Організація форуму

Форум – це масштабний публічний захід за участю лідерів ринку та експертних фігур, у ході якого розглядаються актуальні проблеми галузі. Виступаючи в ролі організатора, компанія покращує свій імідж та репутацію, демонструючи професіоналізм, компетентність та зацікавленість у розвитку.

Якщо у вас не вистачає досвіду, ресурсів та часу для організації VIP -івентів, зверніться за допомогою до експертів подієвого маркетингу. Мережа івент-локацій UBI Конференц Хол організовує комплексне обслуговування бізнес-форумів та створює продуктивну обстановку для прийняття ефективних рішень.

Цілі форуму

Форум – оптимальний формат для аналізу ринку та обміну досвідом: інформативні доповіді дають відомості про перспективи розвитку галузі, інноваційні технології та способи підвищення прибутковості бізнесу. Тематичні форуми є майданчиками консолідації професійних спільнот з метою спільного прийняття рішень та координації взаємодії ринкових суб’єктів. Виступ на форумі сприяє ефективному просуванню товарів та брендів, а неформальна частина івенту створює комфортні умови для нетворкінгу, допомагає знаходити партнерів, дилерів та інвесторів.

Організація та проведення заходу UBI Конференц Хол

Бізнес-форум – відповідальна подія, яка не терпить жодного промаху: в івентах такого роду беруть участь солідні персони з високими вимогами до якості обслуговування. Під час проведення форумів на локаціях UBI все під контролем: дискусії проходять у комфортній робочій обстановці, паралельні потоки не перетинаються, спецобладнання функціонує відмінно. Продумане тематичне оформлення, креативна реклама та оригінальні атракціони посилюють резонанс та підвищують престиж компанії-організатора.

Досвід роботи

Команда UBI працює в івент-індустрії з 2012 року – за цей час набутий найцінніший досвід організації бізнес-форумів та отримано багато приємних відгуків від VIP -клієнтів. Ми постійно вдосконалюємось – освоюємо нові тренди у подієвому маркетингу та адаптуємо світовий досвід до українських реалій.

Власні майданчики

Наша головна перевага – вісім стильних локацій у столиці та регіонах (Київська, Вінницька та Чернігівська область); чотири майданчики у Києві оснащені укриттям на 400 осіб. У приміщеннях виконано дизайнерський ремонт, оновлено обладнання, підключено високошвидкісний інтернет для проведення гібридних івентів.

Доступна ціна

Більшість робіт у рамках підготовки форуму UBI виконує самотужки і зводить до мінімуму комісії; при плануванні бюджету вживаються заходи щодо оптимізації витрат. Розрахуйте орієнтовну вартість оренди майданчика та обслуговування івенту за допомогою онлайн калькуляторів – підсумкова сума вас приємно здивує!

Розрахувати вартість event проекту

Заповніть форму і наш менеджер зв’яжеться з вами протягом 10 хвилин.

Дізнатись вартість

Правильна організація форуму

Підготовка бізнес-форуму починається з вивчення запитів цільової аудиторії: виходячи з інтересів та потреб гостей, узгоджується тематика та концепція події, складається список спікерів. Далі розробляється програма івенту – встановлюється порядок виступу доповідачів, продумується поділ на секції та потоки тощо.

До вибору локації приступають, коли відома точна кількість гостей та складено план заходу: розраховується метраж майданчика, визначається потреба у спецобладнанні та приміщеннях для супутніх подій. Також продумується візуальне оформлення та комплексне обслуговування локації, організується інформаційна підтримка та підготовка рекламних матеріалів.

Підготовка форуму

Покрокове планування форуму дозволяє врахувати всі нюанси і не прогаяти жодної деталі, що впливає на сприйняття інформації та події в цілому. Залежно від мети та концепції івенту формується коло завдань, встановлюються терміни та бюджет для кожного пункту плану. Завдання закріплюють за профільними фахівцями, які відповідають за різні аспекти сервісу – кейтеринг, технічну, рекламну та медійну підтримку, логістику, фото- та відеосупровід, анімацію та ін.

