Logo
X

Завантажити додаток з app store або play market

apple   google
AR

Семінар – спеціалізований навчальний захід з власними принципами організації. Він спрямований на навчання та інформування учасників по конкретній темі. Незважаючи на специфіку, організувати семінар не так складно! Все залежить від планування і прогнозування. Якщо ви не знаєте, з чого почати підготовку семінару, уважно вивчіть нашу статтю.

Поради для проведення успішного навчального семінару від UBI Конференц Хол

Перед семінаром

Поставитися халатно до організації семінару – це все одно, що зайти в калюжу в шкарпетках: гарантовано викличе у вас переохолодження і сильне хворобливе відчуття.

Ось чому ретельна підготовка перед заходом є першим кроком на шляху до успішного проведення семінару.

Визначте, хто учасники семінару

Працюєте ви в якості зовнішнього консультанта або організовуєте власний семінар, найперше, що необхідно зробити, це зосередитися на людях (учасниках семінару).

Намагайтесь зрозуміти, хто цільова аудиторія заходу, які її особливості, і як можна порівняти семінар з потребами участніків. При організації навчального заходу слід враховувати інтереси всіх зацікавлених сторін:

  • Доповідачі;
  • Спікери;
  • Учасники;
  • Промоутери.

UBI Конференц Хол рекомендує: вибирати одного основного доповідача, таким чином ви забезпечите хороший потік і логічну послідовність у викладі ключової ідеї семінару.

Сформулюйте цілі заходу

Визначення цілей семінару є важливим першим кроком. Ви повинні бути в змозі дати чітку відповідь на питання: чому ми організовуємо цей семінар? Наприклад, на деяких семінарах основним завданням буде створення команди, інші орієнтовані на навчання та професійний розвиток співробітників і т. Д.

Попереднє визначення цілей заходу дозволить точно знати, який тип семінару організувати, і, отже, домогтися успіху в його організації. Отримавши відповідь на це питання, сформулюйте першочергові очікування від заходу.

На основі зібраної інформації, формуються другорядні цілі, їх пріоритетність і розробляється поетапний план дій.

Зробіть попереднє прогнозування бюджету

Отже, ключові цілі та особливості семінару визначені, зараз настав час дізнатися, як будуть використані наявні ресурси для організації івенту. На цьому етапі приступаємо до складання бюджету.

Отже, ключові цілі та особливості семінару визначені, тепер настав час дізнатися, як будуть використані наявні ресурси для організації івенту. На цьому етапі приступаємо до складання бюджету.

Запам’ятайте, тільки після того, як ви визначили пріоритетні цілі, починається оцінка засобів, необхідних для досягнення зазначених цілей. Кожна з них потребують фінансових ресурсів. Тому необхідно забезпечити, щоб всі заплановані витрати не перевищували виділені кошти.


Практична порада від UBI Конференц Хол:
займаючись попередніми прорахунком бюджету семінару, закладайте похибку видаткової частини (в межах плюс-мінус 10%) для можливих непередбачених витрат.

Оберіть правильну дату

Настав час встановити ідеальну дату для вашого семінару. Різні параметри дати повинні бути ретельно оцінені. Це дозволить істотно розширити цільову аудиторію заходу.Так варто уникати «застійних періодів», коли потенційні учасники семінару йдуть на канікули або тривалі державні, національні, релігійні свята. Перш ніж встановити точну дату події, також можна провести бліцопитування учасників семінару, з’ясувавши їх уподобання.

Знайдіть відповідне місце

Місце проведення заходу слід вибирати за кількома ключовими критеріями:

Перше – це місткість.

Місткість в даному випадки означає кількість людей, яке може вмістити приміщення, при цьому не створюючи для людей всередині дискомфорт;

Другий фактор, який необхідно враховувати – зручне місце розташування. Проаналізуйте наскільки зручно добиратися до обраної локації, чи легко буде знайти потрібне приміщення в будові.

