Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

Занимаясь организацией мероприятий много лет, специалисты UBI Конференц Холл сталкивались с огромным количеством решений и сложностей, связанных с арендой и подбором помещений.  За это время мы собрали целый гайд по успешной организации мероприятия и расскажем об основных факторах, влияющих на выбор зала в аренду в Киеве.

Дата проведения мероприятия, варианты питания и незабываемые впечатления участников … все это частично зависит от того, какую локацию вы выберете.

Не правда ли, этот факт настораживает? Но не стоит переживать. UBI Конференц Холл поможет вам разобраться во всех нюансах аренды помещения.

Вот несколько действенных советов о том, когда принимать решения, что учитывать и как лучше действовать, подыскивая зал в аренду.

Приступаем к поиску локации

UBI Конференц Холл советует: выбираем зал для проведения мероприятия заранее.

Это ключевое решение, которое окажет серьезное влияние на мероприятие в целом.

Перед тем как приступить к активному поиску помещения, понадобится:

  • Определить бюджет;
  • Выяснить предполагаемый размер мероприятия;
  • Определить основные требования к месту (локации).

Хорошо, когда бронь зала осуществляется как минимум за четыре-шесть месяцев, чтобы у организаторов было достаточно времени для планирования других важных пунктов проведения мероприятий, таких как:

  1. Организация питания.
  2. Печать рекламной продукции (изготовление POS-материалов).
  3. Создание веб-сайта события.
  4. Подготовка публикаций в прессе.

Читайте также: Преимущества проведения ивентов в Холле «Show»

Что нужно учитывать при поиске помещения в аренду

Расположение

Для организации локального мероприятия ориентируйтесь на место, расположенное на разумном расстоянии от домов или места работы большинства участников. Если в вашем мероприятии предполагается участие гостей и спикеров из других городов,лучше не выбирать место в самом центре города, так как обычно там перегружен трафик и у ваших  гостей могут возникнуть сложности с тем, чтобы добраться вовремя. В любом случае, не забудьте учесть удобство транспортного сообщения и наличие просторной парковки. Кроме того, «обязательно заключите официальный договор аренды помещения. Потому что необходимость внезапно сменить место проведения мероприятия – это, последнее, с чем вы захотите столкнуться в авральном порядке.

Лайфхак от UBI Конференц Холл: Позаботьтесь об удобстве проезда участников. Проверьте отмечена ли выбранная локация на Google картах.

Для организации многокомпонентных мероприятий (с параллельными сессиями, мастер-классами, онлайн-включениями), стоит обратить внимание на специально оборудованные помещения.

Так, локация «Business» располагает Welcome-зоной, Coffee-зоной, галерейно-выставочным пространством, мини конференц-залом, Lounge зоной, комплектуется мультимедийным оборудованием для организации видеоконференций с синхронным переводом

Трудности парковки

Выясните располагает ли выбранная локация местом для парковки автомобилей? Идеальное место проведения мероприятия должно иметь парковку. Если это не так, проверьте парковки поблизости, которыми смогут воспользоваться участники вашего мероприятия.

В случае отсутствия паркинга возле выбранной локации, мы предлагаем зарезервировать близлежащие парковки для своих посетителей либо включить стоимость платной парковки в соседних бизнес-центрах в стоимость билетов на мероприятие.

Многофункциональность помещения

Уточните на какое количество людей рассчитана локация. Необходимо определить вместимость помещений по нескольким причинам.

Во-первых, 500 человек (если это предполагаемый размер мероприятия) не смогут комфортно разместиться в помещении, рассчитанном на 250 человек.  Во-вторых, существуют правила пожарной безопасности, которые придётся соблюдать организаторам.

Каковы требования к площади помещения из расчета на одного человека? Если место проведения мероприятия предполагает приём пищи, то в среднем – 3 метра на человека.

Как сделать корректировку на основе количества участников? Для максимального удобства, выбирайте помещения с возможностью изменения площади под число участников.

