Logo

Сьогодні організатори заходів приділяють все більше уваги вибору відповідного простору для проведення івенту. Сучасна івент-локація повинна максимально відповідати очікуванням цільової аудиторії, бути співзвучною ключовим цілям події і задавати її тон. У нашому матеріалі фахівці UBI Конференц Хол розкажуть, як вибрати вдале місце проведення заходу, і дадуть відповідь на питання: «Як локація впливає на успіх івенту?»

Перший крок – аналіз основних цілей майбутнього заходу

Порада UBI Конференц Хол: вивчіть свою цільову аудиторію.

Перед початком організації івенту запитайте себе: «Що має дати захід учасникам?». Це просте питання покаже напрямок всієї концепції заходу (вибір теми, формату, визначення бюджету, місця, часу і т.д). Ви зрозумієте, наскільки задовольняєте потреби цільової аудиторії і відповідаєте її очікуванням.

Уважно проаналізуйте компанію, для якої плануєте захід. Мета організатора івенту – транслювати цінність заходу для цільової аудиторії.

Як поєднати цілі заходу та місце проведення івенту

У наші дні «персоналізація» – ключове слово в івент-індустрії. Більшість організаторів заходів застосовують отриману інформацію про аудиторію для персоналізації майже всього, від вибору доповідача на конференції до результатів навчання і варіативності основних страв меню. Так чому ж ми все ще орієнтуємося на доступність і вартість, коли вибираємо місце проведення івентів?

Не зрозумійте перекручено, ці речі дуже важливі, і організатор не може забронювати приміщення, якого немає в наявності або вийти за рамки бюджету. Однак добре, коли вибір місця проведення івенту точно відображає місію бренду і відповідає уподобанням цільової аудиторії.

Погодьтеся, це буде як мінімум дивно, якщо компанія, яка дотримується високих екологічних стандартів у виробництві, вибере місцем проведення навчального тренінгу локацію, яка не відповідає сучасним екостандартам.

Порада UBI Конференц Хол: плануючи організацію екологічного заходу в 2020 році, ретельно продумуйте використання матеріалів, що переробляються для дизайну і сервірування заходу. Виваженний підхід до організації заходів дозволить івент-менеджерам йти в ногу з часом і бути на одній хвилі зі своєю цільовою аудиторією. Не сумнівайтеся, учасники заходу помітять і оцінять, наявність на заході перероблених матеріалів.

На що орієнтуватися при виборі місця для проведення заходу в Києві

Для початку, визначте, як місія компанії може бути пов’язана з місцем проведення заходу.

Скажімо, ви організовуєте навчальний семінар для дилерської мережі преміального товарного сегмента. Вам варто звернути увагу на інноваційні приміщення, обладнані всім необхідним.

Наприклад, на локацію Fusion, загальною площею 645 кв. м. Це відкритий креативний простір з Welcome зоною і Виставкової зоною. При необхідності локацію можна обладнати сценою, розмістити необхідну звукову та світлову апаратуру.

Застосовуйте метод «великого охоплення»

Складіть короткий список можливих локацій для проведення івенту і відвідайте їх. Перебуваючи в приміщенні, запитайте себе: «Чи відповідає це простір потребам і цілям заходу?».

Пам’ятайте, сьогодні успіх заходу в першу чергу пов’язаний з незабутнім досвідом його учасників, враженнями, які залишаться в пам’яті назавжди. Тому одне з основних вимог до локації – можливості для комфортного спілкування.

Переконайтеся, що учасникам заходу буде комфортно не тільки слухати спікерів, а й обмінюватися думками і неформально спілкуватися.

Проаналізуйте геолокацію

Організовуючи масштабний захід для сотні учасників, приділіть особливу увагу зручності транспортної розв’язки.

Столичний рух часто пов’язане з пробками і труднощами проїзду. Тому добре, якщо локація розташована в пішій доступності від станції метро і одночасно на перетині транспортних магістралей.

