Logo

Рівень організації заходів зростає з кожним роком, відповідно, і очікування учасників івентів теж збільшуються. Вони стають все більш вимогливими, і їх уже не здивуєш красивою локацією і цікавою розважальною програмою.

Як правильно організувати бізнес-захід

Організацію ділових заходів можна розділити на 3 блоки: підготовка, реалізація та post-production. Узагальнюючи, можна сказати, що на підготовчому етапі визначаються цілі та завдання заходу, встановлюється бюджет івенту, орендується локація, замовляється трансфер, а також йде робота зі спікерами і т.д.

На етапі реалізації організатор вміло координує роботу свого персоналу, вирішує виникаючі завдання.Пост-робота включає в себе написання пост-релізів, взаємодія з гостями, публікацію контенту і фотозвітів з заходу.

Нюанси при організації ділових заходів

Сьогодні ми підготували для вас кілька важливих, на наш погляд, нюансів, на які в цьому році необхідно звернути особливу увагу.

Швидкісний Інтернет

Сучасні люди звикли отримувати відповіді на свої питання швидко. Пара секунд на введення запиту і людина отримує розгорнуту інформацію з тієї чи іншої теми. А тепер уявіть, що Wi-Fi вас підводить, і люди змушені по 5 хвилин чекати, поки прогрузити сторінка. В рамках обмеженого в часі заходу, ці 5 хвилин можуть здатися вічністю, в період якої лояльність до організатора тане на очах. Не менш «провальною» ситуацією є, наприклад, коли спікер хоче показати присутнім кілька відео по темі, а вони просто не завантажуються в зв’язку з перебоями Інтернету. Мало того, що це трата часу, так ще і недодача присутнім тієї корисної інформації, за якою вони, власне, і прийшли на івент.

План заходу

Уявімо, що в один день проходять відразу 3 схожих по тематиці заходи, наприклад, конференції по маркетингу. Як людина визначається, на яку з них йому піти? Швидше за все, рішення він прийме після вивчення програми заходу. В такому випадку, перемогу здобуде та конференція, програма якої дасть людині чітке розуміння, які саме спікери будуть виступати, який саме досвід вона отримає після заходу, які знайомства зможе зав’язати, як зможе розважитися і т.д. Тільки в разі чіткого бачення «бонусів», які отримає людина, вона захоче витратити гроші на квиток або відправити на подію співробітників свого агентства або компанії.


Зручні меблі

Комфорт учасників заходу виходить на абсолютно новий рівень. Зараз мало на словах говорити про шанобливе ставлення до гостей і турботі про них, важливо демонструвати це на ділі і проявляти це навіть в, здавалося б, дрібниці. Особлива увага зараз направлено на зручність меблів, яка використовується на заходах. Іноді, як данина моді, можуть застосовуватися абсолютно неймовірні дизайнерські стільці, які, тим не менш, будуть абсолютно незручні у використанні. Низькі дивани явно не викличуть захоплення у жінок, які прийшли в спідницях і сукнях, високі стільці будуть не до вподоби низьким людям, мініатюрні крісла або стільці стануть проблемою для «пишних» людей.А мова про комфорт людей з інвалідністю, на жаль, іноді навіть не йде. Тому, організація бізнес-заходів повинна відрізнятися особливою увагою до даного пункту, щоб на практиці продемонструвати турботу про своїх гостей.

Місце для відпочинку

Як правило, заходи мають вельми навантажений, в плані подій, розклад. Особливо, якщо ми говоримо про масштабні заходи. Таким чином, гості можуть відчувати вигоряння і перевтома. Це не може не позначатися на загальній атмосфері івенту. Щоб уникнути цього, багато фірм стали вибирати майданчики для організації заходів, на яких можна обладнати «острівці спокою».Це може бути спеціально відведений куточок з м’якими меблями, де стане можливим просто посидіти і перевести подих. Якщо майданчик дозволяє, можна виділити навіть окреме приміщення, де люди зможуть зарядити телефон, подзвонити у справах, випити чашечку чаю / кави і т.д. Такі «острівці» допомагають відновити сили, і гості знову готові вчитися, знайомитися, обмінюватися візитками, задавати питання спікерам та ін.

Сподіваємося, що ці поради допоможуть уникнути непорозумінь при проведенні заходів, і зроблять івенти в цьому році ще більш професійними. Слідкуйте за нашими статтями! У нас на сайті ubi-hall.com.ua ви знайдете ще багато корисної інформації про те, як організувати і провести свята, корпоративні події, презентації, семінари та ін.

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74