Logo
X

Завантажити додаток з app store або play market

apple   google
AR

Зараз ми все частіше використовуємо електронну пошту для запрошення гостей на захід. Але є ймовірність того, що вашому потенційному учаснику може приходити до десяти листів в день і, таким чином, ваше запрошення може залишитися непрочитаним.

Тому UBI Конференц Хол підготував кілька порад по створенню листів-запрошень на конференцію. Щоб лист було прочитано та він справив належне враження, потрібно розуміти, з чого, власне, полягає запрошення.

АНАТОМІЯ

Лист-запрошення Всі ділові та інформаційні листи складаються з 5 обов’язкових і 4 необов’язкових пунктів:

  1. Тема повідомлення (обов’язково)
  2. Приватне введення
  3. Підготовка
  4. Дата і час зустрічі (обов’язково)
  5. Місце проведення (обов’язково)
  6. Мета зустрічі (обов’язково)
  7. Порядок денний
  8. Список гостей
  9. Контактна інформація (обов’язково )

Тема повідомлення

Тема повинна бути максимально зрозумілою і короткою. Краще, якщо вона буде відповідати таким шаблоном: Тип заходу + дата проведення + назва заходу

Приклад: Конференція 9 лютого: «Ділові заходи в Україні» В разі якщо точна дата не затверджена, можна використовувати таке формулювання: Заплановано на 9 люте: Конференція «Ділові заходи в України »Якщо подія переноситься, тема буде змінюватися за таким же принципом, наприклад: Перенесено на 9 люте: Конференція «Ділові заходи в Україні»

Цей метод написання теми повідомлення працює, тому що люди відразу впізнають головну мету зустрічі та дату її проведення, навіть не відкриваючи листа. При написанні теми, багато припускаються помилки, коли використовують абревіатуру. Звертаємо увагу, що подібна практика є неприйнятною для офіційних листів.

Приватне введення

Якщо для надсилання запитів учасникам, з якими ви маєте справу не в перший раз, не зайвим буде додати кілька вступних пропозицій в початок листа. приклад: Привіт, як ми і обіцяли минулого четверга, відправляємо вам лист-запрошення на наукову конференцію. Ця невелика замітка допоможе людям швидше згадати про вас і вашому заході. Підготовка Розкажіть учасникам про попередню підготовку до конференції.

Для прикладу: зібрати інформацію, зробити звіт або презентацію. Якщо така попередня підготовка необхідна, вкажіть це в самому початку листа.

Дата і час зустрічі Обов’язково вкажіть повну дату і час події (включаючи часовий пояс) в текст вашого листа.

Якщо ви плануєте міжнародну конференцію, уважно вивчіть стандарти написання дат в країнах-учасницях заходи. А щоб ваш гість точно не забув про зустріч, запропонуйте йому скористатися вашим нагадуванням про неї.

Місце проведення

Місце зустрічі може бути як фізичним, так і віртуальним. Для онлайн-конференції в листі повинні бути вказані посилання на трансляцію. У разі проведення події в конференц-залі, ви повинні докладно розповісти, як до нього дістатися, і чи є в наявності парковка для автомобілів гостей. Не забудьте прикріпити картку, яка пояснює розташування ваших конференц-залів.

Мета зустрічі

Опишіть мету вашої конференції в 1-2 пропозиціях. Приклад: Метою конференції є порівняння закордонного та вітчизняного досвіду в проведенні ділових заходів.

Порядок денний

Якщо у вашого заходу є порядок денний, який ви хочете обговорити з учасниками, вкажіть про це в листі. Визначте порядок, в якому ви плануєте обговорювати ключові теми, а також додайте матеріали, які можуть бути корисні для ознайомлення перед конференцією.

В самому кінці повідомлення, вкажіть номер телефону, за яким з вами можна зв’язатися. Також можна залишити посилання на ваш сайт і сторінки в соціальних мережах.

Зразок запрошення на конференцію або семінар

Узагальнюючи все вищесказане, можна сформувати такий приклад листа:

Тема – Конференція 9 лютого: «Ділові заходи в Україні» Доброго дня, Ігор Валентинович! Як ми і домовлялися раніше, висилаємо Вам запрошення на конференцію «Ділові заходи в Україні». Переконайтеся, що Ви підготували доповідь і презентацію по темі зустрічі.

Організаційні моменти: Конференція відбудеться 9 лютого 2018 року в 15:00 за київським часом

Місце проведення – м.Київ, вул. Дорогожицька, 8 (6-й поверх).

Метою конференції є порівняння досвіду закордонних та вітчизняних компаній в організації ділових заходів. Посилання на порядок денний розміщена в кінці цього листа, але якщо у Вас виникнуть додаткові питання, які Ви хотіли б обговорити при зустрічі, напишіть нам про це заздалегідь. Також хочемо повідомити, що захід відвідають: (список гостей)

Будь ласка, дайте нам знати, чи зможете Ви бути присутнім на конференції «Ділові заходи в Україні», і ми забронюємо Вам місце. Контактний номер телефону: ХХХ-ХХ-ХХХ-ХХ. З повагою, Тетяна Фахівець компанії «Х».

Звичайно, цей шаблон не є єдино правильним. При складанні запрошення потрібно враховувати, кому ви його відправляєте – постійному гостю або новачкові. Від цього буде залежати і стиль написання, і загальний вигляд листа. Тому, щоб запрошення було максимально продуктивним, рекомендуємо звертатися за послугами конференц-сервісу. Фахівці допоможуть не тільки організувати захід, але і якісно до нього підготуватися.

Звертаємо увагу, що краще не прикріплювати окремі файли до електронного листа. Це може привести до блокування електронної пошти або помилку при відкритті запрошення. Щоб не перевантажувати лист і не стикатися з подібними проблемами, краще додавати в текст посилання на онлайн-сховище, де кожен зможе переглянути і завантажити необхідні дані.

Список гостей

Файл з іменами людей, які будуть присутні на заході, може послужити доказом значущості вашої події. При цьому даний пункт для листа-запрошення є необов’язковим. Контактна інформація

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74