Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

Сегодня электронное приглашения на корпоративное мероприятие – действенный инструмент повышения посещаемости.

В нашей статье специалисты UBI Конференц Холл расскажут все тонкости составления цепляющих электронных приглашений. Мы поговорим о негласных правилах электронного этикета и эффективных ивент-фишках.

Основные этапы создания электронного приглашения

Чтобы создать отличное приглашение на корпоративное мероприятие, обязательно укажите в тексте следующую информацию:

  • Тип события (конференция, круглый стол, бизнес-сессия, семинар).
  • Место и время проведения.
  • График (расписание).
  • Основные докладчики мероприятия.
  • Регистрационная информация.

Будущие участники ивента должны знать о том, что будет происходить на мероприятии, его цели и важнейшие преимущества. Постарайтесь максимально заинтересовать людей и убедить их посетить ваш ивент.

В зависимости от типа мероприятия выделим следующую спецификацию текстового содержания приглашений на корпоративные ивенты:

  1. Семинар

Важно обрисовать тему будущих дискуссий и включить информацию о приглашенных докладчиках. Иногда люди могут интересоваться не самой темой, а докладчиками, поэтому не упускайте возможность заинтриговать потенциальных участников известными именами.

  1. Бизнес-встреча

В некоторых случаях адресат, которому вы отправляете электронное приглашение, даже не будет его первым читателем – секретари могут заранее отфильтровать почту, чтобы узнать, какие из писем достаточно важны. Учитывая это, ивент-менеджер должен использовать информативную тему и четко изложить причину встречи.

  1. Конференция

Конференции часто включают ряд мероприятий или дискуссионных панелей. Вот почему так важно указать не только место и дату, но и предоставить своим гостям подробное расписание события. Хорошо, если получится в приглашении кратко описать повестку дня или добавить ссылку с дополнительной информацией. Также следует подумать о удобстве клиентов и разместить кнопку или ссылку для онлайн-регистрации.

Вот несколько примеров текста, которые вы можете написать на кнопках:

  • «Зарегистрируйтесь сейчас»;
  • «Забронировать место»;
  • «Узнать больше».

Ключевые структурные элементы электронного приглашения

Тема – это то, что ваши получатели увидят в первую очередь. Постарайтесь сразу «зацепить» клиента. Помните, если вы не сможете заинтересовать человека, он не будет читать приглашение дальше. Основная цель формулировки темы –  предоставить как можно больше информации о предстоящем ивенте. Оптимально уложиться в 30-40 символов.

Основной текст. Эта часть приглашения должна включать всю важную информацию о событии. В основной части текста приглашения изложите ключевые детали мероприятия. Помните, «краткость – сестра таланта». Не перегружайте читателей лишними фактами.

UBI Конференц Холл рекомендует:

Наши глаза могут прочитать около восьми слов с первого взгляда, поэтому формулируйте тему приглашения коротко и ясно. Оптимальное количество символов темы до 70, но убедитесь, что она содержит всю необходимую информацию, которая может привлечь внимание потенциального участника мероприятия.

Header /Footer. Здесь обычно размещается обращение и контактная информация. Это уточняющие части электронного письма. Начните свой текст с официального приветствия. Обязательно указывать имя вашего адресата (многие люди используют стандартную фразу «Уважаемый…имя адресата»). Обращение по имени –  возможность подчеркнуть важность каждого потенциального гостя. Очевидно, что все должно быть сделано без орфографических ошибок, поэтому, если вы не уверены в правописании, нейтральное приветствие лучше, чем имя, написанное с ошибками. Название вашей организации может быть упомянуто в начале, но мы настоятельно рекомендуем поместить его в конце. Это можно сделать с помощью специальных почтовых подписей. Не забывайте о формальности и в завершении стоит добавить «Мы с нетерпением ждем вашего ответа».

Тонкости электронного этикета

Существуют определенные фишки, которые нужно иметь в виду при написании электронного приглашения на корпоративный ивент.

Например, никогда не используйте свой личный аккаунт для отправки официальных приглашений – используйте только корпоративный.

