Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

Семинар – специализированное обучающие мероприятие с собственными принципами организации. Он направлен на обучение и информирование участников по конкретной теме. Несмотря на специфику, организовать семинар не так сложно! Все зависит от планирования и прогнозирования.

Если вы не знаете, с чего начать подготовку семинара, внимательно изучите нашу статью.

Советы для проведения успешного учебного семинара отUBI Конференц Холл

Перед семинаром

Отнестись халатно к организации семинара – это все равно, что зайти в лужу в носках: гарантированно вызовет у вас переохлаждение и сильное сожаление.

Вот почему тщательная подготовка перед мероприятием является первым шагом на пути к успешному проведению семинара.

Определите, кто участники семинара

Работаете ли вы в качестве внешнего консультанта или организовываете собственный семинар, самое первое, что необходимо предпринять, это сосредоточиться на людях (участниках семинара).

Постарайтесь понять, кто целевая аудитория мероприятия, каковы ее особенности, и как возможно сопоставить семинар с потребностями участников.

При организации обучающего мероприятия следует учитывать интересы всех заинтересованных сторон:

  • Докладчики;
  • Спикеры;
  • Участники;
  • Промоутеры.

UBI Конференц Холл рекомендует: выбирать одного основного докладчика, таким образом вы обеспечите хороший поток и логическую преемственность в изложении ключевой идеи семинара.

Сформулируйте цели мероприятия

Определение целей семинара является важным первым шагом. Вы должны быть в состоянии дать четкий ответ на вопрос: почему мы организовываем данный семинар?

Например, на некоторых семинарах основной задачей будет создание команды, другие ориентированы на обучение и профессиональное развитие сотрудников и т. д.

Предварительное определение целей мероприятия позволит точно знать, какой тип семинара организовать, и, следовательно, добиться успеха в его организации. На основе собранной информации, выстраиваются второстепенные цели, их приоритетность и разрабатывается поэтапный план действий.

Сделайте предварительное прогнозирование бюджета

Итак, ключевые цели и особенности семинара определены, теперь пришло время узнать, как будут использованы имеющиеся ресурсы для организации ивента. На этом этапе приступаем к составлению бюджета.

Помните, только после того, как вы определили приоритетные цели, начинается оценка средств, необходимых для достижения указанных целей. Каждая из них потребует финансовых ресурсов. Поэтому необходимо обеспечить, чтобы все запланированные расходы не превышали выделенные средства.

Практический совет от UBI Конференц Холл: занимаясь предварительным просчетом бюджета семинара, закладывайте погрешность расходной части (в пределах плюс-минус 10%) для возможных непредвиденных расходов.

Выберите правильную дату

Настало время установить идеальную дату для вашего семинара. Различные параметры даты должны быть тщательно оценены. Это позволит существенно расширить целевую аудиторию мероприятия.

Так стоит избегать «застойных периодов», когда потенциальные участники семинара уходят на каникулы или длительные государственные, национальные, религиозные праздники. Прежде чем установить точную дату события, также можно провести блицопрос участников семинара, выяснив их предпочтения.

Найдите подходящее место

Место проведения мероприятия следует выбирать по нескольким ключевым критериям:

  • Первое – это вместимость. Вместимость в данном случаи означает количество людей, которое может вместить помещение, при этом не создавая для людей внутри дискомфорт;
  • Второй фактор, который необходимо учитывать – удобное местоположение. Проанализируйте насколько удобно добираться к выбранной локации, легко ли будет найти нужное помещение в здании.

Аренда залов для мероприятий в Киеве

Сегодня на столичном рынке набирают актуальность локации, расположенные недалеко от станций метро на пересечении ключевых дорожных магистралей. Что обеспечивает комфортный проезд к месту проведения мероприятия даже в самое загруженное вечернее время.

Так, Конференц Холл «Space» г. Киев, ул. Дорогожицкая, 8 (6-й этаж). Это ивент-площадка (общая площадь – 800 кв. м). вместимость – от 50 до 500 человек.

Обратите внимание: несколько фотографий и план-схем на сайте локации не покажут вам реальное состояние помещения. Хотите убедиться в правильности выбора локации для семинара – приезжайте на просмотр.

Используйте формы для онлайн-регистрации

Современные решения для онлайн-регистрации участников мероприятий помогут вам предварительно подсчитать количество участников семинара и снизить нагрузку. Это позволит легко управлять регистрациями на мероприятии и продавать билеты на мероприятия онлайн. Сегодня онлайн-регистрация имеет первостепенное значение в успехе организации вашего семинара. Вот почему необходимо убедиться, что выбранное решение для онлайн-регистрации удобное, простое в использовании, быстро разворачивается и имеет множество функций, которые помогут управлять регистрациями.

Планируйте последовательность действий

Процесс планирования и координации семинара обычно включает в себя планирование бюджета, выбор подходящей площадки, получение необходимых разрешений, координацию транспортировки и парковки, выбор кейтеринговой компании и места проведения мероприятия, организацию декораций, обеспечение безопасности мероприятий и общественного питания, координация работы персонала. Вы можете запланировать все это с помощью программного обеспечения для онлайн-планирования.

Давайте взглянем на некоторые полезные программы для планирования событий, которые помогают тщательно продумать порядок проведения семинара и облегчить жизнь ивент-менеджерам:

Appointlet

Приложение позволяет легко организовать мероприятия, встречи и настроить необходимое бронирование. Это гибкий инструмент для организации индивидуальных мероприятий и удовлетворения потребностей в планировании с возможностью контроля расписания для учета изменений в последнюю минуту.

Gevme

Приложение, разработанное специально для планирования масштабных событий. Gevme предоставляет многочисленные возможности для организации и отслеживания событий любого типа через хорошо настроенный интерфейс и планировщик событий.

Judgify

Это еще одно решение для планирования и организации ивентов. Judgify прост в использовании и управлении и полностью загружен шаблонами и другими быстрыми и удобными модулями для проведения мероприятий.

Отличное ПО для эффективного планирования событий, управления данными в соответствии с требованиями заказчика к событиям. Judgify

позволяет работать со всеми данными на одной платформе управления событиями.

Приготовьтесь к неожиданному

Принимая во внимание четкий план действий, пришло время быть предельно честным с самим собой. Потому что даже при самых продуманных  планах семинар может пойти совсем не так, как ожидается. Но это нормально. Просто помните, что то, что вы запланировали, может быть не тем, что нужно участникам семинара в данный момент.  И в этом случае организатору мероприятия необходимо сохранять присутствие духа.

Совет UBI Конференц Холл: если семинар назначен на утро, все раздаточные материалы, вывески, стенды, подарки, регистрационные столы, бейджи и многое другое должно быть полностью готово и доставлено на локацию уже накануне вечером.

Создайте возможности для общения

Общение определяет имидж и масштаб вашего мероприятия. Чем больше семинар, тем больше потребуется создать возможностей для общения. Вы можете общаться с участниками через веб-сайт, а также с помощью социальных сетей (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat и т. Д.). Тем не менее, коммуникационная работа на этом не заканчивается. Действительно, после семинара будет важно составить отчет о семинаре – а также электронные письма, чтобы поблагодарить участников и собрать их отзывы и мнения.

Теперь у вас есть подробный гайд по организации успешного семинара.

Планируйте, ставьте амбициозные цели и покоряйте новые ивент-вершины с компанией UBI Конференц Холл!

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
г. Киев

г. Киев, ул. Николая Василенко, 7

(044) 451 92 74