Організація ділових заходів
Організація ділових заходів
Бізнес-захід – це ефективний маркетинговий інструмент, який використовує переваги неформального спілкування в публічному просторі для вирішення бізнес-завдань. Формат івента дозволяє вийти за рамки стандартних рекламних прийомів та подолати критичні установки аудиторії при донесенні потрібної інформації.
Створювати комфорт та невимушену атмосферу – завдання команди професіоналів: маркетологів, PR-фахівців, менеджерів, артистів, декораторів та технічного персоналу. UBI Конференц Хол спеціалізується на організації ділових заходів у Києві під ключ: ми зробимо ваш івент яскравим, незабутнім і продуктивним, позбавимо від хвилювань і вкладемося в будь-який бюджет!
Організація та проведення заходів UBI Конференц Хол
Делегуючи організацію бізнес-івенту фахівцям, ви досягнете бажаного результату ціною найменших зусиль. Компанія UBI Конференц Хол має у своєму розпорядженні всі необхідні ресурси для проведення ділових заходів на найвищому рівні: до ваших послуг вісім локацій, професійна кейтерингова служба, центр логістики та студія оперативної поліграфії. При цьому ми постійно вдосконалюємося – освоюємо нові формати заходів, максимально урізноманітнимо шоу-програму та впроваджуємо інноваційні технології управління настроєм.
Досвід роботи
UBI Конференц Хол у event-маркетингу з 2012 року – багаторічний досвід та досконале знання ринку допомагають нам організовувати незабутні заходи. Нас неможливо застати зненацька: жорсткі терміни, обмежений бюджет та нестандартні побажання давно перестали бути проблемою!
Власні майданчики
Кожна площадка UBI унікальна, але всі локації однаково хороші – в приміщеннях дизайнерські інтер'єри та ергономічні меблі, встановлені hi-tech обладнання та мультимедіа. Метраж майданчиків різний – від 30 до 900 кв. метрів, місткість – від 10 до 500 осіб. Ви можете вибрати оптимальну локацію під будь-який формат заходу.
Доступна ціна
Опора на власні ресурси дозволяє нам утримувати ціни на демократичному рівні та знаходити можливості оптимізації кошторису. Розкажіть нам про своє бачення ідеального заходу, і ми разом вирішимо, на чому можна заощадити без шкоди для якості обслуговування.
Розрахувати вартість event проекту
Заповніть форму і наш менеджер зв’яжеться з вами протягом 10 хвилин.
Дізнатись вартість
Цілі бізнес заходу
При величезному розмаїтті форматів ділові заходи мають на меті загальну мету – вибудовування комунікації з клієнтами, партнерами та інвесторами. Продуманий event-маркетинг поєднує різні форми взаємодії з цільовою аудиторією, за рахунок чого вирішується широке коло завдань.
Основні завдання ділового заходу
презентація та просування товарів та послуг;
підвищення впізнаваності бренду;
розширення клієнтської бази;
обмін досвідом та ідеями;
підвищення кваліфікації та мотивації персоналу;
налагодження зв'язків та залучення інвестицій;
вивчення ринку та конкурентів;
управління іміджем та репутацією;
згуртування колективу та створення команди.
Правильна організація бізнес заходу
Підготовка бізнес-івенту починається з вивчення інтересів та потреб цільової аудиторії – від цього залежить вибір формату та локації. Далі уточнюється кількість учасників, затверджується план та сценарій івента, список спікерів, час проведення та тривалість заходу; продумується розважальна програма та неофіційна частина – фуршети, кава-брейки, анімаційні станції тощо.
Велика увага приділяється матеріальному та технічному забезпеченню: стану меблів та комунікацій, налаштуванню мультимедіа, підготовці звукової та освітлювальної апаратури. Прослідкуйте, щоб гості не відчували незручностей через непродуману логістику, тісноту та збої техніки – від івента повинні залишатися тільки позитивні враження!
Підготовка ділового заходу
Проведення бізнес заходів вимагає ретельного планування – поточні завдання об’єднуються в блоки, які делегують профільним фахівцям. UBI Конференц Хол має у своєму розпорядженні контакти надійних підрядників, що забезпечують технічну підтримку, фото- та відеосупровід, друк роздаткових матеріалів, кейтергінг та анімацію.
При підготовці івентів виділяють три основні етапи – інформування про місце та час заходу, реалізацію програми та медійне висвітлення. Для запобігання непорозумінням і накладкам важливою є правильна черговість дій, тому ми докладніше зупинимося на ключових моментах організаційного процесу.
Організація ділового заходу під ключ включає:
Визначення мети та завдання бізнес заходу
Перш ніж проводити івент, визначтеся, що ви хочете від заходу – заявити про себе, створити експертний імідж, презентувати новий продукт чи залучити інвестиції. Для виявлення пріоритетних завдань ми запропонуємо вам заповнити бриф, після чого обговоримо ваші очікування, доступні ресурси та можливості оптимізації.
Розробка концепції та формату ділового заходу
Оригінальна концепція івента, що відповідає запиту аудиторії, – обов'язкова умова успіху: над цим працює команда маркетологів та піарників. Формат заходу визначається, виходячи з тематики, мети, бюджету та числа учасників; розглядаються різні варіанти: конференція, семінар, тренінг, майстер-клас, презентація, форум тощо.
