Logo

Займаючись організацією заходів багато років, фахівці UBI Конференц Хол стикалися з величезною кількістю рішень і складнощів, пов’язаних з орендою і підбором приміщень. За цей час ми зібрали цілий гайд з успішної організації заходів і розповімо про основні чинники, що впливають на вибір залу в оренду в Києві. Дата проведення заходу, варіанти харчування і незабутні враження учасників … все це частково залежить від того, яку локацію ви оберете. Чи не правда, цей факт насторожує? Але не варто переживати. UBI Конференц Хол допоможе вам розібратися у всіх нюансах оренди приміщення.

Ось кілька дієвих порад про те, коли приймати рішення, що враховувати і як краще діяти, підшукуючи зал в оренду.

Приступаємо до пошуку локації

UBI Конференц Хол радить: вибираємо зал для проведення заходу заздалегідь. Це ключове рішення, яке буде мати серйозний вплив на захід в цілому. Перед тим як приступити до активного пошуку приміщення, знадобиться:

Визначити бюджет;

З’ясувати передбачуваний розмір заходу;

Визначити основні вимоги до місця (локації).
Добре, коли бронь залу здійснюється як мінімум за чотири-шість місяців, щоб у організаторів було достатньо часу для планування інших важливих пунктів проведення заходів, таких як:

  • Організація харчування.
  • Друк рекламної продукції (виготовлення POS-матеріалів).
  •  Створення веб-сайту події.
  •  Підготовка публікацій в пресі.

Читайте також: Переваги проведення івентів в Холі «Show»

Що треба враховувати при пошуку приміщення в оренду

Розташування

Для організації локального заходу орієнтуйтеся на місце, розташоване на розумній відстані від будинків або місця роботи більшості учасників. Якщо у вашому заході передбачається участь гостей і спікерів з інших міст, краще не вибирати локацію в самому центрі міста, через те що зазвичай там перевантажений трафік і у ваших гостей можуть виникнути складнощі з тим, щоб дістатися вчасно на івент. У будь-якому випадку, не забудьте врахувати зручність транспортного сполучення та наявність просторого паркування. Крім того, «обов’язково укладіть офіційний договір оренди приміщення.

Тому що необхідність раптово змінити місце проведення заходу – це, останнє, з чим ви захочете зіткнутися в авральному порядку.

Лайфхак від UBI Конференц Хол: Подбайте про зручність проїзду учасників. Перевірте чи позначена обрана локація на Google картах. Для організації багатокомпонентних заходів (з паралельними сесіями, майстер-класами, онлайн-включеннями), варто звернути увагу на спеціально обладнані приміщення.

Так, локація «Business» має в своєму розпорядженні Welcome-зону, Coffee-зону, галерейно-виставковий простір, міні конференц-зал, Lounge зоною, комплектується мультимедійним обладнанням для організації відеоконференцій з синхронним перекладом.

Труднощі паркування

З’ясуйте чи має обрана локація достатньо місця для паркування автомобілів? Ідеальне місце проведення заходу повинно мати парковку. Якщо це не так, перевірте парковки поблизу, якими зможуть скористатися учасники вашого заходу. У разі відсутності паркінгу біля обраної локації, ми пропонуємо зарезервувати прилеглі парковки для своїх відвідувачів або включити вартість платного паркування в сусідніх бізнес-центрах у вартість квитків на захід.

Багатофункціональне приміщення

Уточніть на яку кількість людей розрахована локація. Необхідно визначити місткість приміщень з кількох причин. По-перше, 500 осіб (якщо це передбачуваний розмір заходи) не зможуть комфортно розміститися в приміщенні, розрахованому на 250 осіб. По-друге, існують правила пожежної безпеки, яких доведеться дотримуватися організаторам. Які вимоги до площі приміщення з розрахунку на одну людину? Якщо місце проведення заходу передбачає прийом їжі, то в середньому – 3 метри на одну людину. Як зробити коригування на основі кількості учасників?

