Logo

Організація заходу – це складний процес з безліччю тонкощів. Новачкам встежити за всіма моментами складно, тому нерідко заходи не справляють належного враження на учасників або зовсім провалюються. Щоб допомогти event-фахівцям-початківцям, команда UBI Конференц Хол підготувала список найбільш поширених помилок у плануванні заходів. Якщо скористатися нашими порадами і усунути помилки – ваші івенти будуть успішними, а клієнти задоволеними.

Помилка № 1: не визначені цілі заходу

Мета заходу – це те, чого потрібно досягти в кінцевій перспективі: підвищити впізнаваність бренду, збільшити продажі, домогтися бажаного позиціонування або зібрати гроші. Без конкретної мети не зрозуміло, як планувати івент. Компанія витратить купу грошей, але не отримає результату.

Щоб дізнатись цілі, спілкуйтеся з клієнтом: дізнайтесь навіщо він хоче організувати захід і чого він хоче досягти. З’ясуйте, на яких моментах замовник хоче зробити акцент. Так ви визначите правильний формат події і кількість гостей, сплануєте бюджет, оберете розважальну програму.

Іноді у клієнта є мета, але він не знає, який формат підійде краще або він має хибне уявлення про результат. Досвідчений event-спеціаліст відкоригує мету, запропонує новий формат і спланує захід, який вирішить завдання клієнта.

Не починайте планувати івент, якщо немає чітких цілей – це призведе до очевидно поганого результату. Побільше спілкуйтесь з клієнтом і дізнайтеся, що йому потрібно. Ви повинні розуміти, для кого цей захід, які завдання воно вирішує і як вимірювати результат.

Помилка №2: відсутній план “Б”

Новачки складають єдиний план, де все прописано так, як має відбуватися в ідеалі. Насправді, все часто йде по-іншому. Наприклад, несподівано почав йти дощ, згоріло електрообладнання, з’явились незаплановані витрати. Організатор отримує стрес і намагається виправити проблеми на ходу, а захід стає на межі провалу.

Непередбачених ситуацій можна уникнути, якщо скласти план “Б”. Зробити це складно, оскільки потрібно передбачити критичні ситуації, які можуть статися на івенті. Щоб полегшити цю роботу, розгляньте специфіку заходу і продумайте області, сприйнятливі до подібних ситуацій. На питання “а що якщо..” повинні бути відповіді “зробимо так…”. Якщо постачальник повідомляє, що не може виконати обов’язки, потрібно мати контакти інших компаній. Щоб не виникло проблем з електрикою – переконайтеся, що на майданчику є генератор.

Помилка №3: неправильно розрахований час на підготовку

Затягувати з підготовкою заходу не можна. Багато організаторів неправильно розраховують час, а потім намагаються зробити все за пару днів. Це коштує витрачених нервів, ви не встигнете реалізувати всі ідеї, які задумували.

Починайте планування, коли відомі дата, кількість гостей і бюджет заходу. Локації бронюють якомога раніше. Якщо не подбати про це – на потрібну дату місце можуть орендувати під інший захід. З доповідачами, артистами та фотографами також домовляються набагато раніше дати заходу.

Справлятися із завданнями допоможуть планувальники. Якщо ви складете список з етапів підготовки, то будете краще орієнтуватися і не забудете нічого важливого. Деякі завдання можете виконувати одночасно. Головне – не залишайте занадто багато справ на останні дні, щоб не утворився ефект снігової кулі.

Які моменти враховувати event-фахівцю-початківцю

Ми розібрали три основні помилки планування заходів, які зустрічаються у event-фахівців-початківців. Але подібних помилок набагато більше. Щоб стати професійним організатором заходів, потрібно враховувати й інші моменти.

Перевіряти тематику заходу на актуальність

Перевірка тематики на актуальність – обов’язковий момент при підготовці. Якщо тематика не є актуальною, то навіть найкращий з точки зору організації івент не залишить у гостей жодних емоцій.

Щоб зрозуміти, чи є актуальною тематика, потрібно скласти ряд питань:

  • Чи проводяться в регіоні заходи зі схожою тематикою. Для кращого розуміння вивчіть зворотний зв’язок гостей в соціальних мережах;
  • Чи популярні запрошені спікери. Популярний ведучий буде цікавий більшості гостей;
  • Як ви зможете спілкуватися з аудиторією онлайн. Багато організаторів транслюють івенти онлайн, роблять миттєвий фоторепортаж, створюють додатки – все це збільшує залученість аудиторії.

Якщо враховувати ці моменти, захід буде цікавим для аудиторії, він виконає поставлені завдання.

Наймати достатню кількість персоналу

На заході повинна бути достатня кількість персоналу. Це коштує більше грошей, але економія не виправдана. Якщо гості згадують, як вони 10 хвилин чекали паркувальника або шукали офіціанта – захід провалено.

При підборі персоналу обирайте тих співробітників, які вже працювали з заходом того формату, який ви плануєте. Розкажіть про програму івенту, про гостей і до кого звертатися, якщо виникнуть питання. Хороший персонал врятує не найкращий в організації захід.

Передбачати непередбачені витрати

Ніхто не застрахований від випадків, коли потрібно терміново збільшити бюджет заходу. У підрядників можуть збільшитись розцінки, потрібно замовити послуги дизайнерів. Про такі речі варто думати заздалегідь і передбачати в бюджеті 10-15% на непередбачені витрати. Бюджет потрібно продумати до дрібниць і надавати звіти керівництву і замовнику в зручному вигляді.

Щоб захід не був під загрозою зриву, а учасники були у захваті – варто користуватись послугами професіоналів. Команда UBI Конференц Хол подбає про це: складе бюджет, продумає формат і врахує побажання клієнтів!

Comments



Розрахувати вартість event проекту

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

Кiл-сть днiв

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

Розрахувати вартість оренди

Кількість учасників

Тип заходу

Додаткові послуги

Дата

К-сть днів

Контактна інформація

Угода на обробку персональних даних

captcha

UBI Конференц Холл
м. Київ

м. Київ, вул. Миколи Василенка, 7

(044) 451 92 74