Чем заняться ивент специалисту на время карантина? Советы от UBI Конференц Холл

Эпидемия короновируса основательно меняет ивент-ландшафт и реалии украинского MICE-бизнеса. Все больше людей осознанно остаются на самоизоляции не желая подвергать себя опасности. Мы наблюдаем как массово отменяются и переносятся на неопределенный срок отраслевые мероприятия, выставки, форумы, ярмарки и другие офлайн-события.
Самое время опробовать новые технологии и провести свои ивенты в онлайн-формате.
Команда UBI Конференц Холл подготовила пошаговую инструкцию проведения ивентов в формате онлайн.

С чего же начать подготовку к организации онлайн-мероприятий?

Анализ целевой аудитории

1. Продумайте заранее на какое количество участников вы можете потенциально рассчитывать?
2. Есть ли участники из других городов и стран?
3. Каким образом это может повлиять на специфику организации (местные праздники, нестыковки часовых поясов и т.д)?

Проведите опрос
Стоит поинтересоваться как изменились планы участников в связи с карантином и насколько они заинтересованы в посещении события в онлайн.

Выбор формата взаимодействия

Если в ходе мероприятия предполагается активное общение, необходимо заранее подобрать правильный формат взаимодействия. Это может быть голос, видео, чат.

Обеспечение технической части

Как правило, количество участников мероприятия является определяющим фактором в выборе нужных технических мощностей.
UBI Конференц Холл рекомендует: используйте Full HD для организации трансляции масштабных мероприятий.  Для небольших ивентов достаточно интернет-канала от 256–512 килобит, веб-камеры и гарнитуры с обеих сторон, а также программы Скайп у всех участников. Если потребуется демонстрация слайдов, рабочего стола – то имеет смысл задействовать для организации события более серьезное онлайн-решение. Например, AdobeConnect или Вебинар. ру.
Организовывая онлайн ивент позаботьтесь об обеспечении надлежащего уровня тех.поддержки. Таким образом вы будете уверены, что изображение, звук и другие нюансы, определяющие комфорт аудитории, обеспечиваются на надлежащем уровне.

Нюансы записи онлайн-мероприятий:

• Заранее загрузите макеты с презентациями (как правило, требуется дополнительное время на конвертацию материала);
• Протестируйте оборудование;
• Подготовьте фон (проверьте соответствие фона стилю ивента).
• Правильно выставьте освещение. Для эффективного онлайн-общения важно позаботиться о том, чтобы лица участников были хорошо освещены. Мы не рекомендуем садиться лицом к окну так как на экране вместо лица будет отображаться темный силуэт. Идеально когда свет падает сбоку или сзади.

Подготовьтесь к записи онлайн-мероприятия

Наверняка, найдутся участники, которые не смогли присоединиться к онлайн-трансляции вовремя. Позаботьтесь о создании качественной записи мероприятия – это отличное решение для опоздавших на просмотр события.

Инструменты для организации мероприятий онлайн

Телетрансляция

Сегодня телетрансляции далеко не ноу-хау в проведении мероприятий. Это замечательный способ связать людей на расстоянии. Рекомендуем активно использовать его для организации обучающих и бизнес мероприятий.

Мобильные и десктопные приложения для переноса мероприятий в онлайн

Такие IT продукты позволяют привлекать большое количество участников. Современные приложения с успехом помогут провести бизнес-презентацию, обучающее мероприятие, конференцию и другие виды ивентов. Большинство из них интерактивны и имеют приятный бонус в виде системы сбора и накопления баллов, за участие в конкурсах и активностях.
Основной посыл организации онлайн-мероприятий: нет ничего невозможного в современном мире. Изучайте интернет-технологии, применяйте креативный подход и ваши онлайн-мероприятия превзойдут все ожидания.

UBI Конференц Холл рекомендует: используйте для проведения небольших мероприятий онлайн-платформу eTutorium. Это бесплатный ресурс для проведения небольших обучающих ивентов и онлайн-встреч.
Сегодня Digital-инновации только начинают встраиваться в сферу организации мероприятий. Мы уверены, что возникший во время карантина запрос на онлайн-события – это хорошая возможность выйти на новый уровень взаимодействия с аудиторией.

Comments