Конференц-зал: місце зустрічі змінити не можна

В словниках, конференц-зал позначений як приміщення для урочистих зборів, конференцій, семінарів. Виходячи з потреб часу, можна додати, що конференц-зал – це повністю технічно укомплектоване приміщення для проведення різноманітних заходів, зустрічей, презентацій і т.д.

Для чого потрібен конференц-зал?

Залежно від розмірів залів і їх технічних можливостей, в них можна проводити:

• Семінари;
• Майстер-класи;
• Навчання;
• Презентації;
• Лекції;
• Переговорів;
• Прес-конференції;
• Конференції;
• Симпозіуми;
• Брифінги і т.д.

Слід зауважити, що з кожним роком клієнт стає все більш вимогливим до вибору місця проведення заходу. І це правильно! Кожен хоче, заплативши гроші, отримати максимум комфорту. Конкуренція серед конференц-залів продовжує зростати.

Як же залучити клієнта на свою сторону?

В хорошому конференц-залі повинно бути:

• Зручні стільці;
• Проектор;
• Екрани;
• Достатня кількість розеток;
• Щільні штори або жалюзі;
• Конференц-система;
• Трибуна / сцена;
• Хороша звукоізоляція;
• Постійне вентилювання;
• мікрофони;
• Колонки;
• Мікшерний пульт та ін.

Наявність усього перерахованого вище дозволяє в повній мірі провести як конференцію, так і підсумкові збори, лекції, брифінги тощо. Важливо для конференц-залу – його правильне планування. Адже навіть невелике приміщення можна спроектувати таким чином, щоб, по-перше, там помістити потрібну кількість людей, а, по-друге, була можливість розмістити всю необхідну техніку, якщо того вимагає формат заходу.

Як же вибрати конференц-зал?

Визначте точну кількість учасників події. Не може бути нічого більш провального, ніж ситуація, коли комусь із гостей не вистачило місця. Тому краще завжди замовляти зал з площею трохи більше, ніж необхідно. Розташування. Звертайте увагу на місцезнаходження залу. Важливо, щоб до нього було зручно добиратися з будь-якої точки міста. Переконайтеся, щоб в залі був присутній інтернет і вся необхідна для вас техніка: екрани, монітори, фліпчарти, проектори тощо . Можливість додаткових зон. Наприклад, переговори або семінар триватимуть довгий час, відповідно, варто потурбуватися про організацію кава-брейку або невеликого фуршету в кінці зустрічі. Комфорт. Для того, щоб учасникам заходу було зручно, варто звернути увагу на кондиціонування, опалення, комфортабельність меблів і ін. Очевидно, вибрати правильний конференц-зал, це вже як мінімум 50% успішного проведення заходу. Саме комфортний і сучасний зал здатний задовольнити максимум потреб клієнта!  

Comments