UBI Конференц Хол
Організація та проведення конференцій

Організація та проведення конференцій

Конференції

Конференція – це тематичний захід у вигляді дискусії за участю запрошених спікерів, які висвітлюють актуальні проблеми галузі. За підсумками обговорення виробляється професійний консенсус. Розгляд проблеми з різних сторін переконує гостей в об’єктивності висновків.

UBI Конференц Хол проводить заходи будь-якого формату на власних майданчиках, поєднуючи оригінальність та творчий підхід із професіоналізмом та сумлінністю. Ми підберемо ключ до будь-якої аудиторії та знайдемо спосіб донести інформацію ємно, наочно та зрозуміло, а також подбаємо про розваги – наші івенти запам’ятовуються надовго!

Організація та проведення конференцій з UBI Конференц Хол

Мережа івент-локацій UBI Конференц Хол проводить конференції будь-якого масштабу та формату, спираючись на власні ресурси; для разових доручень залучаються перевірені підрядники – артисти, аніматори, провідні та інші майстри гарного настрою. Ми дотримуємось високих професійних стандартів та ретельно продумуємо план заходу, добиваючись досконалості у кожній деталі. Ми влаштовуємо конференції, які високо котируються у професійних спільнотах, підвищують престиж компаній та не вимагають надхмарних вкладень.

Досвід роботи

Наша команда працює у подієвому маркетингу з 2012 року та набула унікального досвіду організації конференцій у різних сферах діяльності. Ми знаходимо оптимальні рішення для бізнесу, професійних асоціацій, міжнародних організацій та держструктур; з кейсами та відгуками можна ознайомитись на сайті.

Власні майданчики

Клієнтам пропонується вісім концептуальних локацій у столиці та регіонах, з них чотири майданчики у Києві обладнані укриттям місткістю до 400 осіб. Площа об'єктів – від 30 до 900 кв. метрів, місткість – до 500 осіб; у приміщеннях виконано дизайнерський ремонт, прокладено комунікації, встановлено передове мультимедійне обладнання.

Доступна ціна

Вартість кожного проекту визначається індивідуально. Приблизний обсяг витрат на оренду конференц-залу та сервіс легко розрахувати на онлайн калькуляторах. Можливий перегляд суми з урахуванням вашого бюджету – залиште заявку на сайті і ми обговоримо варіанти оптимізації кошторису.

Розрахувати вартість event проекту

Заповніть форму і наш менеджер зв’яжеться з вами протягом 10 хвилин.

Дізнатись вартість

Цілі проведення конференції

Бізнес-конференція – гнучкий та багатоплановий інструмент подієвого маркетингу, який легко адаптується під широке коло ділових завдань. Проведення конференцій підтримує експертний імідж компанії; в залежності від основної мети розрізняють чотири типи заходів:

Основні види та завдання конференції

галузеві – проводяться з метою вивчення ринку, залучення інвестицій, налагодження та підтримки зв'язків;

дилерські – інформують дилерів та дистриб'юторів про нові продукти та зміни політики компанії;

маркетингові – просувають продукцію та бренд в цілому;

презентаційні – знайомлять потенційних клієнтів із новими товарами та послугами.

Правильна організація конференції

Враження від конференції серйозно впливають на репутацію та статус компанії, тому до заходу слід ретельно підготуватися. Організатору потрібно знати точну кількість учасників та основні проблеми, потреби та очікування цільової аудиторії. Конференція матиме успіх, якщо вибір тематики, підбір доповідачів та культурна програма задовольняють запити публіки.

Також продумуються технічні моменти, що відповідають за комфорт учасників та атмосферу події – місце проведення івенту, мультимедійний супровід, трансфер, харчування, фото- та відеозйомка, розваги тощо. При багатоденних конференціях важливо забезпечити комфортне розміщення іногородніх учасників у довколишніх готелях або на території локації.

Підготовка до проведення конференції

Під час підготовки конференції розробляється докладний план з таймінгом – для кожного етапу реалізації проекту встановлюються цілі, завдання та терміни, визначається потреба у матеріальному забезпеченні. Окрема увага приділяється плануванню витрат; на випадок позапланових витрат на кошторис закладають страховий фонд у розмірі 10% розрахункового бюджету.

Починати потрібно з постановки мети, вивчення аудиторії та розробки концепції заходу – підбирається формат конференції, запрошуються авторитетні доповідачі, складається програма івенту. Виходячи з числа учасників та запланованих активностей, розраховується метраж майданчика та підбирається підходяща локація; потім улагоджуються питання технічної та медійної підтримки, організації харчування та трансферу.

Організація конференції під ключ включає:

Визначення мети та завдання конференції

При організації конференцій важливо виділити пріоритетну мету події – управління репутацією, просування товарів та послуг, нетворкінг та ін. Далі організатори знаходять раціональні способи досягнення мети, підбирають оптимальні організаційні форми та формують завдання для виконавчої ланки.