Підбір локації та місця проведення бізнес-заходу
UBI Конференц Хол має п'ять локацій у місті Київ, а також, по одній локації у київській, чернігівській та вінницькій областях, з них чотири локації у Києві мають обладнане укриття на 400 осіб. Всі event-майданчики зі зручною транспортною розв'язкою, передбачені місця для паркування та доступ до міської інфраструктури. Майданчики відрізняються за метражем, плануванням та оформленням інтер'єру; за потреби менеджер допоможе вибрати оптимальний варіант.
Повна технічна підтримка
Всі майданчики UBI оснащені передовим мультимедійним обладнанням із чудовою якістю звуку та відео; надаються консультації щодо підбору та експлуатації апаратури. У залах встановлені екрани, проектори, плазмові панелі, акустичні системи та мікрофони; налагоджено безперебійну комутацію.
Кейтеринг та обслуговування заходів
Кейтерингова служба UBI налагодить комплексний сервіс у лімітовані терміни та здивує ваших гостей делікатністю обходження та витонченістю манер. Для фуршетів, банкетів та кава-брейків ми складемо ексклюзивне меню зі свіжих органічних продуктів, накриємо столи та організуємо подачу страв з урахуванням програми івента.
Рекламний супровід та підтримка заходу
Власна служба оперативної поліграфії подбає про своєчасний випуск рекламних матеріалів та сувенірної продукції будь-яким тиражем. Також ми організуємо професійну фото- та відеозйомку та монтаж, анонсуємо події у ЗМІ та соціальних мережах, оформляємо стенди – робимо все, щоб вас помітили!
Трансфер та організація проживання
Наші гості відпочивають у найкращих готелях Києва за помірною ціною неподалік місця проведення заходів, а формальності ми залагодимо самі. За домовленістю служба логістики організує зустріч в аеропорту або на вокзалі з трансфером до готелю або до event-локації на комфортабельному авто.
Проведення заходу під ключ
Підготовка бізнес-івентів під ключ передбачає комплексну підготовку заходу одним виконавцем у рамках фіксованого бюджету. На команду UBI можна покластися – ми маємо великий досвід успішного проведення заходів різних форматів, напрацьовані зв'язки та доступні ціни!
Формати ділових заходів
Під форматом заходу зазвичай розуміють спосіб взаємодії між організатором та учасниками та комплекс інструментів впливу на аудиторію. Правильно обраний формат івента передбачає створення комфортних умов для спілкування, пошуку партнерів та просування бізнесу.
Заходи для обміну досвідом та ідеями
Найуніверсальнішими форматами вважаються нетворкінги – конференції, семінари, форуми, круглі столи, саміти та інші заходи, зосереджені на актуальних питаннях галузі. Обмінюючись досвідом та ідеями, учасники вибудовують та підтримують ділові контакти, досліджують нові продукти та ніші. Передбачається велика кількість гостей та присутність преси; особлива увага приділяється підбору доповідачів, логістиці та налаштуванню мультимедіа; обов’язково виділяється простір для неформального спілкування.
Захід для вивчення ринку та пошуку контактів
Для вивчення ринку та зворотного зв’язку, пошуку вигідних контрактів та стимуляції продажів зручний формат виставки або ярмарку. При організації гарячого продажу організують демонстрації та презентації для цільової аудиторії; для представників ЗМІ проводять прес-конференції, брифінги та прес-сніданки. Майстер-класи, тренінги та воркшопи здебільшого спрямовані на формування експертного іміджу та налагодження зв’язків у професійній спільноті.
Захід для партнерів, дилерів, інвесторів
Для пошуку партнерів, дилерів та інвесторів обирають формати, орієнтовані на знайомство у неофіційній обстановці – бізнес-ланч, прийом, коктейль тощо. Завдання організатора – справити вигідне враження, тому ретельно продумується програма заходу, меню, кейтеринг та транспортне забезпечення. Стартапи з невеликим бюджетом віддають перевагу формату пітчу – влаштовують короткочасне подання з демонстрацією інноваційного продукту для привернення уваги інвестора.
Заходи для преси
Висвітлення діяльності бізнесу в авторитетних ЗМІ формує позитивний імідж, підвищує лояльність до бренду та стимулює продаж. Основні функції з інформування громадськості виконує прес-конференція – зустріч представника компанії з журналістами та обговорення нагальних питань.
Прес-ланч служить одним із інструментів підтримки лояльності ключових видань; під час заходу запрошені журналісти можуть отримати розгорнуті коментарі на ключові теми. У разі резонансних подій влаштовується брифінг – короткий виступ посадової особи для роз’яснення позиції компанії.
Презентація продукту / товару / послуги
Ефектна презентація сприяє успішному просуванню товарів та послуг; в основі заходу лежить оригінальний сценарій, що залучає потенційного клієнта до спільної діяльності. Споживачу надається можливість особисто переконатися у перевагах продукції – доторкнутися до матеріалу, приміряти одяг, випробувати прилад. Заради охоплення широкої аудиторії виробники прагнуть приурочити презентації до виставок, ярмарок та семінарів, споживчі товари часто презентують у торгових центрах.
Корпоративні ділові заходи компанії
Спільне дозвілля та спільні свята сприяють популяризації корпоративної культури та зростання солідарності з місією та цінностями компанії. Корпоративи можуть бути по-справжньому цікавими, якщо виявити винахідливість; для вирішення різних завдань підбирають різноманітні формати корпоративів, що поєднують розважальний та виховний аспект:
- мотиваційні – тематичні вечірки, тімбілдінги, професійні конкурси;
- організаційні – мозкові штурми, дискусійні панелі, траблшутинги;
- навчальні – тренінги, воркшопи, семінари, майстер-класи тощо.
Будемо раді допомогти Вам організувати подію на найвищому рівні!