Аренда залів для заходів в Києві

Сьогодні на столичному ринку набирають актуальність локації, розташовані недалеко від станцій метро на перетині ключових дорожніх магістралей. Що забезпечує комфортний проїзд до місця проведення заходу навіть в самий завантажений вечірній час.Так, Конференц Хол «Space» м. Київ, вул. Дорогожицька, 8 (6-й поверх). Це івент-майданчик (загальна площа – 800 кв. М). місткість – від 50 до 500 человік.

Зверніть увагу: кілька фотографій і план-схем на сайті локації не покажуть вам реальний стан приміщення. Бажаєте переконатися в правильності вибору локації для семінару – приїжджайте на перегляд.

Використовуйте форми для онлайн-реєстрації

Сучасні рішення для онлайн-реєстрації учасників заходів допоможуть вам попередньо підрахувати кількість учасників семінару та знизити навантаження. Це дозволить легко керувати реєстраціями на заході і продавати квитки на заходи онлайн. Сьогодні онлайн-реєстрація має першорядне значення в успіху організації вашого семінару. Ось чому необхідно переконатися, що обране рішення для онлайн-реєстрації зручне, просте у використанні, швидко розгортається і має безліч функцій, які допоможуть керувати реєстраціями.

Плануйте послідовність дій

Процес планування і координації семінару зазвичай включає в себе планування бюджету, вибір відповідного майданчика, отримання необхідних дозволів, координацію транспортування і парковки, вибір кейтерингової компанії і місця проведення заходу, організацію декорацій, забезпечення безпеки заходів і громадського харчування, координація роботи персоналу. Ви можете запланувати все це за допомогою програмного забезпечення для онлайн-планування.

Поглянемо на деякі корисні програми для планування подій, які допомагають ретельно продумати порядок проведення семінару і полегшити життя івент-менеджерам:

Appointlet

Додаток дозволяє легко організувати заходи, зустрічі і налаштувати необхідне бронювання. Це гнучкий інструмент для організації індивідуальних заходів та задоволення потреб у плануванні з можливістю контролю розкладу для обліку змін в останню хвилину.

Gevme

Додаток, розроблений спеціально для планування масштабних подій.

Gevme надає численні можливості для організації та відстеження подій будь-якого типу через добре налаштований інтерфейс і планувальник подій.

Judgify

Це ще одне рішення для планування і організації івентів.

Judgify простий у використанні і управлінні і повністю завантажений шаблонами та іншими швидкими і зручними модулями для проведення заходів.

Відмінне ПЗ для ефективного планування подій, управління даними відповідно до вимог замовника подій. Judgify дозволяє працювати з усіма даними на одній платформі управління подіями.

Приготуйтеся до несподіваного

Приймая до уваги чіткий план дій, прийшов час бути гранично відвертими із самим собою. Тому що навіть при самих продуманих і детальних планах семінар може піти зовсім не так, як очікується. Але це нормально. Просто пам’ятайте, що те, що ви запланували, може бути не тим, що потрібно учасникам семінару в даний момент. І в цьому випадку організатору заходу необхідно зберігати присутність духу і витримку.

Порада UBI Конференц Хол: якщо семінар призначений на ранок, всі роздаткові матеріали, вивіски, стенди, подарунки, реєстраційні столи, бейджи і багато іншого має бути повністю готові і доставлені на локацію вже напередодні ввечері.

Створіть можливості для спілкування

Спілкування визначає імідж і масштаб вашого заходу. Чим більше семінар, тим більше буде потрібно створити можливостей для спілкування. Ви можете спілкуватися з учасниками через веб-сайт, а також за допомогою соціальних мереж (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat і т. Д.). Проте, комунікаційна робота на цьому не закінчується. Дійсно, після семінару буде важливо скласти звіт про семінар – а також електронні листи, щоб подякувати учасникам і зібрати їх відгуки думки, зауваження.

Зараз у вас є детальний гайд по організації успішного семінару.

Плануйте, досягайте амбітні цілі і скоряйте нові івент-вершини з компанією UBI Конференц Хол!

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74