Logo
X

Завантажити додаток з app store або play market

apple   google
AR

Погодьтеся, цікаві спікери – це вже половина успіху конференції. Саме тому вибір спікерів і робота з ними протягом підготовки та проведення заходу – те, на що організатор повинен звернути особливу увагу.

 Де шукати спікерів?

Це перше питання, яке виникає перед організаторами. Насправді, все не так складно! Вам потрібно лише заглибитися в тему конференції, пошукати сайти зі схожою тематикою. Там ви можете знайти публікації та інтерв’ю людей, які є експертами в необхідному вам питанні. Спікерів ви також можете знайти на конференціях, що вже минули, теми яких перегукується з вашої.

До речі, конференції не обов’язково повинні бути вітчизняними, закордонні навчальні та бізнес-заходи також допоможуть вам в пошуках. Ще один спосіб знайти спікера – вивчити викладацький склад вітчизняних і зарубіжних університетів. Викладачі з задоволенням виступають на конференціях, крім того, у них є великий досвід публічних виступів, а значить, проблем з цим точно не виникне.

Як почати комунікації зі спікером

Іноді буває просто вийти на того чи іншого спікера, іноді – складніше. Але в наш час, коли практично у кожного є електронна пошта і акаунт в соц. мережі, завдання спрощується. Так як же почати комунікацію зі спікером і вийти з ним на зв’язок?

Напишіть лист на електронну пошту компанії, де працює людина. Але використовуючи цей метод, пам’ятайте, що потрібно чітко прописати ім’я і прізвище людини, яку ви хочете запросити в якості спікера, назва вашої конференції і ваші контактні дані, щоб людина могла з вами зв’язатися. Попросіть адреса електронної пошти.

Зателефонуйте на телефон компанії, де працює потрібна вам людина, і попросіть адресу його пошти. Не забудьте ввічливо пояснити причину неспокою. Після цього ви зможете безпосередньо звернутися до спікера, економлячи час на очікування відповіді, яка може бути при першому варіанті.
Попросіть адресу електронної пошти.

Зателефонуйте на телефон компанії, де працює потрібна вам людина, і попросіть адресу його пошти. Не забудьте ввічливо пояснити причину неспокою. Після цього ви зможете безпосередньо звернутися до спікера, економлячи час на очікування відповіді, яка може бути при першому варіанті.

Знайдіть його в соціальних мережах.

У соц.мережах вже можна бути менш офіційним, але коли ви почнете з людиною листування, що не розписуйте йому відразу всю свою пропозицію. Запитайте, чи актуально буде йому виступ на конференції. Можливо, такі питання вирішує не він, а, наприклад, його менеджер.
Тоді він відразу перенаправить вас до нього, а ви заощадите свій час на пояснення всіх нюансів конференції. Зверніться до знайомих спікера. Якщо ви боїтеся, що ваше повідомлення в соц.мережах так і залишиться непрочитаним, можете знайти другого спікера (а може у вас є спільні знайомі) і попросити його замовити про вас кілька слів. Зверніться до нього безпосередньо на заході. Якщо ви знаєте, що спікер повинен виступати на тому чи іншому заході, прийдіть туди і зав’яжіть з ним розмову, в якому у вас буде шанс розповісти про конференцію.

Про що говорити зі спікером?

Коли ви вже зав’язали перший контакт з передбачуваним спікером, запросіть його на зустріч. Особиста розмова ніколи не завадить, особливо, якщо справа стосується вашого іміджу і вражень від конференції. Якщо ж особисто зустрітися не виходить, домовтеся про відеодзвінки. Такі «переговори» дуже важливі, щоб і ви і спікер до кінця зрозуміли всі нюанси вашого можливого співробітництва.

Для чого ще потрібна така зустріч?

