Logo

Як це не дивно, із труднощами при організації наукових або бізнес конференцій, форумів можуть стикатись не тільки новачки, але також і ті, хто давно працює в цьому бізнесі. Справа в тому, що дуже часто, повторюючи одні й ті ж дії, людина може перестати звертати увагу на певні деталі, які, в свою чергу, є дуже важливими.

У цій статті ми розкриємо декілька пунктів, які відіграють дуже важливу роль при організації конференції.

ТЕМА

Перед тим як організувати конференцію, ви повинні чітко розуміти мету її проведення. Коли ви визначитесь із метою, швидше за все, вона наштовхне вас на ту чи іншу тему. Важливо, щоб тема була максимально зрозумілою не тільки для вас, як для організатора, але і для всіх можливих учасників. Забігаючи наперед, можна сказати, що до цього пункту належать також теми і плани доповідачів. Не важливо, відкрита це конференція або захід тільки за запрошенням – ви повинні бути в курсі тем доповідей учасників. До того ж, теми мають відповідати загальній спрямованості конференції. Тому зайвим не буде уточнити у всіх доповідачів теми виступу і короткі тези їх промови.

 

ДАТА

Здавалося б, тут все цілком зрозуміло – потрібно стежити за календарем подій і обрати максимально вільний день, щоб ваш захід відвідало якомога більше людей. Але, досить часто, це просте правило залишається непоміченим. Уважно відстежуйте, які ще події очікуються в період проведення вашого форуму. Якщо ви розумієте, що місяць насичений подіями різноманітної спрямованості і масштабів, можливо, краще буде перенести свій захід на певний час.

 

ВАРТО ЗНАТИ

При виборі дня заходу краще уникати дати конференції як у вашого конкурента. У вас одна цільова аудиторія, а тому ви можете зіткнутись з тим, що, витративши гроші на організацію, ви не отримаєте бажаного результату. Також варто уникати дат офіційних і релігійних свят, важливих суспільних подій. При організації конференції також необхідно враховувати сезон відпусток і канікул. Також краще не проводити конференцію в понеділок, так як люди ще не ввійшли в робочий ритм після вихідних і навряд чи захочуть відвідати вашу подію. Краще віддати перевагу середі, четвергу і п’ятниці.

 

Делегируйте обязанности

Не варто намагатись взяти все в свої руки і справлятись з усіма обов’язками самостійно. Ідеальний варіант в цьому випадку – це правильне делегування обов’язків на професіоналів. Дозвольте компанії, яка спеціалізується на цьому виді діяльності не тільки забронювати для вас зали для проведення конференцій, але також організувати кейтеринг, при необхідності, домовитись про послуги перекладача, зустріти ваших гостей і організувати їх проживання. Таким чином, ви звільняєте себе для більш важливих завдань – комунікації зі спікерами і т. д. Під час самої конференції розподіліть, хто з ваших співробітників буде відповідати за ту чи іншу область заходу – підготовка спікерів, розсадка гостей, зустріч учасників та ін.

 

Модератор

Не економте на послугах модератора, замовте послуги справжнього професіонала, адже саме від його вмінь, багато в чому, буде залежати атмосфера заходу та дотримання регламенту.

По-перше, модератор повинен вміти заповнити паузи між виступами і в перервах між доповідями. По-друге, часто спікери «заговорюються», і замість 20-хвилинного виступу можуть проговорити значно довше, що в свою чергу загальмовує всю конференцію. Модератор повинен чітко стежити за регламентом і вміти толерантно нагадати спікеру про те, що його час закінчується. По-третє, модератор повинен вміти утримувати увагу слухачів і, можливо, навіть допомагати спікеру під час його виступу, ставити навідні запитання і т.д.

Як видно, модератор відіграє дуже важливу роль в конференції, і в залежності від його професійних якостей, він може як витягнути захід, так і геть його потопити.

 

Фінальна перевірка

Не зайвим буде за день до заходу перевірити повну готовність до нього. Переконайтесь, що у вас готові всі роздаткові матеріали, всі спікери підтвердили свою присутність і знають, як дістатись до місця проведення. Перевірте, чи всі ваші співробітники знають, хто за яку область заходу відповідає, чи всі презентації є у вас на руках … Така фінальна перевірка не буде зайвою при організації будь-якого формату заходу, не тільки конференції, але і менш масових подій, адже від того , наскільки все злагоджено пройде, будуть залежати загальні враження від усього заходу.

Сподіваємось, що наші поради допоможуть при організації вашої конференції і вбережуть вас від можливих проблем.

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74