Послуги та зручності

Часто зали, орієнтовані на проведення великих заходів, співпрацюють з кейтеринг-студіями. Таким чином, замовляючи приміщення в оренду плюс послуги кейтерингу, клієнт отримує значну знижку і економить часовий ресурс. Якщо ви вибрали зал, де немає кухні, і стоїть питання про необхідність скористатися послугами нового постачальника харчування – не забудьте провести попередню дегустацію.

Пам’ятайте: якість їжі на заході – один з найважливіших пунктів організації. Тут компроміси неприпустимі.

Переконайтеся в наявності потрібних меблів (столи, стільці і стійки для напоїв, які ви можете використовувати).

Чи відповідає стилістика меблів спрямованості заходу?

Чи все в справному стані?

Це не завжди так.

Читайте також: Організація івенту для В 2 В: фішки від UBI Конференц Хол

Розташування меблів

Незважаючи на те, що приміщення в оренду вибирають на ранніх етапах процесу планування заходів, все одно організатору знадобиться уявлення про те, яка спрямованість у захода, які зручності і обладнання будуть потрібні в першу чергу. Звужуючи спектр вибору, візьміть ілюстрований план кожного залу або просто скачайте спеціальний мобільний додаток. Так, UBI Конференц Хол для зручності відвідувачів пропонує скористатися додатком UBI, який дає можливість познайомитися з локаціями ближче, змоделювати планування і потрібну розстановку меблів за допомогою доповненої реальності. Обов’язково відвідайте приміщення особисто, проконтролировав такі важливі речі, як:

  1.  Місце розташування розеток.
  2. Зручність використання аудіо-відео обладнання.
  3. Відповідність атмосфери приміщення спрямованості заходу.

Освітлення залу

Освітлення залу і правильно підібрані меблі задають тон події, приховують недоліки приміщення і підкреслюють переваги, а також допомагають учасникам перейнятися тим, що відбувається. Правильно виставлене світло сприяє концентрації уваги на ключових моментах заходи, будь то світлодіодний прожектор, виставлений в напрямку сцени або світло на стенді. Для цього використовується кольорове освітлення і прожектори різної інтенсивності в поєднанні з меблями певного кольору і фактури. Освітлення допоможе виділити потрібні елементи декору, в тому числі і меблі. Зверніть увагу на розмір вікон в приміщенні. Велика кількість денного світла візуально розширює простір.

Акустика

Терміном акустика позначається розподіл звуку в приміщенні. Щоб уникнути проблем зі звуком на локації, UBI Конференц Хол рекомендує враховувати наступні акустичні особливості: Локації з низькою стелею здаються затишніше і тепліше при цьому таке планування приміщення сприятиме поширенню шуму, і збільшення гучності звуку. В якості альтернативи, велике приміщення в стилі лофт часто дає відлуння або ефект, який архітектори називають «реверберацией».

Можливість пересування

Вибираючи зал, завжди звертайте увагу на траєкторію людського потоку. Варто заздалегідь прописати куди під час заходу підуть гості і учасники, ймовірні затримки і складності пересування, забезпечення аварійного виходу. Так, ви відразу зможете проаналізувати зручність приміщення. Окремо розгляньте зручність приміщення з точки зору людей з обмеженими можливостями. Проаналізуйте місткість ліфтів, наявність пандусів.

Наявність технічної допомоги

Чекайте кращого, плануйте найгірше. Незалежно від того, витратили ви кілька тижнів, місяців або рік на пошук відповідного залу для проведення заходу, всі проблеми і екстрені ситуації передбачити неможливо. Саме в цій ситуації злагоджена робота команди техпідтримки приміщення виходить на перший план.

UBI Конференц Холл радить: перед тим як укладати договір оренди залу, поцікавтеся до кого конкретно ви зможете звернутися в разі виникнення проблеми зі звуком, технічними неполадками або навіть з відключенням електрики.

Оренда залу та гнучка цінова політика

Багаторічна практика організації заходів показує, що замовники у яких є можливість варіювати з датою заходу (наприклад, немає чіткої орієнтації на конкретну дату, а визначений часовий проміжок в форматі: друга половина місяця) серйозно економлять при оренді приміщення. Виявити гнучкість у визначенні дати заходу – відмінний спосіб заощадити на вартості оренди залу в Києві.

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74