Logo

Останнім часом в івент-бізнесі почав активно розвиватися напрямок, організації закритих заходів. Особливою популярністю такі події користуються в бізнес середовищі, де приватність відіграє чи не найважливішу роль. Тому сьогодні ми хочемо поговорити про те, на які нюанси слід звертати увагу при підготовці закритих заходів, щоб вони пройшли максимально гладко.

Специфіка закритого заходу

Закритий захід, на відміну від звичайного, передбачає наявність якихось обмежень для його відвідування. Простіше кажучи, не всі бажаючі зможуть потрапити на такий івент, якщо їх немає в списку запрошених.

Найчастіше закриті заходи організовуються для працівників тих чи інших компаній.

Формат події може бути різним:

корпоративні тренінги,

семінари,

майстер-класи,

вечірки і т.д.

Також організовуються закриті заходи, призначені для конкретної цільової аудиторії. Наприклад, закритий бізнес-ланч для директорів компаній, закрита зустріч для топ-менеджерів, майстер-клас для блогерів, у яких мінімум 20 тисяч підписників. Таким чином, не кожен зможе відвідати подібний захід. Але чи падають при цьому показники відвідуваності? Ні! Відвідуваність закритих заходів, як правило, на 40% вище, ніж відвідуваність звичайних відкритих івентів.

Чому так відбувається? По-перше, закриті заходи націлені на конкретну ЦА, яка зацікавлена ​​в такому івент. По-друге, «закритість» створює відчуття ексклюзивності і високої якості події, що також впливає на його відвідуваність.

Особливості підготовки до закритого заходу

Розглянемо кілька принципово важливих пунктів, на які варто звернути увагу.

Бюджет

Захід починається з прорахунку бюджету на його реалізацію.

Поговоріть з замовником (у випадку з корпоративними закритими івентами), визначте цілі події, завдання, які перед ним ставляться, а далі сформуйте бюджет.

Локація

Вибір приміщення – це дуже важливий пункт, до виконання якого потрібно поставитися з усією уважністю. Особливу роль відіграє закрита територія локації. Це необхідно не тільки для того, щоб присутнім нічого не заважало, але і для виключення можливості, що на подію потрапить стороння людина.

Не менш важливо, щоб локація містила всі необхідні для заходу зони – зона для кейтерингу, парковка, виставкова зона і т.д. Як приклад відповідного місця проведення можна привести наш конференцхол «Business». Він знаходиться на заміської території закритого типу, що охороняється і в ньому є все необхідне для проведення різних форматів заходів, розрахованих на велику кількість гостей.

Зміст заходу

Залежно від формату заходу, подумайте чим саме ви будете дивувати гостей. Наприклад, якщо ви організовуєте закриту зустріч для топ-менеджерів, особливий упор варто зробити на контенті, який даватимуть спікери, а також на нетворкінгу, щоб гості могли завести корисні знайомства і обмінятися досвідом. В кінці зустрічі можна організувати невеликий фуршет або коктейль. Якщо вам доручено організувати закриту вечірку для співробітників компанії з приводу ювілею фірми або її виходу на новий ринок, упор варто зробити саме на розважальне зміст. Як варіант, можна організувати вручення призів кращим працівникам, запросити виконавця для

провести конкурси і т.д.

Конфіденційність

Часом клієнт, замовляючи закритий захід, просить про те, щоб у людей було якомога менше відомостей про дану подію. Тому ви зобов’язані попередити всіх присутніх, щоб вони не викладали фото з івенту в Мережу, а персонал не робив знімки заходу.

Анонс події

Якщо у вас немає конкретного запиту на проведення події, а ви зважилися на його організацію самостійно, вам потрібно буде правильно його анонсувати і рекламувати.

Що важливо?

Чітко вказуйте вимоги до відвідувачів.

Наприклад, одна компанія створила Лендінгем для просування свого закритого бізнес-сніданку, де було вказано, хто може отримати допуск до події:

В самом конце лендинга размещена форма с уточняющими вопросами, требующими заполнения:

В самому кінці Лендінзі розміщена форма з уточнюючими питаннями, які вимагають заповнення:

Таким чином, люди відразу розумітимуть, чи для них цей захід. Так ви зможете уникнути зайвих дзвінків не своєї аудиторії. У анонс події також внесіть пункт «програма» або тезами розкажіть, що такого незвичайного буде на вашому івент і які гості повинні на ньому бути присутні. Чим більше ексклюзивності ви надасте, тим більше людей відгукнуться на вашу рекламу.

Узагальнюючи скажімо, що проведення закритого заходу вимагає від організатора уважної роботи з деталями.

Методика організації таких івентів принципово не відрізняється від підготовки до звичайних подій. Але саме для таких заходів особливо важливо вибрати правильну локацію. Ви не можете зупинити свій вибір на якомусь кафе чи конференц-залі готелю, вам буде потрібно повноцінне приміщення,яке гарантуватиме гостям комфорт та затишок. Експериментуйте, не бійтеся впроваджувати креативні ідеї, незвичайні задуми і закриті заходи стануть вашою головною фішкою!

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74