Что нужно знать о стратегии проведения мероприятий от планирования до продвижения

Часто организаторы мероприятий настолько поглощены рабочей рутиной, что формирование полноценной стратегии проведения события уходит на второй план.

Знакомая ситуация?
В нашей статье специалисты UBI Конференц Холл расскажут об основных составляющих и важных нюансах создания успешной стратегии мероприятия.

Стратегия проведения мероприятия

Стратегия мероприятия – это целенаправленная, измеримая и основанная на данных программа проведения и продвижения мероприятия. Стратегия должна четко соответствовать целям ивента. Она определяет дорожную карту действий, организационные возможности и цели события. Формирование стратегии продвижения мероприятия происходит на основе следующих подпунктов:

• Разработка плана события;
• Определение целей ивента;
• Установление бюджета;
• Разработка продвижения мероприятия.

Читайте также: Как продать все билеты на мероприятие

План проведения ивента

План проведения мероприятия призван максимально детализировать и «разложить по полочкам» все организационные действия.

Ивент-планирование базируется на цели и структуре события. Основываясь на категориях событий и типах событий, план мероприятия обеспечивает успешное проведение ивента и возврат инвестиций.

Практика показывает, что наиболее эффективно проводить планирование, одновременно с постановкой целей мероприятия.

Совет от UBI Конференц Холл:

Создавайте презентацию-план ивента, включающую следующие пункты:

• Основные бизнес-цели ивента.
• Связь мероприятие с этими целями.
• Количество подобных ивентов в течение года.
• Анализ ресурсов для проведения мероприятия.
• Прогнозируемый результат.

Цель мероприятия

Цели мероприятия, как правило, конкретные и измеримые.

Вот несколько примеров ивент-целей: объединение коллектива, повышение морального духа, обучение команды, сбор лидов.

UBI Конференц Холл рекомендует: используйте следующие шаги, чтобы установить ивент-цели и достичь намеченных результатов.

Шаг1. Конкретизируйте цели мероприятия

Ключевые вопросы, которые следует учитывать при определении целей и задач мероприятия:

Почему происходит ивент?

Целевая аудитория мероприятия?

Какую пользу принесет ивент участникам?

Как организатор сможет влиять на результативность мероприятия?

Правильные цели события должны соответствовать маркетинговой стратегии бренда, а также общей миссии компании. Важно безошибочно выработать параметры оценки достижения целей.

Например, вы можете реально оценить количество продаж, сделанных до и во время конференции. Но как прогнозировать, сколько посетителей решат вернуться на конференцию в следующем году? Какое количество лидов компания получила в результате проведения ивента? Сколько лидов присоединятся в последующие месяц? Список можно продолжать до бесконечности.

Шаг2. Проведите анализ целей мероприятия по системе «SMART»
Проверьте следующие показатели:

• Понятность;
• Измеримость;
• Достижимость;
• Реалистичность;
• Временные рамки.

Например, декларировать, что вы хотите «провести лучшую маркетинговую конференцию за всю историю», не очень конкретно или измеримо.

Цель, поставленная по системе «SMART»: «спланировать недельный фестиваль музыки кантри к концу июня 2020 года» –  пример конкретной цели с четкими временными рамками.

Шаг3. Измеряйте цели вашего мероприятия с помощью анализа ключевых показателей эффективности

• Затраты на одного участника мероприятия;
• Общее количество лидов, приобретенных на мероприятии;
• Спонсорская оценка проведения мероприятия;
• Общее количество регистраций;
• Рост упоминаний ивента в социальных сетях;
• Удовлетворенность участников содержанием ивента;
• Рост количества активных участников сообщества после события (по сравнению с общим числом до события);
• Численные результаты опросов удовлетворенности участников;
• Оценка промо активностей;
• Сообщения в социальных сетях, лайки и публикации, относящиеся к событию.
• Количество проданных на мероприятие билетов;
• Соотношение затрат и доходов;
• Параметры (увеличение, уменьшение) спонсорского участия;
• Количество повторных участников (для повторяющихся событий).

Измеримость эффективности стратегии проведения мероприятий базируется на ключевых показателях эффективности (KPI).

Особенно полезно для измерения показателей KPI специализированное программное обеспечение, поэтому убедитесь, что у вас в распоряжении есть надежная платформа, со всеми функциями, необходимыми для сбора выбранных данных.

Бюджет ивента

Как правило, расходная часть мероприятия включает прямые и косвенные расходы.

Прямые расходы – затраты, связанные с непосредственной организацией мероприятия.

Косвенные расходы – затраты на функционирование офиса, услуги связи и т.д.

Прямой доход

Не сложно понять и рассчитать прямой доход от ивента. Это деньги, полученные непосредственно от хостинга или участия в мероприятии. Прямой доход включает в себя продажу билетов или регистрационный сбор, спонсорские пакеты, продажу товаров на ивенте, комиссионные отеля.

Прогнозируемые издержки

Прогнозируемые издержки – возможные расходы, существенно не влияющие на бюджет и являющиеся неотъемлемой частью каждого мероприятия.

Они возникают из-за нехватки организаторских ресурсов таких как: технический персонал, продукты или услуги.

Увеличение узнаваемости бренда

Последним, и самым сложным для вычисления, является показатель капитализации бренда, относящийся к стоимости бренда компании. Узнаваемость бренда – нематериальный параметр, который напрямую влияет на такие показатели как увеличение целевой аудитории, рост популярности бренда, продаж.

Продвижение ивента

UBI Конференц Холл рекомендует: занимаясь разработкой эффективной стратегии продвижения события, экспериментируйте, сочетайте проверенные, хорошо зарекомендовавшие себя, диджитал инструменты в комплексе с новыми.

E-mail маркетинг

Почтовые рассылки отлично подойдут для расширения охвата целевой аудитории ивента. Этот диджитал инструмент позволяет создавать, отправлять и отслеживать фирменные электронные письма для эффективной коммуникации с участниками мероприятия. Почтовые рассылки с успехом применяются для оповещения целевой аудитории о деталях мероприятия, текущих скидках и рейтингах.

Веб-сайт события

Первый и самый важный источник информации о мероприятии в Интернете –  это веб-сайт ивента.

Позаботьтесь о достоверности представленной на сайте информации и доступности сайта для мобильных пользователей.

Социальные сети

Рассмотрите возможность инвестирования в инструменты планирования мероприятий в социальных сетях, которые позволяют планировать публикации заранее. Создание календаря постов в Facebook, Instagram поможет улучшить стратегию продвижения мероприятий и ощутимо облегчит жизнь организаторам.

Push-рассылки

Этот эффективный диджитал инструмент набирает все больше поклонников. Push-рассылки предоставляют широкие возможности для сегментации целевой аудитории по интересам, учета специфики и донесения ключевой информации о мероприятии.

Видеомаркетинг

Формирование подлинных связей с целевой аудиторией начинается с понятного донесения информации, и нет лучшего способа эффективно взаимодействовать с потенциальными клиентами, чем представить качественное видео.

Совет UBI Конференц Холл: Для увеличения конверсии активно транслируйте свои мероприятия. Добавляйте короткие и интересные видеоанонсы в e-mail рассылки и на сайт мероприятия.

Comments