Що потрібно знати про стратегію проведення заходів від планування до прасування

Часто організатори заходів настільки захоплені робочою рутиною, що формування повноцінної стратегії проведення події йде на другий план. Знайома ситуація? У нашій статті фахівці UBI Конференц Хол розкажуть про основні складові і важливі нюанси створення успішної стратегії проведення заходу.

Стратегія проведення заходу

Стратегія заходу – це цілеспрямована, вимірювана і заснована на даних програма проведення і просування заходу.

Стратегія повинна чітко відповідати цілям івенту. Вона визначає дорожну карту дій, організаційні можливості і цілі події.

Формування стратегії просування заходу відбувається на основі наступних підпунктів:

• Розробка плану події;
• Визначення цілей івенту;
• Встановлення бюджету;
• Розробка просування заходу.

Читайте також: Як продати всі квитки на захід

План проведення івенту

План проведення заходу покликаний максимально деталізувати і «розкласти по поличках» всі організаційні дії. Івент-планування базується на цілі і структурі події. Грунтуючись на категоріях подій і типах подій, план заходу забезпечує успішне проведення івенту і повернення інвестицій. Практика показує, що найбільш ефективно проводити планування, одночасно з постановкою цілей заходу.

Порада від UBI Конференц Хол: Створюйте презентацію-план івенту, що включає наступні пункти:

1. Основні бізнес-цілі івенту.
2. Зв’язок заходу з цими цілями.
3. Кількість подібних івентів протягом року.
4. Аналіз ресурсів для проведення заходу.
5. Прогнозований результат.

Мета заходу

Мета заходу, як правило, конкретна і вимірювана.

Ось кілька прикладів івент-цілей:

• Об’єднання колективу;
• Підвищення морального духу;
• Навчання команди;
• Збір лидов.

UBI Конференц Хол рекомендує: використовуйте наступні кроки, щоб встановити івент-цілі та досягайте запланованих результатів.

Крок 1. Конкретизуйте мету заходу

Ключові питання, які слід враховувати при визначенні цілей і завдань заходу:

Чому відбувається івент?

Цільова аудиторія заходу?

Яку користь принесе івент учасникам?

Як організатор зможе впливати на результативність заходу?

Правильно сформовані цілі подій повинні відповідати маркетингової стратегії бренду, а також загальної місії компанії. Важливо безпомилково виробити параметри оцінки досягнення цілей.

Наприклад, ви можете реально оцінити кількість продажів, зроблених до і під час конференції. Але як прогнозувати, скільки відвідувачів вирішать повернутися на конференцію в наступному році? Яка кількість лидов компанія отримала в результаті проведення івенту? Скільки лидов приєднаються в наступні місяць? Список можна продовжувати до нескінченності.

КРОК 2. Проведіть аналіз цілей заходу за системою «SMART»

Перевірте наступні показники:

• Зрозумілість;
• Вимірність;
• Досяжність;
• Реалістичність;
• Тимчасові рамки.

Наприклад, декларувати, що ви хочете «провести кращу маркетингову конференцію за всю історію», не надто конкретно та складно обчислювально.

Мета, поставлена ​​за системою «SMART»: «спланувати тижневий фестиваль музики кантрі до кінця червня 2020 року» – приклад конкретної мети з чіткими часовими рамками.

Шаг3. Виміряйте та конкретизуйте цілі вашого заходу за допомогою аналізу ключових показників ефективності:

• Витрати на одного учасника заходу;
• Загальна кількість лидов, зібранних на заході;
• Спонсорська оцінка проведення заходу;
• Загальна кількість реєстрацій;
• Зростання згадок івенту в соціальних мережах та друкованних виданнях;
• Задоволеність учасників вмістом івенту;
• Зростання кількості активних учасників спільноти після події (в порівнянні із загальним числом до події);
• Чисельні результати опитувань задоволеності учасників;
• Оцінка промо активностей;
• Повідомлення в соціальних мережах, лайки і публікації, пов’язані з подією;
• Кількість проданих на захід квитків;
• Співвідношення витрат і доходів;
• Параметри (збільшення, зменшення) спонсорської участі;
• Кількість повторних учасників (для повторюваних подій).

Вимірність ефективності стратегії проведення заходів базується на ключових показниках ефективності (KPI). Особливо корисно для вимірювання показників KPI спеціалізоване програмне забезпечення, тому обв’язково переконайтеся, що у вас в розпорядженні є надійна платформа, з усіма потрібними функціями, необхідними для збору обраних даних.

Бюджет івенту

Як правило, видаткова частина заходу включає прямі і непрямі витрати. Прямі витрати – витрати, пов’язані з безпосередньою організацією заходу. Непрямі витрати – витрати на функціонування офісу, послуги зв’язку і т.д.

Прямий дохід

Не складно зрозуміти і розрахувати прямий дохід від івенту. Це гроші, отримані безпосередньо від хостингу або участі в заході. Прямий дохід включає в себе продаж квитків або реєстраційний збір, спонсорські пакети, продаж товарів на івент, комісійні готелю.

Прогнозовані витрати

Прогнозовані витрати прогнозовані витрати – можливі витрати, істотно не впливають на бюджет і є невід’ємною частиною кожного заходу. Вони виникають через брак організаторських ресурсів таких як: технічний персонал, продукти або послуги.

Збільшення впізнаваності бренду

Останнім, і найскладнішим для обчислення, є показник капіталізації бренду, що відноситься до реальної вартості бренду компанії. Впізнаваність бренду – нематеріальний параметр, який безпосередньо впливає на такі показники як збільшення цільової аудиторії, зростання популярності бренду, продажі.

Просування івенту UBI Конференц Хол рекомендує: займаючись розробкою ефективної стратегії просування події, експериментуйте, поєднуйте перевірені, добре зарекомендовані діджитал інструменти в комплексі з новими.

E-mail маркетинг

Поштові розсилки відмінно підійдуть для розширення обсягу цільової аудиторії івенту. Цей діджитал інструмент дозволяє створювати, відправляти і відстежувати фірмові електронні листи для ефективної комунікації з учасниками заходу. Поштові розсилки з успіхом застосовуються для оповіщення цільової аудиторії про деталі заходу, поточні знижки і популярні рейтинги.

Веб-сайт події

Перше і найважливіше джерело інформації про захід в Інтернеті – це веб-сайт івенту. Подбайте про достовірність поданої на сайті інформації та доступності сайту для мобільних користувачів.

Соціальні мережі

Розгляньте можливість інвестування в інструменти планування заходів в соціальних мережах, які дозволяють планувати публікації заздалегідь.

Створення календаря постів в Facebook, Instagram допоможе поліпшити стратегію просування заходів і відчутно полегшити життя організаторам.

Push-розсилки

Цей ефективний діджитал інструмент набирає все більше прихильників. Push-розсилки надають широкі можливості для сегментації цільової аудиторії за інтересами, урахування специфіки і донесення ключової інформації про захід.

Відеомаркетінг

Формування справжніх зв’язків з цільовою аудиторією починається з зрозумілого донесення інформації, і немає кращого способу ефективно взаємодіяти з потенційними клієнтами, ніж запропонувати якісне невеличке відео.

Порада UBI Конференц Хол: Для збільшення конверсії активно транслюйте свої заходи. Додавайте короткі і цікаві відеоанонси в e-mail розсилки і на сайт заходу.

Comments