Тенденции планирования мероприятий в 2020 году

Не успели мы оглянуться, как подошел к концу 2019 год. Самое время поговорить о тенденциях, ожидающих ивент-индустрию в 2020.

Специалисты UBI Конференц Холл точно знают, какие тенденции планирования мероприятий будут стремительно набирать обороты в 2020 году, а какие сойдут на нет.

В обзоре мы расскажем об основных!

Ключевые тенденции планирования мероприятий 2020

Усиление персонализированного подхода к участникам мероприятий

Персонализация (планирование мероприятия с учетом индивидуальных потребностей) позволяет каждому участнику ивента получить именно то, что ему нужно и интересно.

Без сомнения, персонализация будет ключевой тенденцией 2020 года.

Обратите внимание: учет интересов и ожиданий участников мероприятий ведет к более успешному проведению ивента и эффективному включению аудитории. Ориентация на индивидуальные предпочтения участников даст возможность ивент-организаторам качественно подготовиться и создать оригинальное и полезное событие.

Таким образом, когда потребности целевой аудитории удовлетворены, участники мероприятий осознают, что получили больше пользы от посещения ивента.
Создание персонализированного контента
Социологические исследования, проведенные в 2019 году, показали, что 80% участников опроса считают персонализированный контент более эффективным.

В 2020 году персонализация событий будет включать в себя все этапы подготовки ивента от разработки ивент-стратегии и контента до персонализированных опросов после мероприятия.

Из чего следует, что, планируя событие стоит делать акцент на предоставление уникального опыта, ориентированного на конкретную целевую аудиторию.

UBI Конференц Холл рекомендует: перед разработкой ивент-концепции, необходимо проанализировать данные об участниках мероприятия, полученные из нескольких источников.

Основные направления сбора информации:

• Интересующие аудиторию предстоящие события;
• Продажа билетов;
• Регистрационные сессий;
• Интересы участников.

Увеличение интерактивности мероприятий

Интерактивность во время ивентов в 2020 году не ограничивается просто цифровым опытом. Сегодня участники мероприятий хотят принять активное участие, а не просто свидетельствовать и пассивно слушать изложенный материал.

Так, планируя образовательный ивент, уделите особое внимание подбору спикера, который сможет не просто внятно прочитать доклад, а предоставить аудитории опыт живого взаимодействия и обмена мнениями.

Мероприятия становятся востребование и масштабнее

Сегодня в Украине наблюдается рост спроса на организацию корпоративных мероприятий. Крупный и средний бизнес готов инвестировать около 30% маркетинговых бюджетов в регулярное проведение ивентов.

В 2020 году UBI Конференц Холл прогнозирует увеличение среднего размера мероприятий так, как многие компании в техническом секторе решили объединить свои небольшие ивенты в более крупные мероприятия.

Это значительно повлияет на востребованность оборудованных локаций с большими площадями. Например: конференц холл «Business» – 1000м2, конференц холл «Space» – 900м2.

Баланс бизнес-отдых на мероприятии

Проводя бизнес-ивенты в 2020 году, организаторам необходимо учесть важность баланса между деловой активностью участников во время события и отдыхом.

Планируя ход мероприятия, активно включайте следующие wellness-практики: фитнес-передышки, небольшие перерывы-разминки. Это даст участникам ресурс поддерживать себя в бодром состоянии и отличной физической форме.

Для воплощения такой организаторской концепции приоритетно использование локаций, сочетающих закрытые помещения и возможности open-air.

Например, Конференц Холл «Show» – 700м2. В концепции этой ивент-площадки заложено удачное соединение просторной террасы с панорамным видом и закрытого помещения. Локация «Show» прекрасно подойдет для реализации самых творческих пожеланий организаторов мероприятий.

Food-тенденции 2020

Каждый ивент-менеджер знает важность вкусного перекуса на мероприятии. Накормленный гость – счастливый гость. Эта идиома остается незыблемой в 2020 году.

