Організація приватних заходів
Організація приватних заходів
Приватний захід – це збори людей з неофіційного, але значущого приводу; сюди відносяться весілля, випускні, дні народження, зустрічі однокласників, корпоративи тощо. Тут немає жорсткого регламенту та протоколів – у пріоритеті позитивні емоції, душевна обстановка та радість зустрічі з близькими людьми. Влаштовувати свята навіть за невеликої кількості гостей непросто; щоб усім догодити, простіше звернутися до event-агентства з гарною репутацією.
Організація та проведення заходу з UBI Конференц Хол
UBI Конференц Хол організовує приватні заходи у Києві «під ключ» – усі види робіт у рамках проекту ми виконуємо самостійно, покладаючись на власні ресурси. У розпорядженні наших клієнтів – вісім event-майданчиків (4 локації у місті Київ мають обладнане укриття на 400 осіб), власна служба кейтерингу, логістичний центр та студія оперативної поліграфії; для проведення розважальних заходів залучаються надійні підрядники. Діючи суворо в рамках бюджету, наша команда ентузіастів втілить у життя найсміливіші фантазії і змусить знову повірити у диво!
Досвід роботи
Наша компанія дебютувала на ринку event-послуг у 2012 році та стала одним із провідних експертів з lifestyle-заходів у Києві – у нашому портфоліо тисячі успішних кейсів. При цьому ми продовжуємо активно розвиватися – освоюємо інноваційні формати, досліджуємо нові ніші, експериментуємо з інтерактивами та враженнями.
Власні майданчики
На даний момент компанія пропонує п'ять стильних локацій у межах міста та по одній локації в київській, вінницькій та чернігівській областях, із зручною транспортною розв'язкою, дизайнерськими інтер'єрами та високотехнологічним обладнанням. Метраж конференц-холів – від 30 до 900 кв. метрів; місткість – до 500 осіб; залиште заявку на консультацію, і ми підберемо оптимальне рішення під будь-який бюджет та формат!
Доступна ціна
Ціна здійсненої мрії напрочуд доступна – ми уникаємо необґрунтованих витрат і знаходимо шляхи оптимізації кошторису, не жертвуючи якістю сервісу. Кожен може дозволити собі свято з UBI Конференц Хол, а якщо у вас залишилися сумніви, ми їх розвіємо: для творчої думки немає перепон, а для професіоналів немає нездійсненних завдань!
Розрахувати вартість event проекту
Заповніть форму і наш менеджер зв’яжеться з вами протягом 10 хвилин.
Дізнатись вартість
Види приватних заходів
Перед затвердженням формату заходу та укладанням договору персональний event-менеджер проводить з клієнтом ознайомлювальну бесіду. Під час консультації ми розглянемо всі доступні опції та підберемо оптимальний формат з урахуванням ваших цілей, ресурсів та потреб, щоб ідеально організувати та провести:
тематичну вечірку та вечори відпочинку;
корпоративи та новорічні урочистості;
банкети та фуршети з нагоди;
дитячі свята та дні народження;
дівич-вечори та заходи для чоловічих компаній;
весілля та річниці одруження;
випускні та зустрічі однокласників;
квести та інтелектуальні ігри;
ювілеї та дні народження
Правильна організація приватного заходу
Коли ми влаштовуємо свято для рідних та друзів, хочеться, щоб все пройшло у найкращому вигляді – найдрібніші недоробки можуть призвести до сварок, образ і закидів. Під час підготовки сімейної урочистості слід враховувати запити різних поколінь та знаходити компромісні рішення, які влаштовують усіх. Насамперед складаються списки гостей, погоджується концепція заходу та анімаційна програма; після затвердження сценарію підшукують локацію з достатньою кількістю посадкових місць та відповідним плануванням.
Тривалість приватних івентів зазвичай перевищує 1–2 днів; час проведення призначають, виходячи із зручності учасників. Якщо всі запрошені з Києва, свято можна провести у будній день у другій половині тижня; якщо очікуються іногородні гості, плануйте захід у вихідні.
Підготовка приватного заходу
Планування івентів вимагає скрупульозного опрацювання деталей; щоб нічого не проґавити, прийнято керуватися принципом «від спільного до приватного». Для початку визначтеся з концепцією події – придумайте цікаву тему для свята та підберіть оптимальний формат; далі розробляється детальний сценарій та план дій.
Коли картина заходу зрозуміла, можна переходити до організаційних питань або замовити проведення приватного івенту «під ключ» на одному з майданчиків UBI Конференц Хол. Щоб ви уявляли масштаб клопоту, розглянемо кожен етап підготовки урочистостей – попереду багато справ, які можна делегувати професіоналам.
