як правильно вибрати місце для конференції

Незалежно від того, якого типу захід (конференція, семінар, презентація) планується провести, існують деякі основні критерії, що дозволяють вибрати місце його проведення.

До таких принципів можна віднести:

– наявність зручних транспортних розв’язок, що дозволяють своєчасно добиратися учасникам заходу до місця його проведення, а також парковок для автотранспорту;

– наявність готелів або готелів достатнього рівня комфортабельності для іноземних або іногородніх учасників семінару.

При умовній доступності та простоті, вирішити цю проблему у великому місті дуже непросто. Найбільшою проблемою при підготовці подібних заходів є підбір зручного приміщення. Не всі конференц зали Києва можуть відповідати пропонованим вимогам. Адже таке приміщення повинно бути не надто великим і не дуже маленьким, в ньому повинен підтримуватися комфортний температурний режим і дотримуватися загальноприйняті санітарні норми. Так, наприклад, на кожну  присутню в залі людину має припадати не менше 4,5 кубометрів простору.

Однак в реальному житті досягти цього можна не завжди. Конференц зали Києва з вузькими, хоча і з високими стелями не підійдуть для проведення заходу, тому що це буде некомфортно для його учасників. Як же врахувати всі можливі негативні моменти, щоб захід пройшов на високому рівні? Для визначення місткості залу, перш за все, потрібно чітко знати, для якої кількості людей проводиться захід, його планований формат і статус людей, які беруть участь.

Якщо проводиться організація тренінгу на 20 осіб, то конференц-зал слід замовляти з розрахунку на 30 учасників, тому що під час тренінгу фахівцям доведеться багаторазово пересуватися по приміщенню, збираючись в окремі групи для вирішення конкретних завдань. Якщо ж ця нарада керівників регіональних підрозділів компанії, обов’язково необхідно встановити великий стіл для плідного обміну інформацією. При правильному розрахунку всіх можливих ситуацій, конференція пройде на необхідному професійному рівні.

Comments