Організація наради: важливі правила підготовки від UBI Конференц Хол

Багаторічна практика показує: чим більше попередньої роботи виконано перед нарадою, тим результативніше буде захід. Наш огляд допоможе читачеві ефективно організувати нараду. Обов’язково збережіть його для подальшого використання. Намітьте цілі наради Що конкретно ви очікуєте від проведення наради? Вирішити проблему? Згуртувати колектив? Повідомити команді про нову ініціативу? Роз’яснення цілей наради – це перший і найважливіший крок планування, який буде визначати всі інші елементи підготовки. Переконайтеся, що вам дійсно необхідно провести нараду. Відкладіть проведення наради в разі якщо: Катастрофічно не вистачає часу на підготовку; Альтернативний спосіб прийняття рішень буде працювати так само дієво; Ви маєте справу з делікатною темою або кадровою проблемою, яку краще вирішити один на один; Необхідно заздалегідь запитати думку сторонніх фахівців. Визначте послідовність наради Заплануйте час для короткого вступу, щоб забезпечити залучення учасників. Вирішіть скільки часу присвятити кожному питанню, і яка послідовність обговорення буде результативна. Розробіть план проведення наради.

Пам’ятайте, чим довше нараду, тим важче людям залишатися зосередженими.

Виберіть правильний склад учасників На нараду в першу чергу запрошуються фахівці, які приймають рішення, люди, які обізнані (або зацікавлені) в даній темі. Для вирішення поточних проблем рекомендується проводити наради невеликим складом (до восьми осіб). Більше людей має сенс залучати для мозкового штурму, анонса великих перетворень, структурних оновлень компанії. Попередньо проаналізуйте як може вплинути нарада на розподіл робочого часу людей у ​​всій організації, і запрошуйте тільки тих, хто обов’язково повинен брати участь. Знайдіть час для логістичних деталей Місце зустрічі визначає тон заходу. Так, для концентрації на вирішенні проблем доречно провести нараду в сучасному конференц-залі. Переконайтеся, що обладнання дозволяє всім учасникам чути і бачити людей в приміщенні. Заздалегідь надішліть запрошення на нараду з основними питаннями ключовим учасникам і зацікавленим сторонам. Визначте методи прийняття рішення, які будуть використовуватися на нараді. Наприклад, публічне голосування, опитування або анонімне тестування. Вирішіть, чи будете ви використовувати інструменти спільної роботи (GoogleDocs, службу обміну екранами або пристрій запису звуку). Доопрацювати план проведення наради і роздайте його всім учасникам.

Comments