Саме на ній ви маєте можливість в повній мірі розповісти про свій проєкт і справді зацікавити людину для участі в ньому. Також дуже часто навколо спікера створюється помилковий імідж, який не має прямого відношення до реальності. І саме на такий першій зустрічі стає можливим зрозуміти, а чи підходить взагалі ця людина на роль спікера у вашій конференції. Якщо раптом ви розумієте, що не готові з ним співпрацювати, не бійтеся відмовити! Адже в кінцевому підсумку на кону стоїть репутація вашого заходу.

Порада: якщо сам спікер не може прийти на зустріч з вами і пропонує відправити до вас свого колегу або помічника, не погоджуйтеся або запропонуйте перенести зустріч. За підсумком виступати доведеться не цьому помічникові, тому немає сенсу витрачати свій час на спілкування з ним. Обговоривши всі деталі конференції та умови співпраці, не тисніть на людину, а дайте йому час подумати – погоджуватися або не погоджуватися бути на ній спікером. Дізнайтеся більше телефонами і обговоріть дату, коли ви обидва дасте свою відповідь щодо участі людини в заході.

Підготовка спікера

На етапі підготовки спікера до конференції, обговоріть терміни, коли буде готова доповідь, презентація спікера і т.д. Для організатора дуже важливо розуміти, на якому етапі зараз знаходиться спікер, щоб мати можливість вчасно його підігнати або направити в інше річище. Більш того, тримайте зв’язок зі спікером. Займаючись своїми щоденними завданнями, людині буде приємно отримати кілька листів в місяць з будь-якої додаткової інформацією про захід. Так він буде відчувати себе в курсі справ – появи нових спікерів, додавання інтерактивів і т.д. Завдяки цьому ви маєте всі шанси встановити зі спікером більш тісний зв’язок. Головне в цій справі не переборщити і не стати нав’язливим.

Порада: особливу увагу приділяйте презентації, яку готує спікер. Заздалегідь попередьте, який формат презентації вам необхідний, щоб на конференції не виникло технічних заминок або не знадобилося переробляти готову роботу. Крім того, перед заходом попросіть спікерів відправити вам свої презентації. Завантажте їх і на всякий випадок зберігайте на декількох різних носіях.

Поговоримо про репетиції конференції. Якщо говорити про великі конференції, де все має працювати «як годинник», репетиція має особливо важливу роль. Запросіть спікерів на «прогін». Не обов’язково змушувати їх читати свою доповідь, цілком достатньо, щоб вони розуміли формат конференц-залу, розташування сцени і т.д. Крім того, така репетиція буде корисна і організатору, так як ви зможете підказати кожному із спікерів, де їм краще стояти на сцені, щоб виступ виглядав органічно (хтось постійно пересувається по сцені, а хтось стоїть на одному місці, адже розуміння цих особливостей важливо навіть з технічної точки зору).

Що робити якщо спікер не може приїхати на репетицію?

Не переживайте з цього приводу, дійсно, не завжди спікери мають можливість приїхати на репетицію, особливо якщо вони летять з іншої країни. В такому випадку попросіть їх приїхати на конференцію трохи раніше і проведіть їм невеликий інструктаж безпосередньо на місці. Покажіть, як працює техніка, яка може їм знадобитися, познайомте зі своїми колегами, покажіть сцену і т.д.

Робота зі спікерами на майданчику

Призначте відповідальних за комунікацію зі спікерами. Краще якщо це буде ціла команда людей, які зустрічатимуть спікерів, проводжати їх в зал і всіляко допомагати в процесі підготовки до заходу. Так ви зробите їх перебування на конференції максимально комфортним і уникнете ситуацій, коли спікер не може знайти конференц-зал тощо.

Робота зі спікером після заходу

Не припиняйте зв’язок зі спікерами після закінчення конференції. Обов’язково напишіть йому листа або зателефонуйте, а також подякуйте за співпрацю. Щонайменше, ви проявляєте ввічливість і залишаєте хороше враження як організатор. Крім того, за забезпечення взаємодії зі спікерами підвищує можливість подальшої співпраці.

Слідкуйте за статтями UBI Конференц Холу, щоб знати всі нюанси роботи над заходами!

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74