Специалисты UBI Конференц Холл выделяют две основные Food-тенденции в 2020 году:

1. Сегодня, планируя накормить гостей на ивенте, стоит учитывать, что все больше людей выбирают здоровую, натуральную пищу и предпочитают качество количеству. Составляя меню, включите в рацион блюда из продуктов локального происхождения, содержащих большое количество сезонных овощей и фруктов.
2. С другой стороны, правильная food-подача на мероприятии (в виде кулинарного шоу или мастер-класса) делает еду вкусной составляющей мероприятия, и одновременно дарит гостям приятную возможность переключиться, отдохнуть, познакомиться поближе.

Читайте также: Как выбрать кейтеринг? Советы UBI Конференц Холл

Оцифровка мероприятий

Невозможно игнорировать рост цифровых медиа в ивент-индустрии. Инновации коренным образом меняют способ взаимодействия участников мероприятий.

Так в 2020 году особое внимание следует уделить организации прямой трансляции с ивентов.

Эта техническая возможность не только дает шанс широкой аудитории ознакомиться с материалами мероприятия, но и предоставит организаторам новые каналы для рекламы предстоящих событий.

Бережное отношение к окружающей среде

Ивент-индустрия не может развиваться в изоляции от экологических норм и запросов современного общества на повсеместное сокращение пластиковых отходов.

Планируя организацию мероприятия в 2020, будет уместно тщательно продумать использование перерабатываемых материалов для дизайна и сервировки мероприятия.

Вдумчивый подход к организации мероприятий позволит ивент-менеджерам идти в ногу со временем и быть на одной волне со своей целевой аудиторией.

Не сомневайтесь, участники мероприятия заметят и оценят, наличие на мероприятии переработанных или биоразлогаемых материалов.

Сделать мероприятие экологичней просто:

• Заказать картонные бейджи;
• Организовать сортировку мусора после мероприятия;
• Заказать картонную упаковку для еды.

Безотходность мероприятия

В 2020 году в тренде вдумчивое отношение к отходам. Это западная тенденция все мощнее приживается на украинских просторах.

Ивент-организаторам стоит заранее продумать, как распределить еду оставшуюся после мероприятия. Хорошая практика-передать оставшуюся еду и декор близлежащему приюту или волонтерской организации.

Использование инструментов AR и VR в планирование событий

Виртуальное посещение локации

Сегодня современные мобильные приложения с элементами дополненной реальности (AR) позволяют ознакомиться с локацией просто установив приложение на мобильный телефон.

В распоряжении организаторов мероприятий в 2020 году появится целый арсенал виртуальных и дополненных инструментов. От видеоконференций до виртуальных туров VR.

Инструменты AR помогают более эффективно распределить временной ресурс ивент-специалиста, широко использовать сочетание экспериментального обучения и геймификации во время ивента.

Еще одно технологическое ивент-новшество, которое наберет популярность в 2020 году, – это использование чат-ботов для ответа на часто задаваемые вопросы перед началом мероприятия. Чат-боты ощутимо уменьшат беспокойство посетителей, освобождая организаторов мероприятий от огромного числа повторяющихся рутинных вопросов.

Особенности оформления локаций 2020

Когда дело касается современного оформления помещения – меньше значит больше. Минимализм становится культурным ориентиром для молодых поколений, которые ценят опыт, а не имущество.

Если вы хотите оставаться в тренде в новом году, планируя мероприятие (занимаясь дизайном локации), выбирайте нейтральные и успокаивающие тона для   декорирования ивент-локаций.

Помните: современный декор ивент-площадки тесно связан с экологическими тенденциями устойчивого развития и возрастающей потребностью связи человека с природой. Это стимулирует организаторов мероприятий использовать натуральные материалы, мебель и растения в оформлении ивент-локаций.

Украинская ивент-индустрия не стоит на месте, тенденции в планировании мероприятий стремительно меняются.

Прислушайтесь к советам UBI Конференц Холл в новом году, и ваше мероприятие будет не только актуальным, но и эффективным.