Полное руководство по составлению бюджета мероприятий

Команда UBI Конференц Холл подготовила руководство по составлению бюджета мероприятия. В статье мы расскажем, как рассчитать расходы и как сэкономить, если денег на мероприятие не хватает.

Статьи расходов

При расчете бюджета нужно подробно расписать расходы. На первом этапе это могут быть примерные суммы — они дадут общее представление. По ходу планирования вы будете уточнять суммы расходов и в итоге сформируете точный бюджет мероприятия. Сюда входит аренда и оформление помещения, аренда оборудования, питание и развлекательная программа.

Аренда помещения

К поиску локации приступают, как только известны формат события и количество участников. Заказывают ресторан, загородную усадьбу, современный лофт или клуб — это зависит от целей мероприятия.

Аренда — самая затратная и наименее гибкая статья расходов. Урезание бюджета часто приводит к поиску новой локации, на такой случай нужно иметь запасной вариант. Локацию стоит заказывать как можно скорее. Если не сделать это заранее, помещение на нужную дату может арендовать кто-то другой. Например, локацию для проведения большой конференции нужно заказывать примерно за 2-3 месяца, а для семинара на несколько десятков человек — за 2-3 недели.

Оформление помещения

Здесь многое зависит от формата мероприятия, иногда расходы на оформление полностью вычеркивают со сметы. Но часто без этого никуда — потребуется декорация шоу, оформление сцены и фотозон.

В эту статью расходов входят прямые затраты на производство декоративных материалов и сопутствующие расходы: разработка идеи, создание декораций, доставка к месту проведения и сборка.

Аренда оборудования

Для проведения мероприятий нужны звуковая техника, плазменные панели, проекторы. Иногда все необходимое оборудование уже есть на площадке. В этом случае у арендодателя нужно уточнить, входит ли использование техники в стоимость аренды помещения.

Если арендовать помещение и технику у разных компаний, стоимость будет выше — придется доплачивать за транспортировку и установку.

Питание

Формат питания зависит от типа мероприятия. Это может быть банкет, фуршет или кофе брейк. Самый затратный вариант — банкет. Он предполагает рассадку гостей, несколько смен блюд и обслуживание. Фуршет дешевле в организации, его организовывают на форумах, выставках и других мероприятиях с большим количеством гостей. Самым экономичным будет кофе брейк — участники могут выпить кофе или чай и перекусить легкими закусками. Кофе брейк проводят на конференциях, презентациях и бизнес тренингах.

Точного меню составлять не нужно. Достаточно знать количество участников и сообщить общие пожелания по питанию. Организатор составит варианты с разным средним чеком за человека — вы выберете подходящее меню.

Если арендодатель не предлагает услуги питания, нужно организовать кейтеринг. Кейтеринговая компания позаботится о выездном обслуживании мероприятия и организует кофе брейк, фуршет или банкет.

Программа

Формат развлечений зависит от бюджета. Следует подробно расписать расходы на программу, поскольку так их легче контролировать. К ним относятся:

• Ведущий. Например, профессиональный ведущий стоит 10 тысяч гривен. Если клиент хочет видеть медийную личность, стоимость может достигать 100 тысяч гривен или больше;
• Артисты. Расценки артистов также зависят от известности. Выступление кавер-бэнда будет стоить от 10-15 тысяч, а звезды эстрады — от 200-300 тысяч гривен;
• Фото- и видеосъемка. Услуги профессиональных фотографов и видеографов могут обойтись в сумму 10 тысяч гривен за несколько часов работы;
• Декорации для развлечений. Для проведения квестов, конкурсов и мастер-классов понадобятся стенды, стойки и другие реквизиты.

Непредвиденные расходы

От форс-мажоров не застрахован никто, а организаторы мероприятий — тем более. Часто возникают ситуации, когда расходы нужно увеличить уже после утверждения. Это может быть что-угодно: поставщик поднял расценки на услуги, срочно нужно купить подарки для партнеров или требуется арендовать дополнительную технику. Чтобы избавиться от таких проблем, закладывайте дополнительно 10-15% к общей сумме.

Рекомендации по составлению бюджета

Мы собрали несколько советов, которые помогут сформировать бюджет:

• С самого начала определите цель мероприятия. Это поможет выбрать формат и распределить расходы;
• Не затягивайте с составлением бюджета. Начинайте работу, как только известны дата и количество участников;
• Не игнорируйте мелкие расходы. Чтобы не превысить бюджет, распишите все максимально подробно;
• Ознакомьтесь с ценами разных подрядчиков. Так вы выберете лучший вариант по стоимости и качеству;
• Пересматривайте бюджет. В ходе планирования мероприятия расходы могут меняться.

Как сэкономить

Бывает, что проект не вписывается бюджет, и приходится резать часть расходов. Чтобы это не сказалось на качестве мероприятия, стоит правильно расставить приоритеты. Узнать о приоритетах вы можете у заказчика — задайте ему вопросы о формате и целях мероприятия. Если событие — часть PR-кампании или способ привлечь инвесторов, нельзя экономить на зрелищности. Если корпоратив для сотрудников компании — экономят на оформлении, аренде и шоу-эффектах.

Экономить стоит на главных расходах — на них уходит основная часть денег. Экономия на персонале, ведущих и оборудовании такого эффекта не даст, но испортит впечатление от праздника.

Event-услуги можно заказать в UBI Конференц Холл. Компания имеет собственные площадки и предлагает полный комплекс услуг: кейтеринг, трансфер гостей, проживание в отеле и рекламное сопровождение.

Comments