Logo
X

Загрузить приложение с app store или play market

apple   google
AR

Сегодня организаторы мероприятий уделяют все больше внимания выбору подходящего пространства для проведения ивента. Современная ивент-локация должна максимально соответствовать ожиданиям целевой аудитории, быть созвучной ключевым целям события и задавать его тон.

В нашем материале специалисты UBI Конференц Холл расскажут, как выбрать подходящее место проведения мероприятия, и ответят на вопрос: «Как локация влияет на успех ивента?».

Первый шаг — анализ основных целей предстоящего мероприятия

Совет UBI Конференц Холл: изучите свою целевую аудиторию. Как показывает практика, анализ профилей потенциальных участников мероприятия помогает организовать ивент, который получит много положительных отзывов. Для максимально эффективной организации мероприятия установите связи между ценностями и потребностями целевой аудитории и миссией бренда.

Перед началом организации ивента спросите себя: «Что должно дать мероприятие участникам?». Этот простой вопрос покажет направление всей концепции мероприятия (выбор темы, формата, определения бюджета, места, времени и т.д). Вы поймете, насколько удовлетворяете потребности целевой аудитории и соответствуете ее ожиданиям.

Внимательно проанализируйте компанию, для которой планируете мероприятие. Цель организатора ивента — транслировать ценность мероприятия для целевой аудитории.

Как совместить цели мероприятия и место проведения ивента

В наши дни «персонализация» — ключевое слово в ивент-индустрии. Большинство организаторов мероприятий применяют полученную информацию об аудитории для персонализации всего, от выбора докладчика на конференции до результатов обучения и вариативности блюд.

Так почему же мы все еще ориентируемся на доступность и стоимость, когда выбираем место проведения ивентов? Не поймите превратно, эти вещи очень важны, и организатор не может забронировать помещение, которого нет в наличии или выйти за рамки бюджета. Однако хорошо, когда выбор места проведения ивента точно отражает миссию бренда и соответствует предпочтениям целевой аудитории.

Согласитесь, это будет как минимум странно, если компания, которая придерживается высоких экологических стандартов в производстве, выберет местом проведения обучающего тренинга локацию, не соответствующую современным экостандартам.

На что ориентироваться при выборе места для проведения мероприятия в Киеве

Для начала, определите, как миссия компании может быть связана с местом проведения мероприятия.

Скажем, вы организовываете обучающий семинар для дилерской сети премиального товарного сегмента. Вам стоит обратить внимание на инновационные помещения, оборудованные всем необходимым.

Например, на локацию Fusion, общей площадью 645 кв. м. Это открытое креативное пространство с Welcome зоной и Выставочной зоной.. При необходимости локацию можно оборудовать сценой, разместить необходимую звуковую и световую аппаратуру.
Применяйте метод «большого охвата»

Составьте краткий список возможных локаций для проведения ивента и посетите их. Находясь в помещении, спросите себя: «Соответствует ли это пространство потребностям и целям мероприятия?».

Помните, сегодня успех мероприятия в первую очередь связан с незабываемым опытом его участников, впечатлениями, которые останутся в памяти навсегда. Поэтому одно из основных требований к локации — возможности для комфортного общения.

Убедитесь, что участникам мероприятия будет комфортно не только слушать спикеров, но и обмениваться мнениями и неформально общаться.
Проанализируйте геолокацию

Организовывая масштабное мероприятие для сотни участников, уделите особое внимание удобной транспортной развязке.
Столичное движение часто сопряжено с пробками и трудностями проезда. Поэтому хорошо, если локация расположена в пешей доступности от метро и одновременно на пересечении транспортных магистралей.
Узнайте о наличии парковки
В зависимости от целевой аудитории ивента, а также от того, как они будут добираться до локации, может понадобиться парковка. Участникам мероприятия, которые приедут на личных авто, будет очень неудобно, если рядом не окажется парковки или число мест на ней будет ограничено.
Уточните о техническом оснащении
Чтобы провести конференцию, понадобятся микрофоны, проектор, большой экран, аудио-оборудование. Выгоднее выбирать площадку, которая уже оснащена всем необходимым. Например, локация Business состоит из 2 конференц-залов (большого и малого), welcome-, lounge и coffee-зоны. Оба зала оснащены проекторами, экранами и флипчартами, а в большом помещении также установлена современная акустическая система.
Проверьте наличие места для фотозоны
Во время подбора локации, не забудьте проверить, удастся ли устроить фотозону. Стойку для баннера с логотипом компании нужно размещать в просторном месте, чтобы вся фотозона помещалась в объектив фотографа.
Позаботьтесь о мебели
Для конференции или семинара понадобятся стулья, столы для разговоров за чашечкой кофе, а также мягкая мебель для отдыха во время перерывов. От того, насколько комфортно будет участникам, зависит общая оценка мероприятия.

 UBI Конференц Холл рекомендует:

Проверьте наличие дополнительных услуг и удобств

Убедитесь, что в выбранном помещении удастся провести мероприятие с полным комплексом услуг. Вам не придется отказываться от перерывов на кофе из-за того, что в помещении негде обустроить coffee-зону. Или отправлять гостей на обед в кафе через дорогу, так как вы не успели договориться с кейтеринговой компанией. Сотрудничество со службой технической поддержки, ивент-агентством или кейтеринг-компанией — выгодный и экономичный вариант.

7 вопросов, которые задают клиенты UBI Конференц Холл

  1. Какие варианты помещений вы предлагаете?

UBI Конференц Холл предлагает арендовать инновационные площадки для проведения конференций, бизнес-встреч, семинаров, лекций, выставок, тренингов, корпоративов и прочих ивентов. Площадь зависит от числа участников, а список услуг — от формата мероприятия.

Наша ивент-команда предлагает полный спектр услуг: от поиска и подготовки площадки до проведения ивента.

  1. Какие мероприятия вы организовываете?

У команды организаторов UBI есть опыт проведения тимбилдингов, конференций, презентаций, дефиле, выставок, ярмарок и прочих ивентов. Здесь подберут площадку и список услуг под ваш формат мероприятия.

  1. Где территориально находятся площадки, которые вы предлагаете?

UBI Конференц Холл — это сеть из 7 площадок, которые расположены в центре Киева и пригороде. Вы можете выбрать вариант, который подходит вам по формату и расположению.

  1. Вы предоставляете техническое оборудование?

Да, площадки оснащены звуковыми системами, экранами, проекторами. Если нужного оборудования не будет на локации, то команда его предоставит.

  1. А мебель?

Да, на локациях уже есть мебель: столы, стулья, диваны, декор.

  1. Кто будет заниматься подготовкой мероприятия?

Проект ведет персональный менеджер, подготовкой занимается организатор с командой подрядчиков. Вам не придется думать, как украсить помещение и где заказать нужную полиграфию, этим занимается команда UBI Конференц Холл.

  1. Вы также занимаетесь кейтерингом. Как мне быть уверенным в качестве еды?

Компания ценит свою репутацию, поэтому здесь готовят только из свежих продуктов. Также команда предлагает выбрать одно из готовых меню или составить собственный список блюд.

Планируя мероприятие, организатору важно адаптировать каждый аспект под потребности аудитории. Не сомневайтесь, если вы покажете, что для вас комфорт и удобство аудитории на первом месте, такой подход обязательно найдет отклик у участников.

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
г. Киев

г. Киев, ул. Николая Василенко, 7

(044) 451 92 74