29 Jan 2020

Що потрібно знати про стратегію проведення заходів від планування до прасування

Часто організатори заходів настільки захоплені робочою рутиною, що формування повноцінної стратегії проведення події йде на другий план. Знайома ситуація? У нашій статті фахівці UBI Конференц Хол розкажуть про основні складові і важливі нюанси створення успішної стратегії проведення заходу.

Стратегія проведення заходу

Стратегія заходу – це цілеспрямована, вимірювана і заснована на даних програма проведення і просування заходу.

Стратегія повинна чітко відповідати цілям івенту. Вона визначає дорожну карту дій, організаційні можливості і цілі події.

Формування стратегії просування заходу відбувається на основі наступних підпунктів:

Розробка плану події;
Визначення цілей івенту;
Встановлення бюджету;
Розробка просування заходу.

Читайте також: Як продати всі квитки на захід

План проведення івенту

План проведення заходу покликаний максимально деталізувати і «розкласти по поличках» всі організаційні дії. Івент-планування базується на цілі і структурі події. Грунтуючись на категоріях подій і типах подій, план заходу забезпечує успішне проведення івенту і повернення інвестицій. Практика показує, що найбільш ефективно проводити планування, одночасно з постановкою цілей заходу.

Порада від UBI Конференц Хол: Створюйте презентацію-план івенту, що включає наступні пункти:

Основні бізнес-цілі івенту.
Зв’язок заходу з цими цілями.
Кількість подібних івентів протягом року.
Аналіз ресурсів для проведення заходу.
Прогнозований результат.

Мета заходу

Мета заходу, як правило, конкретна і вимірювана.

Ось кілька прикладів івент-цілей:

Об’єднання колективу;
Підвищення морального духу;
Навчання команди;
Збір лидов.

UBI Конференц Хол рекомендує: використовуйте наступні кроки, щоб встановити івент-цілі та досягайте запланованих результатів.

Крок 1. Конкретизуйте мету заходу

Ключові питання, які слід враховувати при визначенні цілей і завдань заходу:

Чому відбувається івент?

Цільова аудиторія заходу?

Яку користь принесе івент учасникам?

Як організатор зможе впливати на результативність заходу?

Правильно сформовані цілі подій повинні відповідати маркетингової стратегії бренду, а також загальної місії компанії. Важливо безпомилково виробити параметри оцінки досягнення цілей.

Наприклад, ви можете реально оцінити кількість продажів, зроблених до і під час конференції. Але як прогнозувати, скільки відвідувачів вирішать повернутися на конференцію в наступному році? Яка кількість лидов компанія отримала в результаті проведення івенту? Скільки лидов приєднаються в наступні місяць? Список можна продовжувати до нескінченності.

КРОК 2. Проведіть аналіз цілей заходу за системою «SMART»

Перевірте наступні показники:

Зрозумілість;
Вимірність;
Досяжність;
Реалістичність;
Тимчасові рамки.

Наприклад, декларувати, що ви хочете «провести кращу маркетингову конференцію за всю історію», не надто конкретно та складно обчислювально.

Мета, поставлена за системою «SMART»: «спланувати тижневий фестиваль музики кантрі до кінця червня 2020 року» – приклад конкретної мети з чіткими часовими рамками.

Шаг3. Виміряйте та конкретизуйте цілі вашого заходу за допомогою аналізу ключових показників ефективності:

Витрати на одного учасника заходу;
Загальна кількість лидов, зібранних на заході;
Спонсорська оцінка проведення заходу;
Загальна кількість реєстрацій;
Зростання згадок івенту в соціальних мережах та друкованних виданнях;
Задоволеність учасників вмістом івенту;
Зростання кількості активних учасників спільноти після події (в порівнянні із загальним числом до події);
Чисельні результати опитувань задоволеності учасників;
Оцінка промо активностей;
Повідомлення в соціальних мережах, лайки і публікації, пов’язані з подією;
Кількість проданих на захід квитків;
Співвідношення витрат і доходів;
Параметри (збільшення, зменшення) спонсорської участі;
Кількість повторних учасників (для повторюваних подій).

Вимірність ефективності стратегії проведення заходів базується на ключових показниках ефективності (KPI). Особливо корисно для вимірювання показників KPI спеціалізоване програмне забезпечення, тому обв’язково переконайтеся, що у вас в розпорядженні є надійна платформа, з усіма потрібними функціями, необхідними для збору обраних даних.

Бюджет івенту

Як правило, видаткова частина заходу включає прямі і непрямі витрати. Прямі витрати – витрати, пов’язані з безпосередньою організацією заходу. Непрямі витрати – витрати на функціонування офісу, послуги зв’язку і т.д.

Прямий дохід

Не складно зрозуміти і розрахувати прямий дохід від івенту. Це гроші, отримані безпосередньо від хостингу або участі в заході. Прямий дохід включає в себе продаж квитків або реєстраційний збір, спонсорські пакети, продаж товарів на івент, комісійні готелю.

Прогнозовані витрати

Прогнозовані витрати прогнозовані витрати – можливі витрати, істотно не впливають на бюджет і є невід’ємною частиною кожного заходу. Вони виникають через брак організаторських ресурсів таких як: технічний персонал, продукти або послуги.

Збільшення впізнаваності бренду

Останнім, і найскладнішим для обчислення, є показник капіталізації бренду, що відноситься до реальної вартості бренду компанії. Впізнаваність бренду – нематеріальний параметр, який безпосередньо впливає на такі показники як збільшення цільової аудиторії, зростання популярності бренду, продажі.

Просування івенту UBI Конференц Хол рекомендує: займаючись розробкою ефективної стратегії просування події, експериментуйте, поєднуйте перевірені, добре зарекомендовані діджитал інструменти в комплексі з новими.

E-mail маркетинг

Поштові розсилки відмінно підійдуть для розширення обсягу цільової аудиторії івенту. Цей діджитал інструмент дозволяє створювати, відправляти і відстежувати фірмові електронні листи для ефективної комунікації з учасниками заходу. Поштові розсилки з успіхом застосовуються для оповіщення цільової аудиторії про деталі заходу, поточні знижки і популярні рейтинги.

Веб-сайт події

Перше і найважливіше джерело інформації про захід в Інтернеті – це веб-сайт івенту. Подбайте про достовірність поданої на сайті інформації та доступності сайту для мобільних користувачів.

Соціальні мережі

Розгляньте можливість інвестування в інструменти планування заходів в соціальних мережах, які дозволяють планувати публікації заздалегідь.

Створення календаря постів в Facebook, Instagram допоможе поліпшити стратегію просування заходів і відчутно полегшити життя організаторам.

Push-розсилки

Цей ефективний діджитал інструмент набирає все більше прихильників. Push-розсилки надають широкі можливості для сегментації цільової аудиторії за інтересами, урахування специфіки і донесення ключової інформації про захід.

Відеомаркетінг

Формування справжніх зв’язків з цільовою аудиторією починається з зрозумілого донесення інформації, і немає кращого способу ефективно взаємодіяти з потенційними клієнтами, ніж запропонувати якісне невеличке відео.

Порада UBI Конференц Хол: Для збільшення конверсії активно транслюйте свої заходи. Додавайте короткі і цікаві відеоанонси в e-mail розсилки і на сайт заходу.

Comments