Logo

Дійсно, помилку може допустити кожен. Але організатори заходів знають, що часом ці помилки можуть привести до сумних наслідків – невдалого івенту, зруйнованої репутації і зламаної кар’єри. І щоб цього не сталося, ми зібрали для вас ТОП-5 найпоширеніших помилок, які ні в якому разі не можна допускати в своїй роботі.

ЩО ТАКЕ ОРГАНІЗАЦІЯ ЗАХОДІВ?

Організація заходів або івент-бізнес – це діяльність, яка включає в себе підготовку та проведення подій від А до Я. Людини, яка бере на себе відповідальність за організацію заходу називають Івентором або івент-менеджером.

На нашому ринку праці ця професія з’явилася відносно недавно, тим не менш вже зараз ми можемо спостерігати неймовірно швидкі темпи її розвитку. В університетах створюються кафедри, що випускають фахівців з організації масових заходів, відкриваються школи та курси івент-менеджерів і т.д. Таким чином, професія ІВЕНТОРА не тільки цікава, але і дуже перспективна.

5 ПОШИРЕНИХ ПОМИЛОК У ОРГАНІЗАЦІЇ ЗАХОДІВ

Невдало обраний день

Всі знають, що до вибору дати заходу потрібно поставитися з усією серйозністю. Тим ні менш, це не оберігає від одних і тих же помилок –  організатори проводять івент в один день з більшими і розкрученішими подіями,
До помилок також можна віднести проведення освітніх заходів влітку, організацію івенту на державне, релігійне свято, день скорботи і т.д.

Приклад

Невдало вибрана локація

Організатор може допустити цю помилку за різними причин –  не подивившись зал заздалегідь, не врахувавши кількість учасників події і формат заходу, упустивши статус івенту і т.д. Наведемо один красномовний приклад, який стався кілька років тому в Одесі. У жовтні 2016 році французька співачка Лара Фабіан приїхала в Одесу з концертом. Для проведення цього заходу був обраний місцевий Палац Спорту.
Гості відзначають жахливий вибір локації, відсутність парковки, через що машини залишали прямо на тротуарах, а на дорозі утворилися пробки, відсутність опалення в залі, в результаті чого і гості і співачка не могли зняти куртки, поганий стан даху, вбиралень і багато іншого .

Невірно розрахований бюджет

Точно продуманий бюджет – запорука успіху заходу. І навпаки, якщо складати бюджет без включення витрат на форс-мажори, оплати праці підрядників і т.д., подія може стати не просто провальним, але і збитковим.


Приклад фестивалю «Свірж» кілька років тому:

 

Непродумана технічна складова

Технічне оснащення, обладнання, інтернет і т.д., – то, без чого складно уявити сучасний захід. Але, перед подією важливо перевірити, чи все працює належним чином, як техніка справляється з навантаженням, яка буде безпосередньо на івент і т.д. Як приклад провального, з технічної точки зору, заходи, можна привести фестиваль Pokémon Go, організований в Чикаго в 2017 році. Головною проблемою фестивалю було те, що мережа не витримала такої великої кількості людей, тому всі залишилися без мобільного зв’язку.

Головною проблемою фестивалю було те, що мережа не витримала такої великої кількості людей, тому всі залишилися без мобільного зв’язку. Таким чином, учасники просто не могли зайти в гру і ловити покемонів (заради чого вони і зібралися). Також підвела і система реєстрації людей, що призвело до величезних черг на вході. В результаті, організаторам довелося повернути гостям гроші за їхні квитки.

Робити все самостійно /пустити організацію на самоплив

 

Не дарма ці пункти об’єднані, адже вони є двома крайнощами, в які частенько пускаються організатори. У першому випадку, організатор не довіряє своїй команді і намагається все взяти в свої руки – він відповідає і за локацію, і за технічний супровід, і за розваги, кейтеринг, спікерів і багато іншого. У підсумку, збільшується ризик, що організатор залишить поза своєю увагою важливі деталі івенту.

Друга крайність  –   розслабитися і думати, що захід пройде само собою. Це часта проблема компаній з великим досвідом роботи, які «собаку з’їли на організації».

Діючи стандартними методами, вони можуть втратити пильність і опинитися не готові до форс-мажорів і непередбачених ситуацій.

Приклад

Пару днів тому в Москві відбувся виступ Ентоні Роббінса  –  найпопулярнішого на даний момент лайф-коуча. Захід проходив в Олімпійському. На події були присутні більше 26 тисяч осіб. Такий ажіотаж спровокував величезні черги.

Гості коментують, що на вході працювало всього кілька стойок реєстрації, і деякі змушені були чекати близько 3 годин, щоб зайти в зал. Така ж черга була і за електронними перекладачами. Більш того, отримавши техніку, багато хто зіткнувся з тим, що перекладачі просто не працювали. Сам спікер вийшов на сцену із запізненням о 4 годині, тому були люди, які, заплативши гроші, пішли додому, так і не дочекавшись виступу. Дивним є той факт, що захід організовували кілька компаній, які мають великий досвід в проведенні такого роду подій. Тому, скільки б досвіду і знань не було у вас за плечима, ніколи не потрібно розслаблятися.

Що робити, якщо щось пішло не за планом?

Готуючи захід, у вас завжди повинен бути «план Б». В такому випадку, впоратися з форс-мажорами буде набагато простіше. Також важливо не приховувати від ключових осіб події, що у вас з’явилися проблеми. Люди оцінять, що ви розповіли їм правду, і можуть допомогти вийти з обставин, що склалися. Варто звернути увагу на те, що не потрібно шукати винних в тому чи іншому промаху, важливо спочатку вирішити проблему, а вже потім робити «розбір польотів».
У таких екстремальних умовах потрібно вміти розподілити обов’язки між членами команди. Не намагайтеся вирішити всі своїми силами, адже дії повинні бути максимально оперативними. UBI Конференц Хол сподівається, що наведені приклади допоможуть вам навчитися на чужих помилках, не допускаючи своїх власних. Бажаємо вам тільки вдалих заходів, що проходять за планом!

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74