Logo

Сьогодні електронне запрошення на корпоративний захід – дієвий інструмент підвищення відвідуваності. У нашій статті фахівці UBI Конференц Хол розкажуть всі тонкощі складання результативних електронних запрошень. Ми поговоримо про негласні правила електронного етикету і ефективні івент-фішки.

Основні етапи створення електронного запрошення

Щоб створити відмінне запрошення на корпоративний захід, обов’язково вкажіть в тексті наступну інформацію:

  1. Тип події (конференція, круглий стіл, бізнес-сесія, семінар).
  2. Місце і час проведення.
  3. Графік (розклад).
  4. Основні доповідачі заходу.
  5. Реєстраційна інформація.

Майбутні учасники івенту повинні знати про те, що буде відбуватися на заході, його цілі і основні переваги. Постарайтеся максимально зацікавити людей і переконати їх відвідати ваш івент. Залежно від типу заходу виділимо наступну специфікацію текстового вмісту запрошень на корпоративні івенти:

Семінар

Важливо окреслити тему майбутніх дискусій і включити інформацію про запрошених доповідачів. Іноді люди можуть цікавитися не самою темою, а доповідачами, тому не втрачайте можливість заінтригувати потенційних учасників відомими іменами.

Бізнес-зустріч

В деяких випадках адресат, якому ви відправляєте електронне запрошення, навіть не буде його першим читачем – секретарі можуть заздалегідь відфільтрувати пошту, щоб дізнатися, які з листів досить важливі. З огляду на це, івент-менеджер повинен використовувати інформативну тему і чітко викласти причину зустрічі.

Конференція

Конференції часто включають ряд заходів або дискусійних панелей. Ось чому так важливо вказати не тільки місце і дату, а й надати своїм гостям докладний розклад події. Добре, якщо вийде в запрошенні коротко описати порядок денний або додати посилання з додатковою інформацією. Також слід подумати про зручність клієнтів і розмістити кнопку або посилання для онлайн-реєстрації.

Ось кілька прикладів тексту, які ви можете написати на кнопках:

  • «Зареєструватися»;
  • «Забронювати місце»;
  • «Дізнатися більше».

Ключові структурні елементи електронного запрошення

Тема – це те, що ваші одержувачі побачать в першу чергу. Постарайтеся відразу «зачепити» клієнта. Пам’ятайте, якщо ви не зможете зацікавити людину, вона не буде читати запрошення далі. Основна мета формулювання теми – надати якомога більше інформації про майбутній івент. Оптимально укластися в 30-40 символів.Основний текст запрошення. Ця частина запрошення повинна включати всю важливу інформацію про подію. В основній частині тексту запрошення викладіть ключові деталі заходу. Пам’ятайте, «стислість – сестра таланту». Не перевантажуйте читачів зайвими фактами.

UBI Конференц Хол рекомендує: Наші очі можуть прочитати близько восьми слів з першого погляду, тому формулюйте тему запрошення коротко і ясно. Оптимальна кількість символів теми до 70, але переконайтеся, що вона містить всю необхідну інформацію, яка може привернути увагу потенційного учасника заходу.

Header / Footer. Тут зазвичай розміщується звернення і контактна інформація. Це уточнюючі частини електронного листа. Почніть свій текст з офіційного привітання. Обов’язково вказувати ім’я вашого адресата (багато людей використовують стандартну фразу «Шановний … ім’я адресата»). Звернення на і’мя –  можливість підкреслити важливість кожного потенційного гостя. Очевидно, що все повинно бути зроблено без орфографічних помилок, тому, якщо ви не впевнені в правописі, нейтральне вітання краще, ніж ім’я, написане з помилками. Назва вашої організації може бути згадана на початку, але ми  рекомендуємо помістити його в кінці. Це можна зробити за допомогою спеціальних поштових підписів.

Тонкощі електронного етикету

Існують певні фішки, які потрібно мати на увазі при написанні електронного запрошення на корпоративний івент. Наприклад, ніколи не використовуйте свій особистий акаунт для відправки офіційних запрошень – використовуйте тільки корпоративний. Починайте текст запрошення з формального вітання (варто відмовитися від «Привіт всім» або «Агов», «Йо»).

Видаліть знаки оклику – не використовуйте більше одного поспіль і переконайтеся, що ви двічі перевірили свої спроби гумору – не всі жарти можуть здатися дотепними широкій аудиторії. Використовуйте опцію «відповісти всім», тільки якщо це абсолютно необхідно. Приділіть достатньо уваги коректурі тексту. Помилки в електронних запрошеннях приведуть до падіння іміджу вашого заходу.

Тренди 2020 написання  електронного запрошення

Додайте цікаве відео
Перша і найпопулярніша фішка – це відео, вбудовані в електронні запрошення. З ним ви реально будете виділятися серед конкурентів. Пам’ятайте, що текстові електронні запрошення створюють підгрунття для невірного тлумачення інформації і неправильних уявлень, але з відео в електронних листах можливо наочно продемонструвати, що ви маєте на увазі. Невеликі відео в електронних запрошеннях також дозволять організаторам ближче познайомитися з учасниками івентів, створити додатковий рівень комфорту і завоювати довіру цільової аудиторії.

Увімкніть емоційну складову

Формуючи текст запрошення, постарайтеся викликати позитивні емоції у потенційних читачів. Добре, коли запрошення містить цікаву інформацію про переваги і результати анонсованої події. UBI Конференц Хол рекомендує: заздалегідь визначте свою цільову аудиторію і створіть портрет потенційного учасника заходу. Це дозволить вам надати потрібну інформацію та виявити, як найкраще вплинути на тих, хто буде її читати.

Сегментує цільову аудиторію

Сегментація – маркетингова e-mail стратегія, яка має на увазі поділ усього обсягу цільової аудиторії на більш дрібні групи відповідно до їх відмінних та схожих рис. Сегментація при створенні розсилок корпоративних електронних запрошень показала відмінний результат. Так, згідно з соціологічним дослідженням, сегментовані кампанії електронною поштою збільшили дохід від продажу квитків на ділові заходи на 76%. Це означає, що ваш підхід повинен змінюватися, і кожна цільова група клієнтів і потенційних учасників заходів опрацьовується індивідуально.

Визначте оптимальний час відправки запрошень

Коли найкраще відправляти електронні запрошення на івенти? Вранці? Увечері? А може бути по п’ятницях? Кожен івент-менеджер, особливо новачок в e-mail маркетингу, задає собі ці та багато інших питань. На жаль, не існує універсальної відповіді і єдиного вірного рішення. Щоб визначити найбільш вдалий час для відправки електронних запрошень, вивчіть, коли ваші конкуренти відправляють свої електронні листи. Це дозволить зрозуміти яка частота і час буде давати оптимальний результат. Протестуйте і знайдіть найбільш підходящий час і графік, а також коли ваша цільова аудиторія найбільше всього взаємодіє з електронними листами.

Сформуйте ексклюзивну пропозицію

Створіть у потенційних учасників івенту відчуття причетності до «вузького кола запрошених». Вкажіть в тексті, що певні програми або бонуси доступні тільки для приєднання за допомогою електронного запрошення.

Приділіть увагу оформленню

Основна мета відправлення електронних запрошень – привертати увагу і конвертувати одержувачів листів в учасників корпоративних заходів. Важливо не тільки писати добре структуровані, переконливі і привабливі електронні запрошення, а й враховувати, наскільки чітко і красиво вони відображаються. Перш за все, переконайтеся, що ваші електронні запрошення будуть правильно відображатися у всіх поштових клієнтів. Також протестуйте доступність перегляду розсилки на мобільних телефонах і планшетах.

Використовуйте привабливі візуальні ефекти.

Наприклад, банер з помітною картинкою і текстовим призовому до дії в заголовку запрошення.

Для залучення уваги чудово підійдуть химерні GIF-файли, меми та інші анімовані фішки.

Користуйтеся порадами UBI Конференц Хол, і нехай на ваших івентах всі квитки будуть продані заздалегідь!

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74