Logo

Организация мероприятия — это сложный процесс с множеством тонкостей. Новичкам уследить за всеми моментами сложно, поэтому нередко мероприятия не производят должного впечатления на участников или вовсе проваливаются. Чтобы помочь начинающим event-специалистам, команда UBI Конференц Холл подготовила список самых распространенных ошибок планирования мероприятий. Если воспользоваться нашими советами и устранить ошибки — ваши ивенты будут успешными, а клиенты довольными.

Ошибка № 1: не определены цели мероприятия

Цель мероприятия — это то, чего нужно добиться в конечной перспективе: повысить узнаваемость бренда, увеличить продажи, добиться желаемого позиционирования или собрать деньги. Без конкретной цели не понятно, как планировать ивент. Компания потратит кучу денег, но не получит результата.

Чтобы узнать цели, общайтесь с клиентом: узнайте зачем он хочет организовать мероприятие и чего он хочет добиться. Выясните, на каких моментах заказчик хочет сделать акцент. Так вы определите правильный формат события и количество гостей, спланируете бюджет, выберете развлекательную программу.

Иногда у клиента есть цель, но он не знает, какой формат подойдет лучше или он имеет ошибочное представление о результате. Опытный event-специалист скорректирует цели, предложит новый формат и спланирует мероприятие, которое решит задачу клиента.

Не начинайте планировать ивент, если нет четких целей — это приведет к заведомо плохому результату. Побольше общайтесь с клиентом и узнайте, что ему нужно. Вы должны понимать, для кого это мероприятие, какие задачи оно решает и как измерять результат.

Ошибка №2: отсутствует план “Б”

Новички составляют единственный план, где все прописано так, как должно происходить в идеале. На самом деле все часто идет по-другому. Например, неожиданно начал идти дождь, сгорело электрооборудование, появились незапланированные расходы. Организатор получает стресс и пытается исправить проблемы на ходу, а мероприятие становится на грани провала.

Непредвиденных ситуаций можно избежать, если составить план “Б”. Сделать это сложно, поскольку нужно предугадать критические ситуации, которые могут случиться на ивенте. Чтобы облегчить эту работу, рассмотрите специфику мероприятия и продумайте области, которые восприимчивы к подобным ситуациям. На вопросы “а что если..” должны быть ответы “ сделаем так…”. Если поставщик сообщает, что не может выполнить обязанностей, нужно иметь контакты других компаний. Чтобы не возникло проблем с электричеством, убедитесь, что на площадке есть генератор.

Ошибка №3: неправильно рассчитано время на подготовку

Затягивать с подготовкой мероприятия нельзя. Многие организаторы неправильно рассчитывают время, а потом пытаются сделать все за пару дней. Это стоит потраченных нервов, вы не успеете реализовать все идеи, которые задумывали.

Начинайте планирование, когда известны дата, количество гостей и бюджет мероприятия. Локации бронируют как можно раньше. Если не позаботиться об этом — на нужную дату место могут арендовать под другое мероприятие. С докладчиками, артистами и фотографами также договариваются намного раньше даты мероприятия.

Справляться с задачами помогут планировщики. Если вы составите список из этапов подготовки, то будете лучше ориентироваться и не забудете ничего важного. Некоторые задачи можете выполнять одновременно. Главное — не оставляйте слишком много дел на последние дни, чтобы не образовался эффект снежного кома.

Какие моменты учитывать начинающему event-специалисту

Мы разобрали три основные ошибки планирования мероприятия, которые встречаются у начинающих event-специалистов. Но подобных ошибок намного больше. Чтобы стать профессиональным организатором мероприятий, нужно учитывать и другие моменты.

Проверять тематику мероприятия на актуальность

Проверка тематики на актуальность — обязательный момент при подготовке. Если тематика не актуальна, то даже лучший с точки зрения организации ивент не оставит у гостей никаких эмоций.

Чтобы понять, актуальна ли тематика, нужно составить ряд вопросов:

  • Проводятся ли в регионе мероприятия с похожей тематикой. Для лучшего понимания изучите обратную связь гостей в социальных сетях;
  • Популярны ли приглашенные спикеры.  Популярный ведущий будет интересен большинству гостей;
  • Как вы сможете общаться с аудиторией онлайн. Многие организаторы транслируют ивенты онлайн, делают мгновенный фоторепортаж, создают приложения — все это увеличивает вовлеченность аудитории.

Если учитывать эти моменты, мероприятие будет интересным для аудитории, оно выполнит поставленные задачи.

Нанимать достаточно персонала

На мероприятии должно быть достаточно персонала. Это стоит больше денег, но экономия не оправдана. Если гости вспоминают, как они 10 минут ждали парковщика или искали официанта — мероприятие провалено.

При подборе персонала выбирайте тех сотрудников, которые уже работали с мероприятием того формата, который вы планируете. Расскажите о программе ивента, о гостях и к кому обращаться, если возникнут вопросы. Хороший персонал спасет не лучшее по организации мероприятие.

Предусматривать непредвиденные расходы

Никто не застрахован от случаев, когда нужно срочно увеличить бюджет мероприятия. У подрядчиков могут увеличиться расценки, потребуется заказать услуги дизайнеров. О таких вещах стоит думать заранее и предусматривать в бюджете 10-15% на непредвиденные расходы. Бюджет нужно продумать до мелочей и предоставлять отчеты руководству и заказчику в удобном виде.

Чтобы мероприятие не было под угрозой срыва, а участники были в восторге — стоит пользоваться услугами профессионалов. Команда UBI Конференц Холл позаботится об этом: составит бюджет, продумает формат и учтет пожелания клиентов!

Comments



Соглашение на обработку персональных данных

captcha




Рассчитать стоимость аренды

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Рассчитать стоимость event проекта

Количество участников

Тип мероприятия

Дополнительные услуги

Дата

Кол-во дней

Контактная информация

Соглашение на обработку персональных данных

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
г. Киев

г. Киев, ул. Николая Василенко, 7

(044) 451 92 74