Дізнайтеся про наявність парковки

Залежно від цільової аудиторії івенту, а також від того, як вони будуть добиратися до локації, може знадобитися парковка. Учасникам заходу, які приїдуть на особистих авто, буде дуже незручно, якщо поруч не виявиться парковки або число місць на ній буде обмежений.

Уточніть про технічне оснащення

Щоб провести конференцію, знадобляться мікрофони, проектор, великий екран, аудіообладнання. Вигідніше вибирати майданчик, який вже містить все необхідне. Наприклад, локація Business складається з 2 конференц-залів (великого і малого), welcome-, lounge і coffee-зони. Обидва зали оснащені проекторами, екранами і фліпчартами, а в великому приміщенні також встановлена ​​сучасна акустична система.

Перевірте наявність місця для фотозони

Під час підбору локації, не забудьте перевірити, чи вдасться влаштувати фотозони. Стійку для банера з логотипом компанії потрібно розміщувати в просторому місці, щоб вся фотозона містилася в об’єктив фотографа.

Заздалегіть подбайте про меблі

Для конференції або семінару знадобляться стільці, столи для розмов за чашкою кави, а також м’які меблі для відпочинку під час перерв. Від того, наскільки комфортно буде учасникам, залежить загальна оцінка заходу.

UBI Конференц Хол рекомендує: перевірте наявність додаткових послуг і зручностей.

Переконайтеся, що в обраному приміщенні вдасться провести захід з повним комплексом послуг. Вам не доведеться відмовлятися від перерв на каву через те, що в приміщенні ніде облаштувати coffee-зону. Або відправляти гостей на обід в кафе через дорогу, через те, що ви не встигли домовитися з кейтеринговою компанією.

Співпраця зі службою технічної підтримки, івент-агентством або кейтеринг-компанією – вигідний та економічний варіант.

7 питань, які задають клієнти UBI Конференц Хол

Які варіанти приміщень ви пропонуєте?

UBI Конференц Хол пропонує орендувати інноваційні майданчики для проведення конференцій, бізнес-зустрічей, семінарів, лекцій, виставок, тренінгів, корпоративів та інших івентів. Площа залежить від числа учасників, а список послуг – від формату заходу.

Наша івент-команда пропонує повний спектр послуг: від пошуку і підготовки майданчика до проведення івенту.

Які заходи ви організовуєте?

У команди організаторів UBI є досвід проведення тімбілдінгу, конференцій, презентацій, дефіле, виставок, ярмарків та інших івентів. Тут підберуть майданчик і список послуг під ваш формат заходу.

Де територіально знаходяться майданчики, які ви пропонуєте?

UBI Конференц Хол – це мережа з 7 майданчиків, які розташовані в центрі Києва і передмісті. Ви можете вибрати варіант, який оптимально підійде вам за форматом і місцем розташування.

Ви надаєте технічне обладнання?

Так, майданчики мають  звукові системи, екрани, проектори. Якщо потрібного обладнання не буде на локації, то команда його надасть в найближчий термін.

А меблі?

Так, на локаціях вже є меблі найвищої якості: столи, стільці, дивани, декор.

Хто буде займатися підготовкою заходу?

Проект веде персональний менеджер, підготовкою займається організатор з командою підрядників. Вам не доведеться думати, як прикрасити приміщення і де замовити потрібну поліграфію, цим займається професійна команда UBI Конференц Хол.

Ви також займаєтеся кейтерингом. Як мені бути впевненим в якості їжі?

Компанія цінує свою репутацію, тому тут готується усе тільки зі свіжих продуктів. Також команда пропонує вибрати одне з готових меню або скласти власний список страв.

Плануючи захід, організатору важливо адаптувати кожен аспект під потреби аудиторії. Не сумнівайтеся, якщо ви покажете, що для вас комфорт і зручність аудиторії на першому місці, такий підхід обов’язково знайде відгук учасників.

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74