касается вашего имиджа и впечатлений от конференции. Если же лично встретиться не получается, договоритесь о видеозвонке. Такие «переговоры» очень важны, чтобы и вы и спикер до конца поняли все нюансы вашего возможного сотрудничества.

Для чего еще нужна такая встреча? Именно на ней вы имеете возможность в полной мере рассказать о своем проекте и действительно заинтересовать человека для участия в нем. Также очень часто вокруг спикера создается ложный имидж, который имеет далекое отношение к реальности. И именно на такой первой встрече становится возможным понять, а подходит ли вообще этот человек на роль спикера в вашей конференции. Если вдруг вы понимаете, что не готовы с ним сотрудничать, не бойтесь отказать! Ведь в конечном итоге на кону стоит репутация вашего мероприятия.

Совет: если сам предполагаемый спикер не может прийти на встречу с вами и предлагает отправить к вам своего коллегу или помощника, не соглашайтесь или предложите перенести встречу. По итогу выступать придется не этому помощнику, поэтому нет смысла тратить свое время на общение с ним.

Обсудив все детали конференции и условия сотрудничества, не давите на человека, а дайте ему время подумать – соглашаться или не соглашаться быть на ней спикером. Обменяйтесь телефонами и обсудите дату, когда вы оба дадите свой ответ касательно участия человека в мероприятии.

Подготовка спикера

На этапе подготовки спикера к конференции, оговорите сроки, когда будет готов доклад, презентация спикера и т.д. Для организатора очень важно понимать, на каком этапе сейчас находится спикер, чтобы иметь возможность вовремя его подогнать или направить в другое русло. Более того, держите связь со спикером. Занимаясь своими ежедневными задачами, человеку будет приятно получить несколько писем в месяц с какой-либо дополнительной информацией о мероприятии. Так он будет чувствовать себя в курсе дел – появления новых спикеров, добавление интерактивов и т.д. Благодаря этому вы имеете все шансы установить со спикером более тесную связь. Главное в этом деле не переборщить и не стать навязчивым.

Совет: особое внимание уделяйте презентации, которую готовит спикер. Заранее предупредите, какой формат презентации вам необходим, чтобы на конференции не возникло технических заминок или не появилась необходимость переделывать готовую работу. Кроме того, перед мероприятием попросите спикеров отправить вам свои презентации. Скачайте их и на всякий случай храните на нескольких носителях.

Поговорим о репетиции конференции. Если говорить о крупных конференциях, где все должно работать «как часы», репетиция имеет особенно важную роль. Пригласите спикеров на «прогон». Не обязательно заставлять их читать свой доклад, вполне достаточно, чтобы они понимали формат конференц-зала, расположение сцены и т.д. Кроме того, такая репетиция будет полезна и организатору, так как вы сможете подсказать каждому из спикеров, где им лучше стоять на сцене, чтобы выступление выглядело органично (кто-то постоянно передвигается по сцене, а кто-то стоит на одном месте, а ведь понимание этих особенностей важно даже с технической точки зрения).

Что делать если спикер не может приехать на репетицию?

Не переживайте по этому поводу, действительно, не всегда спикеры имеют возможность приехать на репетицию, особенно если они летят с другой страны. В таком случае попросите их приехать на конференцию немного раньше и проведите им небольшой инструктаж непосредственно на месте. Покажите, как работает техника, которая может им понадобиться, познакомьте со своими коллегами, покажите сцену и т.д.

Работа со спикерами на площадке

Назначьте ответственных за коммуникацию со спикерами. Лучше если это будет целая команда людей, которые будут встречать спикеров, провожать их в зал и всячески помогать в процессе подготовки к мероприятию. Так вы сделаете их пребывание на конференции максимально комфортным и избежите ситуаций, когда спикер не может найти конференц-зал и пр.

Работа со спикером после мероприятия

Не обрывайте связь со спикерами после окончания конференции. Обязательно напишите ему письмо или позвоните, а также поблагодарите за сотрудничество. По меньшей мере, вы проявляете вежливость и оставляете хорошее впечатление как организатор. Кроме того, поддержание связи со спикерами повышает возможность дальнейшего сотрудничества.

Следите за статьями UBI Конференц Холла, чтобы знать все нюансы работы над мероприятиями!

Comments



Соглашение на обработку персональных данных




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных