Logo

Команда UBI Конференц Хол підготувала керівництво по складанню бюджету заходу. У статті ми розповімо, як розрахувати витрати і як заощадити, якщо грошей на захід не вистачає.

Статті витрат

При розрахунку бюджету потрібно детально розписати витрати. На першому етапі це можуть бути приблизні суми – вони дадуть загальне уявлення. По ходу планування ви будете уточнювати суми витрат і в результаті сформуєте точний бюджет заходу. Сюди входить оренда і оформлення приміщення, оренда обладнання, харчування та розважальна програма.

Оренда приміщення

До пошуку локації приступають, як тільки відомі формат події і кількість учасників. Замовляють ресторан, заміську садибу, сучасний лофт або клуб – це залежить від цілей заходу.

Оренда – найбільш витратна і найменш гнучка стаття витрат. Урізання бюджету часто веде до пошуку нової локації, на такий випадок потрібно мати запасний варіант. Локацію варто замовляти якомога швидше. Якщо не зробити цього заздалегідь, приміщення на потрібну дату може орендувати хтось Інший. Наприклад локацію для проведення великої конференції потрібно замовляти приблизно за 2-3 місяці, а для семінару на декілька десятків людей – за 2-3 тижні.

Оформлення приміщення

Тут багато що залежить від формату заходу, іноді витрати на оформлення повністю викреслюють із кошторису. Але часто без цього нікуди – потрібен декор шоу, оформлення сцени і фотозон.

У цю статтю витрат входять прямі витрати на виробництво декоративних матеріалів і супутні витрати: розробка ідеї, створення декорацій, доставка до місця проведення і збірка.

Оренда обладнання

Для проведення заходів потрібне звукове обладнання, плазмові панелі, проектори. Іноді все необхідне обладнання вже є на майданчику. В цьому випадку у орендодавця потрібно уточнити, чи входить використання техніки у вартість оренди приміщення.

Якщо орендувати приміщення і техніку у різних компаній, вартість буде вищою – доведеться доплачувати за транспортування і установку.

Харчування

Формат харчування залежить від типу заходу. Це може бути банкет, фуршет або кава-брейк. Найбільш витратний варіант – банкет. Він передбачає розсадку гостей, декілька змін страв і обслуговування. Фуршет дешевший в організації, його організовують на форумах, виставках та інших заходах з великою кількістю гостей. Найбільш економним варіантом буде кава брейк – учасники можуть випити каву або чай і перекусити легкими закусками. Кава-брейк проводять на конференціях, презентаціях і бізнес тренінгах.

Не потрібно складати точне меню. Достатньо знати кількість учасників і повідомити загальні побажання по харчуванню. Організатор складе варіанти з різним середнім чеком за людину – ви оберете відповідне меню.

Якщо орендодавець не пропонує послуги харчування, потрібно організувати кейтеринг. Кейтерингова компанія подбає про виїзне обслуговуванні заходу і організує кава-брейк, фуршет або банкет.

Програма

Формат розваг залежить від бюджету. Слід детально розписати витрати на програму, оскільки так їх легше контролювати. До них відносяться:

  • Ведучий. Наприклад, професійний ведучий коштує 10 тисяч гривень. Якщо клієнт хоче бачити медійну особистість, вартість може досягати 100 тисяч гривень або більше;
  • Артисти. Розцінки артистів також залежать від популярності. Виступ кавер-бенду буде коштувати від 10-15 тисяч, а зірки естради – від 200-300 тисяч гривень;
  • Фото- і відеозйомка. Послуги професійних фотографів і відеографів можуть обійтись у суму 10 тисяч гривень за декілька годин роботи;
  • Декорації для розваг. Для проведення квестів, конкурсів і майстер-класів знадобляться стенди, стійки та інші реквізити.

Непередбачувані витрати

Від форс-мажорів не застрахований ніхто, а організатори заходів – тим більше. Часто виникають ситуації, коли витрати потрібно збільшити вже після затвердження. Це може бути будь-що: постачальник підняв розцінки на послуги, терміново потрібно придбати подарунки для партнерів або потрібно орендувати додаткову техніку. Щоб позбутися від таких проблем, закладайте додатково 10-15% до загальної суми.

Рекомендації по складанню бюджету

Ми підібрали декілька порад, які допоможуть скласти бюджет:

  • З самого початку визначте мету заходу. Це допоможе обрати формат і розподілити витрати;
  • Не затягуйте із складанням бюджету. Починайте роботу, як тільки відомі дата і кількість учасників;
  • Не ігноруйте дрібні витрати. Щоб не перевищити бюджет, розпишіть все максимально докладно;
  • Ознайомтесь із цінами різних підрядників. Так ви оберете кращий варіант за ціною і якістю;
  • Переглядайте бюджет. В ході планування заходу витрати можуть змінюватись.

Як зекономити

Буває, що проект не вписується у бюджет, і доводиться різати частину витрат. Щоб це не позначилося на якості заходу, варто правильно розставити пріоритети. Дізнатися про пріоритети ви можете у замовника – поставте йому запитання про формат і цілі заходу. Якщо подія – частина PR-кампанії або спосіб залучити інвесторів, не можна економити на видовищності. Якщо корпоратив для співробітників компанії – економлять на оформленні, оренді і шоу-ефектах.

Економити варто на головних витратах – на них йде основна частина грошей. Економія на персоналі, ведучих і обладнанні такого ефекту не дасть, але зіпсує враження від свята.

Event-послуги можна замовити у UBI Конференц Хол. Компанія має власні майданчики і пропонує повний комплекс послуг: кейтеринг, трансфер гостей, проживання в готелі та рекламний супровід.

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74