Особлива увага приділяється підбору персоналу: у команді UBI немає випадкових людей, наші локації обслуговують професіонали сфери послуг. Для організації атракціонів та участі у шоу-програмах залучаються надійні підрядники – артисти, музиканти, ведучі, клоуни, аніматори тощо.

Організація форуму під ключ включає:

Цілі та завдання бізнес форуму

Форум – вузькоспрямований захід, який доносить до публіки інформацію, яка спонукає до цільової дії. Для найкращого результату рекомендується зосередитись на одній меті. Паралельно вирішуються додаткові завдання – нетворкінг, просування продуктів, управління репутацією бренду, укладання угод та ін.

Концепція та формат форуму

Вдала концепція визначає успіх форуму: виберіть актуальну тему та запросіть спікерів, які користуються повагою у професійній спільноті. В рамках одного івенту поєднуються різні формати: за основу береться інтерактивна дискусія, до якої додаються конференції, семінари, майстер-класи, заходи для преси та ін.

Підбір локації та місця проведення форуму

При виборі майданчика враховується не тільки метраж і оснащення, а й я престиж – респектабельні інтер'єри підкреслюють важливість подій. Шукайте локацію з упорядкованою територією та паркінгом, що охороняється; переважно розташування в межах міста або передмістях зі зручною розв'язкою.

Повна технічна підтримка

Для ефектної презентації доповідей на локаціях UBI встановлено передове мультимедійне обладнання – екрани, проектори, плазмові панелі, акустичні системи та світлотехніка. Технічна служба UBI простежить за роботою мультимедіа: налаштує апаратуру та інтернет-повідомлення, налагодить комутацію та проведе саундчек.

Кейтеринг та обслуговування форуму

За проведення банкетів, фуршетів та кава-брейків відповідає власна кейтерингова компанія – майстри зі створення краси та затишку. Меню кожного івенту розробляється індивідуально; страви на замовлення готуються зі свіжих екологічних продуктів від перевірених постачальників.

Рекламний супровід та підтримка форуму

Рекламні кампанії UBI точно влучають у ціль – експертний аналіз цільової аудиторії дозволяє відразу взяти правильний тон. Поліграфічний центр UBI у стислий термін підготує рекламні матеріали відмінної якості; також організуємо інфопідтримку та публікації у провідних ЗМІ.

Трансфер та організація проживання

Комфортабельний трансфер від служби логістики UBI допоможе спікерам та гостям дістатися до локації вчасно та без проблем; іноземним громадянам надаються послуги перекладача. Учасникам багатоденних форумів пропонується розміщення у комфортабельних готелях поблизу локацій; резиденція на Вінниччині допускає проживання на території.

Проведення форуму під ключ

Найкращі результати при організації бізнес-форумів досягаються за єдиного управління всіма ланками процесу та координування функцій виконавців. Мережа івент-локацій UBI Конференц Хол виконує всі процеси самостійно та повністю відповідає за успіх заходу, не даючи приводів для невдоволення.

Види та формати форумів

Завдяки широкому охопленню та відчутному впливу на громадську думку форуми затребувані не лише у бізнесі: наукові, освітні, громадські та політичні форуми викликають помітний резонанс. Великі компанії проводять закриті корпоративні форуми для топ-менеджменту, а з розвитком систем відеозв’язку набули поширення гібридні форуми за участю віддалених спікерів. Залучення учасників із різних сфер діяльності та представників держструктур сприяє формуванню системного погляду на проблему та підвищує ефективність рішень.

Організаційні складності пов’язані з напруженим графіком та поєднанням різноманітних івентів ; у рамках форумів відбуваються конференції, семінари, зустрічі, майстер-класи, презентації товарів тощо. Для сприяння нетворкінгу та створення стимулів для спілкування малознайомих людей до програми івенту включають неформальні та напівофіційні формати:

банкети, фуршети та кава-брейки;
заходи для ЗМІ – прес-конференції, брифінги, інтерв’ю;
благодійні акції та соціальні проекти;
шоу, концерти та анімація.

Будемо раді допомогти Вам організувати подію на найвищому рівні!