20 Дек 2018

Скайп-конференция в бизнесе: как сделать видеоконференцию в скайпе

Скайп-конференция – один из лучших способов организации общения на расстоянии. Уже не нужно собирать всех сотрудников, клиентов, партнеров в одном месте, ведь можно легко провести совещание или переговоры, используя современные технологии. Сегодня мы поговорим о том, на какие нюансы следует обратить внимание организатору, чтобы видеоконференция прошла без заминок.

В каких сферах используют видеоконференции?

Часто видеосвязь используют в бизнесе, так как это простой способ связаться с коллегами или партнерами, особенно если они находятся в другом городе или стране, и не могут присутствовать на личной встрече. Кроме этого, видеоконференции – идеальный вариант для обучающих мероприятий. Также это выход в случае, если спикер, по каким-либо причинам, не может посетить мероприятие. Тогда скайп-конференция будет решением этой проблемы.

Как создать конференцию в скайпе

Сервисов, благодаря которым можно проводить видеоконференции много. Но сегодня мы рассмотрим именно Skype, так как он является для всех наиболее привычным и простым в использовании.

Как сделать видеоконференцию в Скайпе? Легко. Сперва вам нужно добавить всех участников в контакты. Потом создать новый чат, включив в него тех, кто будет принимать участие в мероприятии и, собственно, начать видеозвонок. Но, обратите внимание на то, что обычный Skype имеет некие ограничения. Например, в числе людей, которые могут принимать участие в конференции. Максимальное количество пользователей – 25. Если вам необходимо одновременно подключить больше людей, следует обратить внимание на Skype for business.

Видеоконференция в Skype для бизнеса обеспечивает обмен мгновенными сообщениями, общий доступ к рабочему столу, запись конференции и многое другое.

Советы организаторам

Исходя из своего опыта, наша компания подготовила несколько советов, прислушиваясь к которым, ваша видеоконференция пройдет без проблем.

Выберите подходящую локацию

Конечно, чисто гипотетически видеоконференцию можно провести даже в ближайшем ресторанчике. Но! Если вы хотите показать свой профессионализм и уровень компании, следует арендовать специальное помещение для переговоров. Почему это так важно? Такой зал уже будет оборудован всей необходимой техникой для мероприятия. Кроме того, вы можете быть уверены в хорошем интернет-соединении, что является принципиально важным требованием для видеоконференции.

Выбирая локацию, обратите внимание, что бывают совершенно разные конференц-залы на выбор. Отдавайте предпочтение хорошо освещенным помещениям, со стильным интерьером.

В пример можно привести конференц-холл Coworking. Локация поделена на кабинеты, залы для совещаний, переговорные комнаты. Каждый зал меблирован столами и креслами, также в наличии беспроводной интернет, плазма и все необходимое оборудование для видеосвязи.

Проверьте оборудование

Заблаговременно проверьте качество звука и изображения, чтобы во время мероприятия не возникло «сюрприза», когда вы слышите других участников, а они вас – нет, или наоборот.

Перевод

Если в видеоконференции принимают участие зарубежные партнеры/сотрудники и т.д., побеспокойтесь о том, чтобы люди, не владеющие иностранным языком, понимали, о чем вообще идет речь. Если вы заказали профессиональную конференц-связь, можете договориться о наличии системы синхронного перевода. Если же вы проводите обычную скайп-конференцию, следует пригласить переводчика.

План мероприятия

Да-да, вам не послышалось, вам нужно набросать план видеоконференции. Это важно, чтобы не потерять суть разговора, и иметь возможность вовремя остановить спикера или направить его в нужную сторону.

Аренда дополнительного оборудования

Подумайте, нужно ли вам доп.оборудование, например, микрофоны. Как правило, большинство проблем возникает именно с уровнем звука, поэтому наличие дополнительных микрофонов не будет лишним.

В итоге можно сказать, что видеоконференция требует такой же подготовки, как и оффлайн мероприятие, поэтому отнестись к ней стоит максимально серьезно. Особенно это касается технической стороны скайп-конференции. Если вы не уверенны в том, что сможете обеспечить необходимое качество звука/видео, лучше обратиться за помощью к профессионалам!

Comments