Начинайте текст пригласительного с формального приветствия (стоит отказаться от «Привет всем» или «Йо»).

Удалите восклицательные знаки – не используйте более одного подряд и убедитесь, что вы дважды проверили свои попытки юмора –  не все шутки могут показаться остроумными широкой аудитории.

Используйте опцию «ответить всем», только если это абсолютно необходимо.

Уделите достаточно внимания корректуре текста. Ошибки в электронных приглашениях приведут к падению имиджа вашего мероприятия.

Тренды 2020 в написании электронных приглашений

Добавьте видео

Первая и самая популярная фишка – это видео, встроенные в электронные приглашения. С ним вы реально будете выделяться среди конкурентов.

Помните, что текстовые электронные приглашения создают почву для неверного толкования информации и неправильных представлений, но с видео в электронных письмах возможно наглядно продемонстрировать, что вы имеете в виду.

Небольшие видео в электронных пригласительных также позволят организаторам ближе познакомиться с участниками ивентов, создать дополнительный уровень комфорта и завоевать доверие целевой аудитории.

Включите эмоциональную составляющую

Формируя текст пригласительного, постарайтесь вызвать положительные эмоции у потенциальных читателей. Хорошо, когда приглашение содержит интересную информацию о преимуществах и результатах анонсируемого события.

UBI Конференц Холл рекомендует: заранее определите свою целевую аудиторию и создайте портрет потенциального участника мероприятия. Это позволит вам предоставить нужную информацию и выявить, как лучше всего повлиять на тех, кто будет ее читать.

Сегментируйте целевую аудиторию

Сегментация – маркетинговая e-mail стратегия, которая подразумевает разделение всего объема целевой аудитории на более мелкие группы в соответствии с их отличительными чертами и сходством. Сегментация при создании рассылок корпоративных электронных приглашений показала отличный результат. Так, согласно социологическому исследованию, сегментированные кампании по электронной почте увеличили доход от продажи билетов на деловые мероприятия на 76%.

Это означает, что ваш подход должен меняться, и каждая целевая группа клиентов и потенциальных участников мероприятий прорабатывается индивидуально.

Подберите оптимальное время отправки

Когда лучше всего отправлять электронные приглашения на ивенты? Утром? Вечером? А может быть по пятницам? Каждый ивент-менеджер, особенно новичок в e-mail маркетинге, задает себе эти и многие другие вопросы. К сожалению, не существует универсального ответа и единственного верного решения.

Чтобы определить наиболее подходящее время для отправки электронных приглашений, изучите, когда ваши конкуренты отправляют свои электронные письма. Это позволит понять какая частота и время будет давать оптимальный результат. Протестируйте и найдите наиболее подходящее время и график, а также когда ваша целевая аудитория больше всего взаимодействуют с электронными письмами.

Сформируйте эксклюзивное предложение

Создайте у потенциальных участников ивента ощущение причастности к «узкому кругу приглашенных». Укажите в тексте, что определенные программы или бонусы доступны только для присоединившихся с помощью электронного приглашения.

Уделите внимание оформлению

Основная цель отправки электронных приглашений – привлекать внимание и конвертировать получателей писем в участников корпоративных мероприятий. Важно не только писать хорошо структурированные, убедительные и привлекательные электронные приглашения, но и учитывать, насколько четко и красиво они отображаются.

Прежде всего, убедитесь, что ваши электронные приглашения будут правильно отображаться во всех почтовых клиентах. Также протестируйте доступность просмотра рассылки на мобильных телефонах и планшетах.

Используйте привлекательные визуальные эффекты. Например, баннер с броской картинкой и текстовым призовом к действию в заголовке приглашения.

Для привлечения внимания прекрасно подойдут причудливые GIF-файлы, мемы и другие анимированные фишки.

Используйте советы UBI Конференц Холл, и пускай на ваших ивентах все билеты будут проданы заранее!

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
г. Киев

г. Киев, ул. Николая Василенко, 7

(044) 451 92 74