Організація великих заходів
Організація великих заходів
Великими вважаються заходи, на яких одночасно присутні від 300 осіб; як правило, це важливі бізнес-івенти національного та міжнародного масштабу. Доручіть організацію відповідальної події професіоналам, щоб отримати максимальну віддачу та виправдати очікування високих гостей.
UBI Конференц-хол має великий досвід проведення масштабних заходів – серед наших клієнтів глобальні корпорації, держструктури та міжнародні організації. З відгуками можна ознайомитись на сайті, а ще краще переконатись у нашій кваліфікації на власному досвіді, довіривши нам організацію важливого івента.
Організація та проведення великих заходів UBI Конференц Хол
Проведення масштабних івентів складно поєднати з поточною бізнес-активністю – насамперед тому, що в успіх події потрібно вкласти неймовірний обсяг праці та часу. Найпростіше та вигідніше скористатися нашими послугами та замовити організацію заходу «під ключ». У вас – ідея та намір, у нас – знання та навички, команда блискучих професіоналів та можливості швидкого втілення найграндіозніших задумів.
Досвід роботи
UBI Конференц Хол – провідний експерт з подієвого маркетингу у Києві та Україні, який організовує масштабні бізнес-івенти на VIP-рівні. З часу нашого дебюту у 2012 році ми набули багатого та різнобічного досвіду проведення ділових заходів у різних сферах з будь-яким бюджетом та у стислі терміни.
Власні майданчики
Для проведення подій різного формату обладнано вісім event-майданчиків, площа – від 30 до 900 кв. метрів; місткість – до 500 осіб. У приміщеннях виконано дизайнерський ремонт; Ергономіка продумана в деталях, а першокласне мультимедійне обладнання надає доповідям наочність та переконливість.
Доступна ціна
UBI Конференц Хол спирається на власні ресурси і мало залежить від ринкової кон'юнктури, тому ми маємо демократичні розцінки та стабільну якість сервісу. Ми оптимізуємо кошторис і позбавимо вас непотрібних витрат: проект перестане здаватися руйнівним, а витрати гарантовано окупляться!
Розрахувати вартість event проекту
Заповніть форму і наш менеджер зв’яжеться з вами протягом 10 хвилин.
Дізнатись вартість
Правильна організація великих заходів
Організація масштабних івентів передбачає скрупульозне планування та уважність до деталей, але при цьому не повинна пригнічуватись творча ініціатива. Для успіху потрібні оригінальні концепції та нестандартні рішення, що відповідають запитам цільової аудиторії та завданням заходу. Для правильного вибору формату та локації, розрахунку метражу та кількості посадкових місць важливо уточнити кількість учасників, доповідачів та потоків.
Для фінансування відповідальних івентів зазвичай привертають спонсорів, тому велика увага приділяється плануванню бюджету та обґрунтуванню витрат. Великі заходи тривають до 3-5 днів, тому продумуються варіанти розміщення учасників у комфортабельних готелях та транспортний супровід.
Підготовка великого заходу
Розробка концепції івента ґрунтується на аналізі запитів цільової аудиторії: виходячи з результатів, складають докладний сценарій, культурну програму та план підготовки заходу. Наперед готується необхідна кількість майданчиків для різних секцій; організовують кейтеринг, рекламну підтримку та технічне забезпечення.
Перед відкриттям подія анонсується у ЗМІ, перебіг заходу широко висвітлюється у медіа, тому приділіть значення налагодженню контактів у профільних виданнях. При виборі event-агентства віддавайте перевагу компаніям повного циклу: організатор, який виконує більшу частину робіт самостійно, може запропонувати хорошу ціну!
Організація великого заходу під ключ включає:
Цілі та завдання заходу
Цілі події виводяться з результатів сегментованого аналізу цільової аудиторії; зазвичай застосовується метод референтних груп. Далі з'ясовується, які кроки зробити та які застосувати інструменти, щоб виправдати очікування учасників, обійти ризики та усунути можливі проблеми.
Концепція та формат заходу
Розробка концепції івента вимагає креативності – подія має бути інформативною та емоційно насиченою, але при цьому відповідати поставленим цілям та завданням. Формат заходу визначається, коли відома кількість учасників та спікерів, теми доповідей та тривалість виступів, затверджено бюджет, програму та тематику події.
Підбір локації та місця проведення заходу
Для проведення івентів вибирають локації із зручним розташуванням, достатнім метражем, добре обладнаною сценою та конференц-центром. Планування event-майданчиків та дизайн інтер'єру повинні відповідати цілям, завданням та концепції події; якщо захід розділений на секції, шукайте локації з кількома конференц-залами.
