Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

Неправильно организованные обучающие мероприятия могут быть напрасной тратой времени и денег. Однако, если такой ивент спланирован хорошо, он становится невероятно ценным для всех участников.

В нашей статье специалисты UBI Конференц Холл расскажут о воркшопе. Мы остановимся на нюансах подготовки таких мероприятий. И поделимся опытом организации актуальных и продуктивных воркшопов.

Воркшоп – мероприятие, направленное на обучение и наработку новых навыков. Часто в процессе проведения воркшопа участники получают знания самостоятельно. Дословный перевод workshop – рабочая мастерская.

Основные отличия воркшопа от мероприятий другого типа – высокая интенсивность группового взаимодействия, активность и самостоятельность участников, нароботка актуального опыта и личное переживание.

Воркшопы отлично подходят для мозгового штурма, интерактивного обучения, построения командного взаимодействия и решения проблем. Вот почему предварительное планирование в организации таких мероприятий имеет решающее значение.

Определите цели воркшопа

У каждого мероприятия должна быть цель. Чётко сформируйте какие навыки разовьют участники в результате ивента. Например, научить менеджеров быть лучшими организаторами, устанавливать эффективное взаимодействие с недавно сформированной командой.

Помните: многие воркшопы – пустая трата времени, потому что в основе ивента нет четкой цели. Без определенной цели, действительно, нет смысла собирать людей вместе.

Решите, кто будет присутствовать на мероприятии

Знание того, кто будет принимать участие в воркшопе, напрямую связано с вашей целью. Например, если целью обучающего мероприятия является детальное решение проблемы, то вам потребуется около 10 ключевых участников. Когда же ивент базируется на приобретении новых навыков, то появляется возможность собрать большую группу, которая делится на более мелкие подгруппы для обсуждения и командного взаимодействия.

Составьте список тех участников, кто должен быть на событии обязательно. Постарайтесь быть максимально точным, но оставьте несколько свободных мест для добавления в последнюю минуту.

Выберите правильное местоположение

Допустим, на обучающем мероприятии будет 10 участников, тогда вы с лёгкостью проведёте его в офисной переговорной или meeting room. Но если количество участников 50 и более человек, вам, придется найти просторный конференц зал.
Просчитайте стоимость аренды подходящего зала прямо сейчас – и получите индивидуальное предложение от UBI Конференц Холл.

Во время выбора места проведения мероприятия, подумайте о логистике и практических деталях вашей площадки.

Проанализируйте все ли смогут комфортно добраться до места? Нужно ли вам будет организовать жилье для людей, которые приезжают из других городов? Все ли смогут увидеть наглядные пособия? Поддерживает ли выбранная локация нужные для проведения мероприятия технологии (конференцсвязь)? Есть ли подходящие условия для секционных заседаний?   Какие опции организации питания и coffee breaks предлагает выбранная площадка?

Создайте программу воркшопа

Теперь, когда вы знаете свою основную цель и кто будет участвовать, вы можете приступить к разработке плана достижения цели воркшопа:

Основные моменты
Создайте список основных моментов мероприятия для обсуждения, а затем разбейте каждый более крупный пункт на детали, которые вы хотите донести до своей аудитории;
Наглядные пособия
Перечислите наглядные пособия, которые вы будете использовать для каждого пункта программы. Если вам нужна техническая поддержка, составьте подробный список необходимой техники. Возможно, что выбранная для проведения ивента площадка имеет нужные дополнительные опции;
Дискуссии и воркшопы
Найдите время, чтобы точно указать, какие групповые дискуссии и практики будут проводиться в определённый момент воркшопа. Обозначьте сколько времени получится уделить каждому упражнению. Убедитесь, что запланированные активности соответствуют размеру группы, и перепроверьте, наличие у вашей локации необходимых технических ресурсов (например, помещения для совещаний, переговоров).

Помните, что чем детальнее будет ваш план, тем больше вы сможете контролировать временной и событийный график мероприятия.

Активизируйте продуктивность

По возможности избегайте проведения воркшопа после обеда между 14:00 и 15:00 дня. Для многих людей это самое медленное, самое непродуктивное время суток. Ваше обучающее мероприятие пройдёт более энергичной, если вы запланируете проведение ивента утром или ближе к вечеру.

Практика проведения утренних воркшопов показывает: для эффективной учёбы с утра необходимо запастись большим количеством кофе.

В ситуации, когда конечной целью вашего воркшопа является принятие решения, чем больше людей посещает мероприятие, тем меньше вероятность того, что вы выработаете решение. В таком случае постарайтесь свести к минимуму количество участников воркшопа (например, путем ограничения времени выступления после мероприятия людям, которые просто заинтересованы). Также важно предварительно ознакомиться с различными стратегиями принятия командных решений.

Выполните следующие действия, чтобы убедиться, что воркшоп станет ценным опытом для всех:

Разработайте план действий после воркшопа

Единственный способ узнать, прошло ли ваше обучающее мероприятие успешно, –  составить эффективный план последующих действий. Создайте анкету для всех участников в конце мероприятия и дайте им возможность поделиться своим мнением о том, как все прошло. Это единственный действенный способ учиться – и улучшаться – в следующий раз. Также важно иметь план проведения воркшопа, чтобы сообщить о решениях, которые были приняты в ходе мероприятия.

Вовлеките людей во время проведения воркшопа

Как только у вас на руках будет четкий предварительный план проведения воркшопа, подумайте о том, как привнести эмоциональную составляющую в ваше мероприятие. Помимо раскрытия темы воркшопа потребуется сделать информацию интересной и запоминающейся для вашей аудитории.

Эфективный способ разнообразить обучение и переключить участников на другой вид деятельности – привлечь аудиторию воркшопа к групповым упражнениям.

Для каждого воркшопа следует разрабатывать специфические групповые упражнения.

Помните:

  • Многие люди нервничают по поводу выступлений на публике или в незнакомой группе. Если вы планируете групповые упражнения, размер каждой группы должен быть небольшим, чтобы участникам было удобнее разговаривать и взаимодействовать;
  • Включайте в подгруппы разные типы людей. Например, если в вашем воркшопе участвуют несколько отделов, не помещайте сотрудников одного и того же отдела в одну группу. Создавая ситуации взаимодействия участников с другими отделами, вырабатывается навык эффективной коммуникации;
  • Определите, как вы будете записывать идеи от каждой группы. Будут ли участники выкрикивать их, пока модератор их записывает или они запишут свои собственные идеи, а затем передадут их ведущему. Это небольшая, но важная деталь, которую часто упускают из виду;
  • Если в воркшопе принимают участие пять или меньше групп, потратьте время, чтобы вся команда могла оценить идеи каждой небольшой группы. Это отличный способ сузить список идей, и вывести хорошие идеи в short list.

Совет UBI Конференц Холл: уделите как можно больше времени, созданию веселых и интересных групповых упражнений, удерживающих всех участников воркшопа в тонусе.

 

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha