Logo

Початковим етапом підготовки до будь-якого заходу є розрахунок бюджету. І саме при вирішенні цього питання можуть виникати розбіжності між організаторами та замовниками, так як останні намагаються заощадити і зберегти свої гроші. Тому сьогодні ми розглянемо на чому ні в якому разі не можна економити при організації заходів, а також запропонуємо ідеї, як скоротити витрати, не впливаючи на якість події.

3 речі, на яких не варто економити

Можна виділити 3 важливих пункти, витрати на які краще залишити без змін.

Це місце проведення, харчування і персонал.

Місце проведення

Враження про ваш захід складається ще задовго до його початку. Формується воно під час того, як гості добираються до потрібного місця. Чи легко їм буде це зробити? Чи зможуть вони залишити свої автомобілі на парковці біля місця проведення? Від цього залежить настрій, з яким вони прийдуть на вашу подію. І якщо він буде поганим, доведеться докласти чимало зусиль, щоб виправити ситуацію, що склалася.

Не забувайте і про технічні можливості приміщення. Наприклад, якщо ви організовуєте ділову конференцію, то зал повинен бути оснащений сучасним обладнанням: конференц-системою, екранами, проекторами і т.д. Не варто погоджуватися на зали з менш професійним оснащенням, в надії скоротити витрати. Це може зіграти з вами злий жарт у вигляді поломок, збоїв в роботі техніки та інших непередбачених ситуацій, які зведуть нанівець всі ваші старання.

Харчування

Не менш важливий пункт при організації заходу – це харчування. Від якості продуктів і напоїв може залежати самопочуття і здоров’я присутніх на події. Тому з цим краще не жартувати! Варто сказати і про кейтеринговій службу, яка буде займатися організацією харчування. Адже важливо не тільки якість продукції, але і те, наскільки правильно вона приготовлена. На нашу суб’єктивну думку, краще замовити послуги кейтерингу у компанії з відмінною репутацією і відповідними цінами, ніж шукати кухарів, які беруть за роботу менше, але при цьому роблять її не завжди професійно.

Персонал

Чомусь багато хто не звертає належної уваги на персонал, скорочуючи його кількість до мінімуму. Таке рішення може стати помилковим і вплинути на загальне враження присутніх про захід. Розглянемо роль персоналу на прикладі все тієї ж конференції. На подібних подіях персонал зустрічає учасників при вході в зал, допомагає знайти вільні місця, обслуговує під час кава-брейків, забезпечує усіма роздатковими матеріалами і т.д. В такому випадку, недостатня кількість персоналу може призвести до хаосу і плутанини.

Захід може виявиться на межі провалу.

Далі пропонуємо вам кілька ідей скорочення бюджету заходу:

Оформлення.

Партнерські відносини зі спеціалізованими компаніями і декораторами дозволять оформити місце проведення заходу максимально красиво, не витрачаючи при цьому величезні гроші. Якщо ж ви організовуєте велику подію, можете запропонувати молодим флористам і декораторам стати вашими спонсорами, отримавши натомість рекламу їхніх послуг.

Роздаткові матеріали.

Роздрукуйте тільки найнеобхідніше для гостей заходу, всю іншу інформацію ви можете відправити їм по електронній пошті або опублікувати на своєму сайті і сторінках у соціальних мережах.

Добровольці.

Якщо у вас є ряд нескладних завдань, для виконання яких ви наймаєте співробітника, можете подумати над ідеєю прийняття в свою команду добровольця. Найчастіше добровольці – це люди, яким цікава ця робота і можливість набуття досвіду.

Підводячи підсумок, ми бажаємо, щоб наші поради та ідеї стали в нагоді вам при підготовці до наступних заходів і допомогли зробити їх максимально успішними!

 

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74