Услуги и удобства

Часто залы, ориентированные на проведения крупных мероприятий, сотрудничают с кейтеринг-студиями. Таким образом, заказывая помещение в аренду плюс услуги кейтеринга, клиент получает внушительную скидку и экономит временной ресурс.

Если вы выбрали зал, где нет кухни, и стоит вопрос о необходимости воспользоваться услугами нового поставщика питания – не забудьте провести предварительную дегустацию.

Помните: качество еды на мероприятии – один из самых важных пунктов организации. Тут компромиссы недопустимы.

Убедитесь в наличии нужной мебели (столы, стулья и стойки для напитков, которые вы можете использовать). Соответствует ли стилистика мебели направленности мероприятия? Всё ли в исправном состоянии?

Это не всегда так.

Читайте также: Организация ивента для В 2 В: фишки от UBI Конференц Холл

Расстановка мебели

Несмотря на то, что помещение в аренду выбирают на ранних этапах процесса планирования мероприятий, все равно организатору понадобится представление о том, какая направленность у мероприятия, какие удобства и оборудование потребуются в первую очередь.

Сужая спектр выбора, возьмите иллюстрированный план каждого зала или просто скачайте специальное мобильное приложение.

Так, UBI Конференц Холл для удобства посетителей предлагает воспользоваться приложением UBI, которое даёт возможность познакомиться с локациями ближе, смоделировать планировку и нужную расстановку мебели с помощью дополненной реальности.

Обязательно посетите помещение лично, проконтролировав такие важные вещи, как:

  1. Место расположение розеток.
  2. Удобство использования аудио-видео оборудования.
  3. Соответствие атмосферы помещения направленности мероприятия.

Освещение зала

Освещение зала и правильно подобранная мебель задают тон события, скрывают недостатки помещения и подчёркивают достоинства, а также помогают участникам проникнуться происходящим. Правильно выставленный свет способствует концентрации внимания на ключевых моментах мероприятия, будь то светодиодный прожектор, выставленный в направлении сцены или свет на стенде.

Для этого используется цветное освещение и прожекторы разной интенсивности в сочетании с мебелью определенного цвета и фактуры. Освещение поможет выделить нужные элементы декора, в том числе и мебель.

Обратите внимание на размер окон в помещении. Обилие дневного света зрительно расширяет пространство.

Акустика

Термином акустика обозначается распределение звука в помещении.

Во избежание проблем со звуком на локации, UBI Конференц Холл рекомендует учитывать следующие акустические особенности:

Локации с низким потолком кажутся уютней и теплей при этом такая планировка помещения будет способствовать распространению шума, и увеличению громкости звука. В качестве альтернативы, большое помещение в стиле лофт часто дает эхо или эффект, который архитекторы называют «реверберацией».

Возможности передвижения

Выбирая зал, всегда обращайте внимание на траекторию людского потока. Стоит заранее прописать куда во время мероприятия пойдут гости и участники, вероятные заминки и сложности передвижения, обеспечение аварийного выхода.

Так, вы сразу сможете проанализировать удобство помещения.

Отдельно рассмотрите удобство помещения с точки зрения людей с ограниченными возможностями. Проанализируйте вместительность лифтов, наличие пандусов.

Наличие технической помощи

Ожидайте лучшего, планируйте худшее.

Независимо от того, потратили ли вы несколько недель, месяцев или год на поиск подходящего зала для проведения мероприятия, все проблемы и экстренные ситуации предвидеть невозможно. Именно в этой ситуации слаженная работа команды техподдержки помещения выходит на первый план.

UBI советует: перед тем как заключать договор аренды зала, поинтересуйтесь к кому конкретно вы сможете обратиться в случае возникновения проблемы со звуком, техническими неполадками или даже с отключением электричества.

Аренда зала и гибкая ценовая политика

Многолетняя практика организации мероприятий показывает, что заказчики у которых есть возможность варьировать с датой мероприятия (например, нет чёткой ориентации на конкретную дату, а определён временной промежуток в формате: вторая половина месяца) серьезно экономят при аренде помещения. Проявить гибкость в определении даты мероприятия – отличный способ сэкономить на стоимости аренды зала в Киеве.

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha