Чем заняться ивент специалисту на время карантина? Советы от UBI Конференц Холл

Эпидемия короновируса основательно меняет ивент-ландшафт и реалии украинского MICE-бизнеса. Все больше людей осознанно остаются на самоизоляции не желая подвергать себя опасности. Мы наблюдаем как массово отменяются и переносятся на неопределенный срок отраслевые мероприятия, выставки, форумы, ярмарки и другие офлайн-события.
Самое время опробовать новые технологии и провести свои ивенты в онлайн-формате.
Команда UBI Конференц Холл подготовила пошаговую инструкцию проведения ивентов в формате онлайн.
С чего же начать подготовку к организации онлайн-мероприятий?
Анализ целевой аудитории
1. Продумайте заранее на какое количество участников вы можете потенциально рассчитывать?
2. Есть ли участники из других городов и стран?
3. Каким образом это может повлиять на специфику организации (местные праздники, нестыковки часовых поясов и т.д)?
Проведите опрос
Стоит поинтересоваться как изменились планы участников в связи с карантином и насколько они заинтересованы в посещении события в онлайн.
Выбор формата взаимодействия
Если в ходе мероприятия предполагается активное общение, необходимо заранее подобрать правильный формат взаимодействия. Это может быть голос, видео, чат.
Обеспечение технической части
Как правило, количество участников мероприятия является определяющим фактором в выборе нужных технических мощностей.
UBI Конференц Холл рекомендует: используйте Full HD для организации трансляции масштабных мероприятий. Для небольших ивентов достаточно интернет-канала от 256–512 килобит, веб-камеры и гарнитуры с обеих сторон, а также программы Скайп у всех участников. Если потребуется демонстрация слайдов, рабочего стола – то имеет смысл задействовать для организации события более серьезное онлайн-решение. Например, AdobeConnect или Вебинар. ру.
Организовывая онлайн ивент позаботьтесь об обеспечении надлежащего уровня тех.поддержки. Таким образом вы будете уверены, что изображение, звук и другие нюансы, определяющие комфорт аудитории, обеспечиваются на надлежащем уровне.
Нюансы записи онлайн-мероприятий:
- Заранее загрузите макеты с презентациями (как правило, требуется дополнительное время на конвертацию материала);
- Протестируйте оборудование;
- Подготовьте фон (проверьте соответствие фона стилю ивента).
- Правильно выставьте освещение. Для эффективного онлайн-общения важно позаботиться о том, чтобы лица участников были хорошо освещены. Мы не рекомендуем садиться лицом к окну так как на экране вместо лица будет отображаться темный силуэт. Идеально когда свет падает сбоку или сзади.
Подготовьтесь к записи онлайн-мероприятия
Наверняка, найдутся участники, которые не смогли присоединиться к онлайн-трансляции вовремя. Позаботьтесь о создании качественной записи мероприятия – это отличное решение для опоздавших на просмотр события.
Инструменты для организации мероприятий онлайн
Телетрансляция
Сегодня телетрансляции далеко не ноу-хау в проведении мероприятий. Это замечательный способ связать людей на расстоянии. Рекомендуем активно использовать его для организации обучающих и бизнес мероприятий.
Мобильные и десктопные приложения для переноса мероприятий в онлайн
Такие IT продукты позволяют привлекать большое количество участников. Современные приложения с успехом помогут провести бизнес-презентацию, обучающее мероприятие, конференцию и другие виды ивентов. Большинство из них интерактивны и имеют приятный бонус в виде системы сбора и накопления баллов, за участие в конкурсах и активностях.
Основной посыл организации онлайн-мероприятий: нет ничего невозможного в современном мире. Изучайте интернет-технологии, применяйте креативный подход и ваши онлайн-мероприятия превзойдут все ожидания.
UBI Конференц Холл рекомендует: используйте для проведения небольших мероприятий онлайн-платформу eTutorium. Это бесплатный ресурс для проведения небольших обучающих ивентов и онлайн-встреч.
Сегодня Digital-инновации только начинают встраиваться в сферу организации мероприятий. Мы уверены, что возникший во время карантина запрос на онлайн-события – это хорошая возможность выйти на новый уровень взаимодействия с аудиторией.
Comments