Розробка концепції та формату конференції

У концепцію івенту входить тематика та стилістика – способи подання інформації, візуальне оформлення, технічний супровід, рекламно-інформаційна підтримка, розваги та ін. З урахуванням концепції визначається формат заходу – сукупність прийомів на аудиторію для досягнення бажаного ефекту.

Підбір локації та місця проведення конференції

При виборі локації важливим є не тільки метраж та дизайнерський інтер'єр зі зручними меблями та справними комунікаціями, але й місцезнаходження майданчика. Також враховується зручна транспортна розв'язка, упорядкована територія, паркінг, що охороняється, обмеження доступу сторонніх, шумоізоляція тощо.

Повна технічна підтримка

За ефектну подачу матеріалу відповідає інноваційне мультимедійне обладнання UBI – плазмові панелі, екрани, проектори, акустичні системи, світлотехніка тощо. Служба технічної підтримки допоможе налаштувати апаратуру, налагодить комутацію, проведе саундчек та простежить за роботою техніки.

Кейтеринг та обслуговування конференції

Підготовкою фуршетів, банкетів та кава-брейків займається власна кейтерингова служба UBI: ми продумаємо сервірування столів, організуємо першокласний сервіс та подбаємо про прибирання. Меню складається індивідуально для кожного івенту. Для приготування блюд використовуються свіжі органічні продукти від надійних постачальників.

Рекламний супровід та підтримка конференції

За рекламну підтримку івентів відповідає центр оперативної поліграфії UBI: ми забезпечимо ваш захід якісною поліграфічною продукцією у стислі терміни та у будь-яких тиражах. Виконуємо весь цикл робіт – від розробки макетів до широкоформатного друку; при необхідності організуємо фото- та відеозйомку та висвітлення події у пресі.

Трансфер та організація проживання

Транспортні витрати не завадять вашим гостям вчасно дістатися локації ми організуємо трансфер туди і назад на комфортабельному транспорті. При необхідності представники компанії зустрінуть іногородніх доповідачів та допоможуть заселитися до готелю; деякі локації також передбачають можливість проживання.

Проведення заходу під ключ

UBI Конференц Хол організовує конференції під ключ на власних локаціях: основні роботи в рамках проекту виконують структурні підрозділи компанії без додаткової комісії. Ми звільняємо клієнтів від вантажу турбот і перетворюємо конференцію на свято, яке запам'ятається надовго та представить ваш бізнес у вигідному світлі!

Види та формати конференцій

Жодна конференція не схожа на іншу – відмінності організаційних форм обумовлені культурними традиціями, специфікою галузей та можливостями організаторів. Способи організації дискусій варіюють у широкому діапазоні та відрізняються один від одного за рядом параметрів:

місце проведення – у приміщенні та на відкритому повітрі, очно або онлайн;
тривалість – одноденні та багатоденні;
масштаб – локальні, регіональні, національні, міжнародні;
призначення – наукові, комерційні, ділові, корпоративні тощо

Традиційні формати конференцій, такі як семінар, з’їзд, круглий стіл, форум чи симпозіум спираються на стандартні комплекси прийомів впливу на аудиторію; також можливе поєднання різних форматів у рамках однієї події, а з недавніх пір набули поширення гібридні івенти з виступами онлайн та офлайн. Креативна команда UBI успішно адаптує класичні формати до різних ситуацій та розробляє оригінальні організаційні форми для вирішення нетривіальних завдань – врахуємо всі ваші побажання та досягнемо максимального ефекту!

Організація бізнес-конференцій

Бізнес-конференція – це збори представників різних компаній для обговорення ключових проблем галузі, вироблення консенсусу та координації взаємодії. Принагідно вирішуються завдання налагодження та зміцнення ділових зв’язків, залучення фінансування та пошуку дилерів, тому на додачу до дискусії важливо створити простір для неформального спілкування – кава-брейк, фуршет, бранч тощо. Для донесення позиції бізнес-спільноти до широкого загалу на конференції запрошують представників ЗМІ, організуються прес-конференції, брифінги та прес-тури.

Організація корпоративних конференцій

Корпоративні конференції – важливий елемент функціонування бізнесу, який служить для спільного ухвалення рішень, донесення розпоряджень менеджменту до виконавців та підбиття підсумків. При зміні політики компанії та впровадженні нововведень конференції поєднують з навчальними заходами – проведенням інструктажів, тренінгів, майстер-класів та ін. Якщо компанія користується послугами віддалених та позаштатних співробітників, потрібно вжити заходів для полегшення дистанційної взаємодії.

Організація конференцій на природі та за містом

Виїзні конференції зазвичай поєднують з іншими заходами за містом та на відкритому повітрі: маркетингові, дилерські та презентаційні збори включають до програми ярмарків та виставок. Корпоративні наради поєднують із тренінгами, тимбілдингами, майстер-класами, діловими іграми та іншими заходами: озвучивши теоретичні положення, одразу переходять до відпрацювання практичних навичок. Проведення конференції просто неба потребує більших зусиль, ніж при оренді конференц-залу, зате у вас буде менше обмежень по метражу та вибору активностей.

Будемо раді допомогти Вам організувати подію на найвищому рівні!