Что нужно знать о стратегии проведения мероприятий на 2020 год-от планирования до продвижения

Часто организаторы мероприятий настолько поглощены рабочей рутиной, что формирование полноценной стратегии проведения события уходит на второй план.
Знакомая ситуация?
В нашей статье специалисты UBI Конференц Холл расскажут об основных составляющих и важных нюансах создания успешной стратегии мероприятия.
Стратегия проведения мероприятия
Стратегия мероприятия – это целенаправленная, измеримая и основанная на данных программа проведения и продвижения мероприятия. Стратегия должна четко соответствовать целям ивента. Она определяет дорожную карту действий, организационные возможности и цели события. Формирование стратегии продвижения мероприятия происходит на основе следующих подпунктов:
- Разработка плана события;
- Определение целей ивента;
- Установление бюджета;
- Разработка продвижения мероприятия.
Читайте также: Как продать все билеты на мероприятие
План проведения ивента
План проведения мероприятия призван максимально детализировать и «разложить по полочкам» все организационные действия.
Ивент-планирование базируется на цели и структуре события. Основываясь на категориях событий и типах событий, план мероприятия обеспечивает успешное проведение ивента и возврат инвестиций.
Практика показывает, что наиболее эффективно проводить планирование, одновременно с постановкой целей мероприятия.
Совет от UBI Конференц Холл:
Создавайте презентацию-план ивента, включающую следующие пункты:
- Основные бизнес-цели ивента.
- Связь мероприятие с этими целями.
- Количество подобных ивентов в течение года.
- Анализ ресурсов для проведения мероприятия.
- Прогнозируемый результат.
Цель мероприятия
Цели мероприятия, как правило, конкретные и измеримые.
Вот несколько примеров ивент-целей: объединение коллектива, повышение морального духа, обучение команды, сбор лидов.
UBI Конференц Холл рекомендует: используйте следующие шаги, чтобы установить ивент-цели и достичь намеченных результатов.
Шаг1. Конкретизируйте цели мероприятия
Ключевые вопросы, которые следует учитывать при определении целей и задач мероприятия:
Почему происходит ивент?
Целевая аудитория мероприятия?
Какую пользу принесет ивент участникам?
Как организатор сможет влиять на результативность мероприятия?
Правильные цели события должны соответствовать маркетинговой стратегии бренда, а также общей миссии компании. Важно безошибочно выработать параметры оценки достижения целей.
Например, вы можете реально оценить количество продаж, сделанных до и во время конференции. Но как прогнозировать, сколько посетителей решат вернуться на конференцию в следующем году? Какое количество лидов компания получила в результате проведения ивента? Сколько лидов присоединятся в последующие месяц? Список можно продолжать до бесконечности.
Шаг2. Проведите анализ целей мероприятия по системе «SMART»
Проверьте следующие показатели:
- Понятность;
- Измеримость;
- Достижимость;
- Реалистичность;
- Временные рамки.
Например, декларировать, что вы хотите «провести лучшую маркетинговую конференцию за всю историю», не очень конкретно или измеримо.
Цель, поставленная по системе «SMART»: «спланировать недельный фестиваль музыки кантри к концу июня 2020 года» – пример конкретной цели с четкими временными рамками.
Шаг3. Измеряйте цели вашего мероприятия с помощью анализа ключевых показателей эффективности
- Затраты на одного участника мероприятия;
- Общее количество лидов, приобретенных на мероприятии;
- Спонсорская оценка проведения мероприятия;
- Общее количество регистраций;
- Рост упоминаний ивента в социальных сетях;
- Удовлетворенность участников содержанием ивента;
- Рост количества активных участников сообщества после события (по сравнению с общим числом до события);
- Численные результаты опросов удовлетворенности участников;
- Оценка промо активностей;
- Сообщения в социальных сетях, лайки и публикации, относящиеся к событию.
- Количество проданных на мероприятие билетов;
- Соотношение затрат и доходов;
- Параметры (увеличение, уменьшение) спонсорского участия;
- Количество повторных участников (для повторяющихся событий).
Измеримость эффективности стратегии проведения мероприятий базируется на ключевых показателях эффективности (KPI).
Особенно полезно для измерения показателей KPI специализированное программное обеспечение, поэтому убедитесь, что у вас в распоряжении есть надежная платформа, со всеми функциями, необходимыми для сбора выбранных данных.
Бюджет ивента
Как правило, расходная часть мероприятия включает прямые и косвенные расходы.
Прямые расходы – затраты, связанные с непосредственной организацией мероприятия.
Косвенные расходы – затраты на функционирование офиса, услуги связи и т.д.
Прямой доход
Не сложно понять и рассчитать прямой доход от ивента. Это деньги, полученные непосредственно от хостинга или участия в мероприятии. Прямой доход включает в себя продажу билетов или регистрационный сбор, спонсорские пакеты, продажу товаров на ивенте, комиссионные отеля.
Прогнозируемые издержки
Прогнозируемые издержки – возможные расходы, существенно не влияющие на бюджет и являющиеся неотъемлемой частью каждого мероприятия.
Они возникают из-за нехватки организаторских ресурсов таких как: технический персонал, продукты или услуги.
Увеличение узнаваемости бренда
Последним, и самым сложным для вычисления, является показатель капитализации бренда, относящийся к стоимости бренда компании. Узнаваемость бренда – нематериальный параметр, который напрямую влияет на такие показатели как увеличение целевой аудитории, рост популярности бренда, продаж.
Продвижение ивента
UBI Конференц Холл рекомендует: занимаясь разработкой эффективной стратегии продвижения события, экспериментируйте, сочетайте проверенные, хорошо зарекомендовавшие себя, диджитал инструменты в комплексе с новыми.
E-mail маркетинг
Почтовые рассылки отлично подойдут для расширения охвата целевой аудитории ивента. Этот диджитал инструмент позволяет создавать, отправлять и отслеживать фирменные электронные письма для эффективной коммуникации с участниками мероприятия. Почтовые рассылки с успехом применяются для оповещения целевой аудитории о деталях мероприятия, текущих скидках и рейтингах.
Веб-сайт события
Первый и самый важный источник информации о мероприятии в Интернете – это веб-сайт ивента.
Позаботьтесь о достоверности представленной на сайте информации и доступности сайта для мобильных пользователей.
Социальные сети
Рассмотрите возможность инвестирования в инструменты планирования мероприятий в социальных сетях, которые позволяют планировать публикации заранее. Создание календаря постов в Facebook, Instagram поможет улучшить стратегию продвижения мероприятий и ощутимо облегчит жизнь организаторам.
Push-рассылки
Этот эффективный диджитал инструмент набирает все больше поклонников. Push-рассылки предоставляют широкие возможности для сегментации целевой аудитории по интересам, учета специфики и донесения ключевой информации о мероприятии.
Видеомаркетинг
Формирование подлинных связей с целевой аудиторией начинается с понятного донесения информации, и нет лучшего способа эффективно взаимодействовать с потенциальными клиентами, чем представить качественное видео.
Совет UBI Конференц Холл: Для увеличения конверсии активно транслируйте свои мероприятия. Добавляйте короткие и интересные видеоанонсы в e-mail рассылки и на сайт мероприятия.
Comments