Logo
X

Завантажити додаток з app store або play market

apple   google
AR

Перше, з чим стикається людина, приходячи на конференцію – це реєстрація. Відповідно, формувати враження про захід людина починає саме з вхідної зони. І чим довше черги реєстрації, чим більше людей, що бігають від стійки до стійки і не знають, як знайти себе в списках, тим складніше організатором буде реабілітуватися, і залишити у присутніх позитивні емоції про подію.

Простота

Відкриваючи двері приміщення, в якому проходить ваша конференція, гостю повинно бути легко зорієнтуватися, куди йому треба йти і що робити. Тому логічно продумайте, як полегшити учасникам реєстрацію. Особливо це важливо для великих заходів. Потурбуйтеся про покажчики, що допоможуть провести гостей до стійок реєстрації, а також про консультантів, які, в разі виникнення питань у людей, могли б оперативно на них відповісти.

Пропуск за списками

Найпоширеніший спосіб реєстрації учасників заходу – відзначати їх у заздалегідь підготовлених списках. Він ідеально підходить для невеликих конференцій, але якщо передбачається присутність великої кількості учасників, процес може затягнутися. Щоб оптимізувати і прискорити реєстрацію, можна скористатися такими порадами:

Алфавітний порядок щоб витрачати менше часу на пошук прізвища гостя, необхідно сформувати списки учасників заздалегідь в алфавітному порядку. У разі масштабного заходу, така невелика маніпуляція з алфавітом допоможе заощадити близько години часу.

«Розділяй і володарюй»

Розділіть один потік людей на кілька. Таким чином, за одним столом може проходити реєстрація учасників за прізвищами на букву А–3, за іншим – 3-Н і так далі. Також можна розділити людей і за іншими характеристиками, наприклад, VIP-гості і преса, представники однієї компанії і інший … Стіл питань Серед учасників завжди знайдуться ті, кого з деяких причин немає в списку гостей, можливо, хтось забув свій квиток або втратив його … З’ясування цих питань може значно затримати загальну чергу. Тому не зайвим буде створити якусь консультаційну стійку, за якою один з організаторів зможе приділити людям більше часу.

Персонал

На зоні входу кожен з персоналу повинен чітко розуміти свої обов’язки. Перед заходом проведіть інструктаж, який пояснить кожному співробітнику сферу його відповідальності. Розкажіть, хто буде реєструвати представників ЗМІ, хто – спікерів, а хто – інших гостей. Не варто забувати про людину, яка б направляв учасників до гардеробу, а потім допомагав їм знайти їх місця в залі.

Інформація про захід

Більшість питань про захід гості задають саме у вхідній зоні. «О котрій годині початок? Як пройти в зал? Де можна випити кави? Чи є тут гардероб? » – подібних питань може бути сотня. Щоб персонал не забарився, всі співробітники повинні знати максимум інформації про подію. Перевагою буде, якщо перед початком роботи організатор промовить своїм колегам основні моменти, що стосуються заходу – план залу, програма конференції, середня тривалість виступів і т.д. З усього вищесказаного можна зробити висновок, що головне при реєстрації гостей – це логіка, злагодженість і чіткий розподіл обов’язків.

З усього вищесказаного можна зробити висновок, що головне при реєстрації гостей – це логіка, злагодженість і чіткий розподіл обов’язків. Саме комбінація цих параметрів дозволить почати захід спокійно і без поспіху, залишивши приємні враження у присутніх.

 

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74