Організація приватного заходу під ключ включає:
Визначення ідеї чи тематика
Оригінальна ідея та тематика багато в чому визначає враження від свята та є відправною точкою для підбору меню, декору та розваг. При замовленні онлайн простіше сформулювати концепцію урочистості, заповнивши бриф для уточнення особистих смаків і уподобань.
Детальний сценарій
Детальний сценарій намічає план дій під час підготовки заходу – вибір та оформлення приміщення, кейтеринг, меню, трансфер тощо. Окремо продумується анімаційна програма: чим зайняти гостей, яких артистів запросити, як обладнати сцену та танцмайданчик, налагодити фото- та відеозйомку тощо.
Підбір локації та місця проведення заходу
При виборі event-майданчика враховується кількість учасників, програма та тематика заходу; важливо, щоб планування та стиль інтер'єру резонували з концепцією події. На сьогодні доступно вісім локацій у Києві та передмістях; менеджер UBI Конференц-хол допоможе вибрати приміщення під будь-який формат івенту.
Повна технічна підтримка
Майданчики повністю забезпечені сучасними мультимедійними та акустичними системами, потужною освітлювальною технікою та вбудованими плазмовими панелями. Наші фахівці допоможуть налаштувати сценічну апаратуру та світломузичні ефекти, проведуть саундчек, налагодять комутацію та синхронізацію.
Кухня та харчування
Кейтерингова служба UBI організує кава-брейки, фуршети та банкети з сервіруванням столів та комплексним обслуговуванням – вам залишається лише прийти та отримати задоволення! Меню кожної події розробляється індивідуально; можна замовити будь-які страви та напої – їжа готується зі свіжих органічних продуктів від перевірених постачальників.
Проведення заходу під ключ
Організація приватного івенту під ключ передбачає виконання всіх робіт одним підрядником, який підписує акт здачі-приймання та звітує за результат. Централізована координація та управління скорочують терміни підготовки заходів до кількох днів та розширюють можливості оптимізації кошторису.
Формати приватних заходів
Під форматом заходу прийнято розуміти метод суспільної взаємодії, що забезпечує комфортні умови для спілкування та позитивні емоції. Вибір формату залежить від переваг цільової аудиторії; також враховується концепція івенту, кількість запрошених та привід для урочистостей. Неможливо використовувати той самий підхід при підготовці весілля, випускного та ювілею, а дні народження підлітків святкують не так, як дні народження молодших школярів.
Приватна вечірка
Приватні вечірки можуть проводитись у будь-якій формі – банкет, фуршет, тематичний, танцювальний чи костюмований вечір, концерт, шоу-кабаре тощо. Для створення розкутої атмосфери та стимулів для спілкування ретельно продумується оформлення залів, меню, кейтеринг та анімація; для розваг гостей запрошують музикантів, співаків, клоунів. Функції розпорядника урочистостей зазвичай виконує фахівець – ді-джей, тамада чи конферансьє; Для роботи з великими групами може знадобитися команда аніматорів.
Свято чи подія
Свята зазвичай приурочені до знаменних дат та значних подій, які слід враховувати при організації колективного дозвілля. У нашій країні склалися негласні традиції святкування ювілеїв, випускних та проводів на пенсію, але виходити за межі шаблонів можна і потрібно.
Звичні концерти та шоу-програми доповнюють інтерактивами та творчими майстер-класами, які дозволяють учасникам проявити себе та набути незвичайного досвіду. Особлива увага приділяється фото- та відеозйомці, облаштуванню фотозон, монтажу та обробці кадрів – ви, напевно, захочете зберегти щасливі миті для нащадків!
День народження чи ювілей
При святкуванні дня народження у центрі уваги перебуває іменинник, його інтереси та потреби – винуватець урочистості має почуватися у своїй стихії. Ювілеї прийнято святкувати в урочистій обстановці – з великою кількістю гостей, банкетом та високою кухнею, але остаточне рішення залишається за ювіляром.
Корпоратив
На корпоративних вечірках та тімбілдінгах розваги використовуються для згуртування та мотивації колективу, налагодження комунікації та вибудовування здорової корпоративної культури. На перший план виходять інтерактиви, що залучають учасників до спільної проектної діяльності – ігор, квестів, конкурсів, творчих майстерень тощо. Шоу-програма, музичний супровід, меню та оформлення інтер’єру задають тон заходу та підтримують мотивуючу атмосферу; при цьому важливо уникати будь-яких асоціацій із роботою, інакше гостям буде складно розслабитися.
Будемо раді допомогти Вам організувати подію на найвищому рівні!