Повна технічна підтримка
У конференц-залах UBI встановлено високотехнологічне сценічне обладнання – акустичні системи, мікрофони, проектори, екрани, плазмові панелі тощо. Завдяки налагодженій комутації апаратура працює злагоджено; У ході заходу наші спеціалісти стежать за безперебійним функціонуванням систем.
Кейтеринг та обслуговування заходу
Кейтерингова служба UBI надає комплексне обслуговування івентів – кава-брейки, фуршети, банкети, коктейлі тощо; меню розробляється індивідуально. Ретельно продумується сервірування столів та оформлення кенді-барів, зовнішній вигляд та манери персоналу гідні захоплення.
Рекламний супровід та підтримка заходу
Служба оперативної поліграфії UBI забезпечить ваш захід якісними рекламними та роздавальними матеріалами у будь-якому обсязі та у будь-які терміни. Також ми проводимо широку кампанію медіа підтримки – організуємо публікації анонсів та висвітлення івентів у ЗМІ, фото- та відеозйомку, монтаж та обробку матеріалу.
Трансфер та організації проживання
Гості Києва мають право розраховувати на теплий прийом – зустріч в аеропорту або на вокзалі, трансфер, послуги перекладача та допомогу у розміщенні. Співробітники UBI допоможуть забронювати номер та залагодити формальності при заселенні; учасники заходів проживають у найкращих готелях міста поблизу event-майданчиків.
Проведення заходу під ключ
UBI Конференц Хол спеціалізується на організації великих івентів під ключ, покладаючись на власні ресурси; підрядники задіяні за мінімумом. Клієнти платять менше комісійних та отримують експертні поради щодо оптимізації кошторису, у результаті наші ціни виглядають дуже привабливо!
Формати великих заходів
Формат – це стандартний спосіб взаємодії з масовою аудиторією та комплекс прийомів на громадську думку, властивих громадським заходам. Якщо в програмі є інтерактиви різної спрямованості, можна поєднувати різні формати в рамках однієї події (поліформат). Залежно від інтенту масштабні масові заходи поділяються на групи; для кожного типу виділено пріоритетні організаційні форми:
- комерційні івенти – конференції, виставки, презентації, семінари, форуми, саміти;
- навчальні – семінари, воркшопи, майстер-класи, тренінги;
- спеціальні – фестивалі, вечірки, концерти, змагання, розіграш призів.
Комерційні заходи проводяться для потенційних клієнтів, дилерів та партнерів з метою стимуляції продажу та презентації нових продуктів. Навчальні івенти спрямовані на обмін досвідом, формування експертного іміджу та просування продуктів у професійних спільнотах. Спеціальні заходи мають розважальний характер і адресовані широкій аудиторії споживачів для підвищення впізнаваності бренду та створення позитивного образу компанії.
Конференції та форуми
Конференція – найпоширеніший формат тематичного заходу; зазвичай проходить у вигляді дискусії: запрошені спікери висвітлюють ключові питання на задану тему з метою вироблення консенсусу. У форматі конференції зручно презентувати нові продукти, налагоджувати зв’язки та ділитися досвідом; на кшталт розв’язуваних завдань виділяють різні підвиди конференцій – галузеві, презентаційні, маркетингові, дилерські тощо. Бізнес-форум не прив’язаний до конкретної теми – розглядаються спільні проблеми галузі без спроби дійти єдиної думки.
Виставки та презентації
Виставки та ярмарки успішно вирішують проблеми стимуляції продажів, просування бізнесу, пошуку вигідних контрактів та нетворктингу. Учасникам надається можливість продемонструвати свою продукцію, вивчити ринок та отримати зворотній зв’язок; в рамках виставок часто проводяться інші ділові та розважальні заходи.
Вечірка чи концерт
Вечірки, шоу та концерти включають до програм великих комерційних івентів для психологічного розвантаження, створення атмосфери свята та закріплення позитивних асоціацій з брендом. Проте витрати на культурну програму окупляться лише за умови ретельного підбору артистів, провідних та аніматорів, які сумлінно виконують свої зобов’язання. UBI Конференц Хол вміє знаходити надійних виконавців для обслуговування статусних івентів – талановиті люди подарують вам незабутні емоції!
Дефіле та показ мод
Модний показ поєднує переваги комерційних та спеціальних заходів: дефіле – один із найкращих способів презентації товару у фешн-індустрії. Покази мод транслюють культуру бренду та підвищують престиж бізнесу, проте сприймаються як розвага та не асоціюються з рекламою. При правильній підготовці та продуманому візуальному оформленні дефіле стане головною окрасою івента. Найбільший потенціал залучення мають інтерактивні покази; для посилення резонансу забезпечте професійну фото- та відеозйомку та публікації у ЗМІ.
Будемо раді допомогти Вам організувати подію на найвищому рівні!
